2.5. Gestion de tâches#
iMio
10 septembre, 2026
Temps de lecture: 4 min
Principe et ajout#
La gestion de tâches, incorporées dans la gestion du courrier, permet de rajouter des tâches sur un courrier (entrant ou sortant). Une tâche peut toujours contenir des sous-tâches.
Deux cas de figure se présentent:
Tâche interne au service traitant
Dans ce cas, la gestion des tâches est utilisée au sein du service traitant afin d’organiser le travail en définissant des tâches pour des agents du service.
Tâche externe au service traitant
Dans ce cas, une tâche est définie pour un service différent du service traitant. Afin de pouvoir traiter correctement la tâche qui lui est assignée, cet autre service obtient le droit de visualisation sur le courrier. Ce cas de figure sera utilisé principalement lorsque plusieurs services devront intervenir dans le bon traitement d’un courrier. C’est toujours le seul service traitant qui aura le droit de gestion sur le courrier et pourra le clôturer après réalisation des tâches définies.
Ajout d’une tâche#
Il est possible d’ajouter une tâche, dans un courrier ou dans une tâche existante, en passant par le menu “Ajout d’un élément” de la barre d’actions et en sélectionnant le type d’élément “Tâche”.
La page de création est la suivante.
Les champs à remplir parlent d’eux-mêmes.
Par défaut, la valeur du groupe assigné est identique au parent (courrier ou tâche).
L’utilisateur assigné peut être sélectionné à la création ou par la suite par le chef de service, comme sur les courriers.
Une fois la tâche créée…
Si l’on applique la transition “Mettre à faire”, il y a 2 cas de figure:
Quand l’utilisateur assigné est déjà défini, l’état devient “À faire” et la tâche est directement visible par l’agent assigné
Quand l’utilisateur assigné n’est pas défini et s’il y a un chef de service défini dans la configuration, l’état devient “À assigner” et le chef de service doit d’abord choisir un agent, avant de mettre la tâche dans l’état “À faire”, comme montré ci-dessous.
Visualisation d’une tâche#
Sur un courrier#
Lorsque l’on visualise un courrier, s’il contient des tâches, un tableau les liste en bas de page.
On y voit l’intitulé de la tâche, le service traitant, l’utilisateur
assigné, etc.
En cliquant sur l’intitulé, on peut ouvrir la tâche pour la
visualiser.
Dans le tableau de bord#
L’espace “Tâches” est accessible via le bandeau supérieur de l’application.
Il contient un tableau de bord dont le principe est présenté dans la partie Menu de recherche et tableaux de bord.
Image |
Description |
|---|---|
|
Recherches disponibles (dont les résultats varient suivant les droits de l’utilisateur connecté !) |
Workflow d’une tâche#
Le principe général d’un workflow (états et transitions) est expliqué dans la partie principe et utilisation des workflows.
Les états du workflow par défaut sont les suivants:
“En création” (état initial) : la tâche est visible et éditable uniquement par le créateur et reste visible jusqu’à l’état final
“À faire” : la tâche est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “editeur” correspondant au groupe assigné.
“En cours” : la tâche est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “editeur” correspondant au groupe assigné.
“Réalisé” : la tâche est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “editeur” correspondant au groupe assigné.
Il est possible de rajouter au workflow standard des états complémentaires
représentant un niveau de validation n+1 (n+ par rapport à l’agent).
Il faut nous contacter pour activer cela.
Pour cette documentation, le niveau n+1 a été activé, ce qui rend disponible 2 états:
“À assigner” : étape disponible après la création afin de définir un utilisateur assigné s’il n’a pas été choisi à la création. Si oui, cette étape est passée automatiquement. La tâche est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “N+1” correspondant au groupe assigné, et reste visible jusqu’à l’état final.
“Clôturé” (état final) : étape finale permettant une validation de la réalisation de la tâche. Cette dernière est visible et éditable par les utilisateurs du groupe “N+1” correspondant au groupe assigné.
Connexion en tant que …#
Une fois que quelqu’un a créé une tâche, il peut effectuer la transition “Mettre à faire”.
Comme le champ “utilisateur assigné” n’a pas été défini, la tâche passe
dans l’état “À assigner”.
Connexion en tant que N+1#
Le chef de service a les droits de modification et doit modifier la tâche afin de définir un utilisateur assigné, avant de pouvoir visualiser la transition “Mettre à faire”.
Une fois cette transition effectuée, les agents du groupe assigné pourront voir la tâche.
Connexion en tant qu’agent#
L’agent peut choisir une des transitions:
Il peut commencer la tâche.
Et la terminer.
Connexion en tant que N+1#
Le chef de service a l’opportunité de valider la bonne réalisation de la tâche en la clôturant.
