La rentrée scolaire

La rentrée scolaire#

La rentrée scolaire est un moment clé dans la gestion du logiciel iA.AES. Elle implique une série d’actions à réaliser pour mettre à jour les données, configurer les activités et préparer la facturation pour la nouvelle année.

Parcourez chaque section ci-dessous et cochez les tâches au fur et à mesure de leur réalisation.

Conseil de gestion#

Pour que la fin de l’année scolaire se passe sans encombre, nous vous invitons à réaliser les actions suivantes dans l’ordre :

  1. Réalisez la dernière facture de l’année scolaire afin de conserver les prix liés à la position de l’enfant (maternelle ou primaire).

  2. Effectuez la montée des élèves pour que les enfants passant en primaire bénéficient automatiquement des prix repas correspondants.

  3. Adaptez vos prix et vos activités pour la nouvelle année scolaire.

  4. Introduisez les nouveaux élèves manuellement ou ouvrez le portail parent pour permettre les inscriptions des enfants.

  5. Ouvrez le portail parent aux inscriptions repas.

En respectant cet ordre, vous limitez les risques d’erreurs d’encodage.

La montée des élèves#

La montée des élèves permet de faire avancer automatiquement les classes des enfants d’une année scolaire à l’autre.

  • Effectuer la montée des élèves, soit globalement, soit par implantation : Menu Paramètres > Configuration

    • Pour les élèves de 1ère maternelle à 5ème primaire : modifier manuellement la classe dans leur fiche signalétique.

    • Pour les élèves de 6ème primaire : ils sont automatiquement archivés.

    • Si un élève de 6ème primaire redouble, le désarchiver via sa fiche signalétique.

Gestion des élèves#

Gestion des parents#

  • Archiver les données des parents n’ayant plus d’enfants ni de factures échues (attention aux attestations fiscales).

  • Pour AES Mobile, création des QR code de l’enfant et des parents, cela se fait automatiquement depuis 2024.

  • Vérifier les numéros nationaux via le filtre Numéros nationaux invalides et manquants

Gestion des activités#

  • Vérifier si de nouvelles activités doivent être créées.

  • Identifier les activités existantes nécessitant une mise à jour ou une modification.

  • Vérifier les dates de validité Du… AU… de vos activités : ateliers, sorties, garderie, repas, etc.

Paramétrage des prix#

Gestion des utilisateurs (collègues)#

  • Former les nouveaux collaborateurs à l’utilisation du logiciel iA.AES.

  • En cas d’arrivée de nouveaux collègues :

    • Créer ou réactiver les comptes utilisateurs du personnel.

    • Attribuer les droits d’accès en fonction des rôles dans l’onglet « Données iA.AES ».

    • Les inscrire aux formations iA.AES.

  • En cas de départ ou de changement de fonction :

    • Adapter les accès à iA.AES. Ne pas supprimer, pour garder une trace des actions réalisées.

Implantations et lieux d’accueil#

  • En cas de nouvelle implantation ou lieu d’accueil :

    • Créer les instances correspondantes.

    • Créer ou modifier les smartphones associés et définir leur code PIN.

  • En cas de suppression d’une implantation scolaire ou d’un lieu d’accueil : Archiver ce lieu pour garder la cohérence des factures précédentes.

  • En cas de nouvelle direction, merci de prévenir un collaborateur imio.

Facturation#

  • Vérifier le modèle de facture : logo, coordonnées de l’établissement, mentions légales.

  • S’assurer que les coordonnées de facturation sont correctes et à jour.

  • S’assurer que le règlement de redevance des factures est en ordre.

  • S’assurer que le règlement de redevance des rappels est en ordre. Menu Activité > sous-menu Catégorie d’activité > onglet rappel

  • Rembourser les soldes trop-reçus :

AES Mobile#

  • Vérifier que les applications système du téléphone sont bien à jour (navigateur Google Chrome, système constructeur Samsung, Huawei, etc.) — et non l’application AES Mobile elle-même.

  • Synchroniser AES Mobile pour recevoir les dernières inscriptions.

  • Vérification des QR code des parents

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