La gestion du courrier papier#
Configuration de la gestion du courrier entrant et sortant#
Suivant vos désidératas, nous devons configurer la gestion du courrier entrant et/ou sortant.
Cette configuration demande de poser un choix stratégique important, à savoir si vous optez pour des validations ou pas du courrier. Cette validation sera également effective sur les fiches courriers qui contiendront des Emails.
Les différentes options de validation peuvent être visualisées ici.
Autant pour le courrier entrant que pour le courrier sortant, vous serez amenés à créer des contacts pour spécifier les expéditeurs ou destinataires des différentes fiches courriers.
Il existe donc la possibilité d’importer des contacts Importation de contacts si vous possédez déjà un annuaire dans un autre logiciel. (Le fichier d’importation se trouve ici).
📩 Courrier entrant#
Nous devons installer le scanner ainsi que Kofax Express.
Nous avons besoin de récupérer la liste des types de courriers entrants.
Nous avons besoin de récupérer la liste des agents encodeurs, c’est à dire les agents chargés de numériser et d’indicater le courrier quotidiennement.
📨 Courrier sortant#
Vous devez vous acquitter des pré-requis à l’utilisation du courrier sortant, à savoir l’installation et la configuration de ZopeEdit, Firefox et de LibreOffice.
Nous avons besoin de récupérer la liste des types de courriers sortants.
Si vous optez pour la génération de documents bureautiques avec iA.Docs, il est nécessaire de nous envoyer un modèle de document générique que nous injecterons dans iA.docs et à partir duquel vos différents services pourront générer leurs propres modèles de documents.
Il existe la possibilité de réinjecter un document bureautique signé dans la bonne fiche courrier. Soit de manière centralisée via le scanner du secrétariat, soit manuellement par les agents, soit de ne pas injecter le document signé dans l’application.