La rentrée scolaire#
La rentrée scolaire est un moment clé dans la gestion du logiciel iA.AES. Elle implique une série d’actions à réaliser pour mettre à jour les données, configurer les activités et préparer la facturation pour la nouvelle année.
Parcourez chaque section ci-dessous et cochez les tâches au fur et à mesure de leur réalisation.
Conseil de gestion#
Pour que la fin de l’année scolaire se passe sans encombre, nous vous invitons à réaliser les actions suivantes dans l’ordre :
Réalisez la dernière facture de l’année scolaire afin de conserver les prix liés à la position de l’enfant (maternelle ou primaire).
Effectuez la montée des élèves avant le mois d’août afin :
que les enfants passant de maternelle en primaire soient bien rattachés à leur nouveau cycle. Cela garantit qu’ils seront facturés aux tarifs repas primaires dès la rentrée de septembre.
que les enfants inscrits via le portail parent ne soient pas automatiquement montés d’un niveau, car leurs parents les ont déjà enregistrés directement dans le bon niveau scolaire.
Créez vos éventuels prix et activités pour la nouvelle année scolaire.
Introduisez les nouveaux élèves manuellement ou ouvrez le portail parent pour permettre les inscriptions des enfants.
Ouvrez le portail parent aux inscriptions repas.
Avant de rendre les téléphones aux accueillantes, vérifier qu’ils ne doivent pas être mis à jour, et synchroniser l’application AES Mobile, pour y mettre les nouveaux enfants.
En respectant cet ordre, vous limitez les risques d’erreurs d’encodage.
Pour vous accompagner, ce document check-list vous permet de cocher et décocher les étapes au fur et à mesure de votre préparation : Document préparation à la rentrée scolaire
La montée des élèves#
La montée des élèves permet de faire avancer automatiquement les classes des enfants d’une année scolaire à l’autre.
Effectuer la montée des élèves: soit globalement, soit par implantation via le Menu Paramètres > Configuration
Pour les élèves de 1ère maternelle à 5ème primaire : Si la classe n’est pas configurée dans le logiciel, il faudra modifier manuellement la classe dans leur fiche signalétique.
Pour les élèves de 6ème primaire : ils sont automatiquement archivés.
Pour les enfants redoublants:
Si c’est un élève de 1er à 5ème primaire : Dans sa fiche signalétique, il faut modifier son niveau
Si un élève de 6ème primaire redouble, le désarchiver via sa fiche signalétique.
Gestion des élèves#
Intégrer les nouveaux élèves par saisie manuelle
Notifier les responsabilités des parents pour les nouveaux enfants dans l’onglet Enfants
Vérifier les doublons enfants
Archiver les données des élèves ayant quitté l’établissement
Vérifier les numéros nationaux via le filtre Numéros nationaux invalides et manquants
Gestion des parents#
Archiver les données des parents n’ayant plus d’enfants ni de factures échues (attention aux attestations fiscales et aux rappels).
Pour AES Mobile, création des QR code de l’enfant et des parents, cela se fait automatiquement depuis 2024.
Vérifier les numéros nationaux via le filtre Numéros nationaux invalides et manquants
Gestion des activités#
Vérifier si de nouvelles activités doivent être créées.
Identifier les activités existantes nécessitant une mise à jour ou une modification.
Vérifier les dates de validité Du… AU… de vos activités : ateliers, sorties, garderie, repas, etc.
Préparez vos activités pour l’année scolaire.
Pour les activités du mercredi après-midi
Pour les Journées pédagogiques : Même si les dates ne sont pas encore connues, vous pouvez créer l’activité dès maintenant dans le logiciel iA.AES et ajouter les journées exactes ultérieurement.
Pour les Repas utilisant des noms génériques tels que repas chaud, froid, soupe : vous pouvez déjà enregistrer vos CALENDRIERS en n’oubliant pas de retirer les fériés et journées pédagogiques.
Paramétrage des prix#
Identifier les éventuelles modifications de prix ou de réductions (activités, dégressivités, …).
Vérifier les dates de validité des prix
En cas de changement de prix, créez de nouvelles catégories de prix plutôt que de modifier les catégories existantes, afin de préserver la cohérence des factures déjà générées.
Gestion des utilisateurs (collègues)#
Former les nouveaux collaborateurs à l’utilisation du logiciel iA.AES.
En cas d’arrivée de nouveaux collègues :
Créer ou réactiver les comptes utilisateurs du personnel.
Attribuer les droits d’accès en fonction des rôles dans l’onglet « Données iA.AES ».
Les inscrire aux formations iA.AES.
En cas de départ ou de changement de fonction :
Adapter les accès à iA.AES. Ne pas supprimer, pour garder une trace des actions réalisées.
Implantations et lieux d’accueil#
En cas de nouvelle implantation ou lieu d’accueil :
Créer les instances correspondantes.
Créer ou modifier les smartphones associés et définir leur code PIN.
Ajouter ses Lieux d’accueil dans les activités.
En cas de suppression d’une implantation scolaire ou d’un lieu d’accueil : Archiver ce lieu pour garder la cohérence des factures précédentes.
En cas de nouvelle direction, merci de prévenir un collaborateur imio, vous n’avez pas les droits pour créer de nouvelles directions.
Facturation#
Vérifier le modèle de facture : logo, coordonnées de l’établissement, mentions légales.
S’assurer que les coordonnées de facturation sont correctes et à jour.
S’assurer que le règlement de redevance des factures est en ordre.
S’assurer que le règlement de redevance des rappels est en ordre. Menu Activité > sous-menu Catégorie d’activité > onglet rappel
Rembourser les soldes trop-reçus : dans le menu Paiment > sous-menu prépaiement. Faire un filtre sur solde est supérieur à zéro.
AES Mobile#
Vérifier que les applications système du téléphone sont bien à jour (navigateur Google Chrome, système constructeur Samsung, Huawei, etc.) — et non l’application AES Mobile elle-même.
Synchroniser AES Mobile pour recevoir les dernières inscriptions des enfants
Vérification des QR code des parents