1.1. Présentation fonctionnelle#
iMio
10 septembre, 2026
Temps de lecture: 2 min
En quoi consiste l’outil ?#
Il intègre un processus dédié à la gestion centralisée des courriers, entrants et sortants, au format papier ou électronique.
L’application contient actuellement les fonctionnalités suivantes:
Création d’une fiche courrier entrant
automatiquement après avoir scanné les courriers, avec un code barre séparateur collé sur la première page de chaque courrier
automatiquement par transfert manuel d’un email et/ou par arrivée d’un email dans une boîte sélectionnée
manuellement avec la possibilité d’associer ensuite un document scanné
Création d’une fiche courrier sortant
en réponse à un courrier entrant avec reprise des données encodées sur l’entrant
manuellement avec la possibilité d’associer ensuite un document au format bureautique qui peut être généré à partir d’un modèle prédéfini
automatiquement après avoir scanné les courriers, avec un code barre séparateur collé sur la première page de chaque courrier (par exemple un courrier généré par une autre application, déjà imprimé et signé)
Gestion d’un workflow de signature manuscrite et/ou électronique pour le courrier sortant, avec approbation préalable dans l’outil. La signature électronique est effectuée dans un outil externe dans lequel les documents sont automatiquement envoyés et récupérés après signature. Les documents signés électroniquement sont gérés dans des sessions de signatures
Création possible d’une demande de signature, pour signer électroniquement des documents non liés à des courriers sortants, donc tout document “externe”
Sélection de la forme d’envoi du courrier sortant. Si s’agit d’un email, il est possible de le rédiger depuis un modèle, d’y intégrer la signature de l’agent et d’expédier l’email
Pour les documents injectés depuis le scanner, la fiche courrier (entrant ou sortant) est complétée par un agent en se basant sur la prévisualisation du document scanné et la possibilité de glisser/déplacer depuis le texte océrisé
L’utilisation d’un modèle de courrier sortant a comme avantage de gérer automatiquement
la fusion de données,
l’impression en lot,
l’intégration d’un code-barre
le publipostage
Le code barre intégré dans le courrier sortant généré permet d’effectuer un scan des documents après signature. Cela automatise les opérations suivantes :
la sauvegarde de la version signée du document dans la fiche courrier sortant
l’enregistrement de la date d’expédition
la clôture de la fiche courrier sortant
Recherches prédéfinies suivant les actions à effectuer et l’état des courriers, avec indication du nombre d’éléments “à traiter”
Affichage des résultats dans un tableau dynamique avec filtres modifiables, tri, pagination, colonne d’actions, actions par lot, etc
Assignation d’un service traitant, des services en copie et gestion de tâches (qui peuvent aussi être assignées à d’autres services)
Choix d’un utilisateur responsable au sein du service traitant ou sur une tâche, ainsi qu’une date d’échéance
Gestion des contacts (expéditeurs, destinataires, liste de contacts)
Workflow de validation configurable (de n+1 à n+5) et variable suivant les services
Lien avec iA.Delib: création d’un point depuis une fiche courrier
Possibilité d’avancer élément par élément depuis les résultats d’une recherche
Visualisation d’un courrier sans téléchargement de la pièce originale (facilité de visualisation sur tablette)
etc.