Les Listes de prix#
Introduction#
Les listes de prix sont configurées pour les lier aux activités. Elles définissent comment sont facturées les différentes activités des enfants. vous pouvez y acceder de deux manières:
Via ce sous-menu Liste de prix
Via l’activité elle-même dans Onlet prix
Créer une liste de prix#
Pour créer une liste de prix, vous pouvez le faire soit lorsque vous créez une activité soit via le menu Listes de prix
Nom Champ obligatoire : Le nom de la liste de prix. Pour plus de facilité de gestion, vous pouvez développer les noms utilisé pour les prix. Pour exemple : Nom - prix - temporalité - lieu - date - position de l’enfant :
Accueil Matin - 0.75€ - 30m - 2025 - toutes écoles libres - tout enfant
Stage - 25€ - journée - toutes écoles - 1er enfant
Stage - 25€ - journée - toutes écoles - 2ème eft et +
Avertissement
Petit conseil : s’il s’agit d’un forfait, indiquez le montant dans le nom. Si vous avez une autre activité plus tard avec le même prix, ce sera beaucoup plus facile à retrouver. Vous pourrez lier ce prix déjà créé à votre nouvelle activité (vous ne devez pas créer un prix pour chaque activité).
Du… Au… Champs obligatoires : Date de début et de fin pour la validité du prix
Onglet Activités#
Si vous créez la liste de prix à partir de l’activité, l’activité ne doit pas être ajoutée dans le tableau. Elle le sera automatiquement à la sauvegarde de la liste de prix.
Si vous créez la liste de prix à partir du menu Listes de prix, vous devez ajouter dans le tableau les activités à lier à ce prix.
Onglet Catégorie tarifaire#
Ajouter le ou les différente(s) catégorie(s) tarifaire(s) liée(s) à cette liste de prix.
Vous pouvez de cette façon faire une liste de prix spécifique à la catégorie tarifaire Hors commune et ensuite en faire une autre pour les catégories tarifaires Communes par exemple.
Onglet Position de l’enfant#
Ajouter les positions de l’enfant qui sont liées à cette liste de prix. Par défaut, il y a de la position 1 à la position 10. Libre à vous de faire la liste de prix uniquement pour la position 1 (premier enfant) et de créer une autre liste de prix pour les suivants (de 2 à 10)
Onglet Prix#
Durée de la période Champ non obligatoire : Cette durée est exprimée en minute. La période étant le laps de temps maximum à laquelle l’enfant sera facturé au prix indiqué. Si vous avez un forfait à la journée, vous pouvez indiquer 24:00 afin d’éviter toutes erreurs.
exemple tariff à la demi-heur - durée de la période = 00:30
exemple tariff à la journée - durée de la période = 24:00
exemple tariff à l’activité (l’activité qu’elle dure 2 ou 3h est de 15€) - durée de la période = 24:00
Prix Champ non obligatoire : Prix de l’activité par durée de la période mentionnée au-dessus.
Tolérance Champ non obligatoire : La tolérance permet un petit dépassement sans frais supplémentaires. Exemple:
La tolérance est affectée à toutes les activités pour lequel le prix est liée. Autrement dit, si je mets une tolérance de 5 min pour un prix A, et que ce prix est liée au activités Y et Z. Les deux activités Y et Z auront une tolérance de 5 min.
Si vous avez une période de 30 minutes et que vous indiquez une tolérance de 5 minutes. Cela veut dire que si l’enfant reste 32 minutes à la garderie, il ne sera facturé qu’une période de 30 minutes. Or s’il reste 38 minutes, il sera facturé deux périodes de 30 minutes.
Prix maximum Champ non obligatoire : prix maximum à ne pas dépasser quelque soit le nombre de périodes.
Prix maximum comparé à une activité Champ non obligatoire : Le prix maximum sera appliqué si seulement l’enfant aura participé à une autre activité mentionnée le même jour.
Modification du prix#
Vous pouvez être amené à modifier un prix pour différentes raisons ( augmentation du tariff, modification du temps,…). Voici la procédure à suivre :
Lorsque vous êtes dans votre ancien prix, cliquez sur le bouton Action.
Dupliquez le prix existant afin d’en créer un nouveau.
Renommez ce nouveau prix.
Définissez une date de début et une date de fin de validité.
Modifiez la date de fin de validité de l’ancien prix.
En le dupliquant, le nouveau prix se liera automatiquement aux activités de l’ancien prix.
Lors de la création des factures, le programme prendra automatiquement en compte la bonne version du prix.
Cas particuliers#
Extension de la date de validité : Vous ne devez pas du^liquer un prix ou créer un nouveau prix, il suffit de modifier la date de fin de validité du prix existant.
Tolérance ou ajustement de tariff : Cela dépend de votre fonctionnement interne.
Si une décision officielle (par exemple, une publication au collège) a eu lieu, il est préférable de dupliquer pour créer un nouveau prix.
Si la décision est interne, vous pouvez conserver le même prix.
Dans tous les cas,si vous devez annuler des factures déjà émises et les régénérer, ces modifications auront un impact sur les montants facturés.
Pourquoi dupliquer au lieu de modifier#
La modification d’une prix existant peut entraîner des incohérences lors de la gestion des factures, en particulier lorsque des factures anciennes doivent être annulées ou recalculées.
Lorsqu’une facture est annulée afin d’être corrigée, le logiciel libère les présences associées pour permettre leur modification (par exemple : changement de parent facturable, correction d’une journée, etc.).
Or, si le prix a été modifiée entre-temps, le programme ne dispose plus de la configuration initiale de ce prix (position de l’enfant, tolérenace, montant ou prix unitaires). Dans ce cas, lors de la recréation du facturier, les présences historiques seront automatiquement rattachées à la nouvelle version du prix, et non à celui qui était en vigueur au moment des prestations.
Cela peut entraîner :
des montants incorrects dans les anciennes factures,
des incohérences dans l’historique comptable,
des difficultés lors des contrôles ou des justifications ultérieures.
Archiver un prix#
L’archivage permet de masquer les prix que vous n’utilisez plus (par exemple, archiver les prix de 2023 une fois les attestations fiscales terminées). Cela permet d’alléger votre affichage et de rendre la liste des prix plus lisible.
Retrouver un prix archivé#
Cliquez sur Filtre.
Sélectionnez Ajouter un filtre personnalisé.
Choisissez le champ Actif, puis définissez la condition est faux.
Lorsque vous double cliquer sur un prix pour rentrer dans celui-ci, vous verrez la bannière “Archivé” en rouge apparaître.
