9.1. Glossaire#

Important

Dans ce glossaire, vous retrouverez une liste des termes techniques et du jargon employés dans la documentation d’iA.Docs.

Rôles#

Encodeur#

Ou indicateur. Personne chargée de numériser et d’encoder quotidiennement le courrier dans iA.Docs avant qu’il soit dispatché dans les différents services. Souvent un agent du secrétariat.

Agent#

Les agents sont les utilisateurs standards de l’application qui traitent concrètement les fiches courrier

Validateur#

Les validateurs sont soit des chefs de sevices/départements, soit le DG. Ils valident la cohérence des fiches courriers avant qu’elles ne soient transmises aux agents

Directeur Général#

Le Directeur Général (DG) possède un rôle de validateur particulier. Il a en effet la vision sur l’ensemble des fiches courrier contrairement aux chefs de service qui ne voient que le courrier attribué à leur service

Chef de service / N+1#

Les chefs de service sont les validateurs chez qui arriveront les fiches courrier une fois validées par le DG (le plus souvent)

Référent#

Personne chargée du projet au sein de votre administration. C’est l’interlocuteur principal, qui maîtrise l’application et est l’agent de liaison entre votre administration et Imio

Administrateur#

Personne chargée de l’administration de votre instance, et donc chargée de la configuration:

  • Création des services et des utilsateurs

  • Assignation de ces services à ces utilisateurs

  • Encodage des informations du personnel

  • Gestion des modèles de documents

Créateur dossier#

Les créateurs de dossier sont les personnes possédant les droits de création de dossiers. En effet, il est préférable de ne pas donner ce droit à tous les utilisateurs afin de ne pas trop affecter la classification

Gestionnaire des doublons#

Les gestionnaires de doublons sont les personnes possédant le droit de modifier l’annuaire de contacts pour en fusionner les doublons. Ceci afin de garantir un annuaire de contacts le plus propre et cohérent possible

Glossaire#

Kickoff#

Phase 1 de la mise en place d’iA.Docs, composée principalement d’une présentation complète de l’outil aux référent(s) et administrateur(s). Elle a souvent lieu lors d’un atelier.

Atelier#

Séance de formation/configuration pour les référents/administrateurs en nos locaux ( Rue Léon Morel, 1 - 5032 Isnes ).

Fiche courrier#

La fiche courrier est l’unité de base de l’application iA.Docs. Elles sont créées automatiquement via l’exportation des documents numérisés par le scanner ou manuellement par les utilisateurs.

Workflow#

Le workflow définit la série d’étapes par lesquelles doivent passer les fiches courrier avant d’être considérée comme clôturée. Différents rôles permettent de faire passer les différentes étapes.

Courrier Entrant (CE)#

Le courrier entrant consiste en une série de fiches courrier auxquelles sont adossés les documents numérisés par le scanner.

Courrier Sortant (CS)#

Le courrier sortant est soit une réponse à une fiche courrier entrant, soit l’initiation d’une communication vers un contact qui ne nous aurait pas contacté.

Tâches#

Les tâches sont des éléments ajoutables aux fiches courrier qui permettent le bon traitement de celles-ci. Elles permettent d’avoir un travail plus granulaire en assignant différentes tâches à différents services pour une même fiche courrier

Annuaire#

L’annuaire est la base de données commune à toute l’administration des différents contacts encodés par les agents.

Modèles#

Les modèles sont des courriers à partir desquels les agents peuvent générer leurs documents bureautiques Il existe des modèles communs à toute l’administration et des modèles propres aux services

Jira#

L’outil de ticketing d’iMio. Il permet aux référents de nous ouvrir des tickets de support.

Fulltext#

La recherche fulltext est l’une des deux recherches disponibles dans iA.Docs. Elle se base sur la capacité du scanner à océriser, c’est à dire à reconnaitre les caractères d’imprimerie d’un document scanné.

Etat#

Etape à laquelle se situe une fiche courrier dans un workflow donné

ZopeEdit#

Programme nécessaire à la génération du courrier sortant qui fait le lien entre iA.Docs et LibreOffice

Publipostage#

La capacité pour un logiciel de traitement de texte d’envoyer un même courrier à un ensemble de destinataires

CDN / CDU#

Différents arbres de classement utilisés dans le système de classification

iA.Delib#

Logiciel d’iMio pour la gestion des délibés

Kofax Express#

Logiciel utilisé avec le scanner pour la numérisation des documents

Schéma des workflows#

Voici les configurations les plus fréquentes rencontrées dans nos applications. Elles reflètent les différentes étapes par lesquelles passent les fiches courrier. La modification de ces Il faut en passer par iMio pour paramétrer ces workflows

Les étapes de validation sont obligatoires et bloquantes, elles empêcheront le traitement de la fiche courrier en cas d’absence du validateur.

Il existe cependant la possibilité pour ces validateurs de déléguer leurs droits (Pour des vacances par exemple).

Courrier Entrant#

CE sans validation

wf1

%%{init: {'flowchart' : {'curve' : 'linear'}}}%% flowchart LR classDef nodes stroke:#fff class id1,id2,id3,id4,id5,id6,id7 nodes style id1 fill:#FE6D73 style id2 fill:#FFCB77 style id3 fill:#227C9D style id4 fill:#17C3B2 style id5 fill:#FEF9EF id1((En création)) ==> id2((A valider par \n le Directeur général)) id2((A valider par \n le Directeur général)) ==> id3((A traiter)) id1((En création)) ==> id3((A traiter)) id3((A traiter)) ==> id4((En cours \n de traitement)) id4((En cours \n de traitement)) ==> id5((Clôturé)) id3((A traiter)) ==> id5((Clôturé))

CE avec validation

wf2

%%{init: {'flowchart' : {'curve' : 'linear'}}}%% flowchart LR classDef nodes stroke:#fff class id1,id2,id3,id4,id5,id6 nodes style id1 fill:#FE6D73 style id2 fill:#FFCB77 style id3 fill:#17C3B2 style id4 fill:#227C9D style id5 fill:#FEF9EF style id6 fill:#000000 id1((En création)) ==> id2((A valider par \n le Directeur général)) id2((A valider par \n le Directeur général)) ==> id3((A valider par \n le chef de service)) id1((En création)) ==> id3((A valider par \n le chef de service)) id3((A valider par \n le chef de service)) ==> id4((A traiter)) id4((A traiter)) ==> id5((En cours \n de traitement)) id5((En cours \n de traitement)) ==> id6((Clôturé)) id4((A traiter)) ==> id6((Clôturé))

CE avec plusieurs validations

wf3

%%{init: {'flowchart' : {'curve' : 'linear'}}}%% flowchart LR classDef nodes stroke:#fff class id1,id2,id3,id4,id5,id6 nodes style id1 fill:#FE6D73 style id2 fill:#FFCB77 style id3 fill:#17C3B2 style id4 fill:#227C9D style id5 fill:#FEF9EF style id6 fill:#000000 style id7 fill:#333333 id1((En création)) id2((A valider par \n le Directeur général)) id3((A valider par \n le N+2)) id4((A valider par \n le N+1)) id5((A traiter)) id6((En cours \n de traitement)) id7((Clôturé)) id1((En création)) ==> id2((A valider par \n le Directeur général)) id2((A valider par \n le Directeur général)) ==> id3((A valider par \n le N+2)) id1((En création)) ==> id3((A valider par \n le N+2)) id3((A valider par \n le N+2)) ==> id4((A valider par \n le N+1)) id4((A valider par \n le N+1)) ==> id5((A traiter)) id5((A traiter)) ==> id6((En cours \n de traitement)) id6((En cours \n de traitement)) ==> id7((Clôturé)) id5((A traiter)) ==> id7((Clôturé))

Courrier Sortant#

CS sans validation

%%{init: {'flowchart' : {'curve' : 'linear'}}}%% flowchart LR classDef nodes stroke:#fff class id1,id2,id3 nodes style id1 fill:#FE6D73 style id2 fill:#FFCB77 style id3 fill:#227C9D id1((En création)) ==> id2((A la signature)) id2((A la signature)) ==> id3((Envoyé)) id1((En création)) ==> id3((Envoyé))

wf4

CS avec validation

wf5

%%{init: {'flowchart' : {'curve' : 'linear'}}}%% graph LR classDef nodes stroke:#fff class id1,id2,id3 nodes style id1 fill:#FE6D73 style id2 fill:#FFCB77 style id3 fill:#227C9D style id4 fill:#333333 style id5 fill:#666666 id1((En création)) ==> id2((A valider par le N+1)) & id3((Envoyé)) id2((A valider par le N+1)) ==> id3((A la signature)) & id4((Validé)) id3((A la signature)) ==> id5((Envoyé)) id4((Validé)) ==> id3((A la signature)) & id5((Envoyé)) id1((En création))-- Si pas de courrier bureautique -->id5((Envoyé))