L’annuaire de contacts#
Configuration de l’annuaire de contacts#
L’annuaire de contacts est un élément central d’iA.Docs.
Aux fiches courriers sont assignés différents contacts qui seront créés au fur et à mesure par les agents encodeurs du secrétariat ou lors de l’envoi d’un courrier par un agent à une personne qui ne vous aurait pas encore contacté (et qui serait donc absente de votre annuaire de contacts).
Il existe 3 grands types de contacts dans l’application iA.Docs:
🏛️ Les organisations#
Les organisations sont les différentes institutions, fournisseurs, ASBL avec lesquelles vous rentrerez en contact.
EX: Le SPW, iMio, une ASBL du coin, votre fournisseur de matériel informatique, etc
🧑 Les personnes#
La catégorie personnes permet de créer un contact par citoyen.
L’encodage d’un contact permet de générer une civilité, contrairement aux organisations qui sont non-genrées, permettant ainsi d’adapter la formule de politesse lors de la génération d’un document bureautique.
👔 Les fonctions occupées#
Si on réunit la notion de personne et d’organisation, il est possible de créer une fonction occupée par cette personne dans cette organisation.
Ainsi, un citoyen pourrait avoir des informations de contact professionnelles de par la fonction qu’il occuperait dans une ASBL, mais aussi par celle qu’il occuperait en tant qu’agent du CPAS par exemple.
Ce travail de création de contacts est relativement chronophage, et, si il a déjà été réalisé sur un autre logiciel, il est possible de le récupérer et de l’injecter dans iA.Docs.
Pour ce faire, vous devrez vous munir du fichier d’importation des contacts, le compléter en respectant sa structure et nous le transmettre.