Les factures

Les factures sont disponibles :

• par le menu Facturation > Factures.

• par le menu Facturation > Facturier en double cliquant sur une ligne du facturier

• par la fiche signalétique du parent,menu Signalétique, par l’onglet facture ou par le raccourci facture

Menu facture

Dans ce sous menu Factures > Factures >, vous retrouverez l’ensemble des factures, tous facturiers confondus.

Chaque facture est créée par parent facturable et reprend l’ensemble des prestations (présences) facturées pour tous ses enfants. En résumé : un parent facturable = une facture.

Sur la facture elle-même, vous pouvez consulter le détail complet des présences ainsi que les prix unitaires appliqués.

Note

Génération exhaustive des factures.

Le logiciel édite systématiquement toutes les factures, y compris les montants nuls (\(0,00\) €) et les règlements par prépaiement. Cette approche garantit la continuité de votre suivi et vous permet de transmettre un justificatif à vos clients en toute circonstance.

Mise à jour des factures

Montants et soldes :

• Lorsqu’un fichier PDF est déjà enregistré dans le logiciel, il se met à jour automatiquement après chaque mouvement financier sur la facture établie. Cela inclut l’ajout d’une non-valeur, l’annulation définitive, l’encodage manuel d’un paiement, l’import CODA ou un règlement via le portail parent.

• Si le PDF n’est pas encore enregistré dans le logiciel (cas des factures émanant de facturiers réalisés avant 2025), vous devrez le générer manuellement. La procédure est identique à celle de l’impression ou de la mise à jour des données administratives, décrite au point suivant

Données administratives : Pour mettre à jour l’adresse ou le nom d’un parent sur une facture déjà émise :

1. Sélectionnez la ou les factures (via le menu Factures ou la fiche signalétique).

2. Cliquez sur le bouton Action.

3. Choisissez Générer le PDF à imprimer

4. Dans la fenêtre contextuelle (pop-up), cochez l’option Actualiser le PDF.

5. Validez pour synchroniser les nouvelles données.

Ajouter une non-valeur

Il est possible de corriger la facture en enregistrant une non-valeur correspondant au montant à déduire.

L’enregistrement de la non-valeur se réalise sur la facture établie.

Retrouver les factures

L’ajout d’une non-valeur s’effectue toujours sur une facture déjà créée et non-payée.

Pour retrouver la facture, deux possibilités s’offrent à vous :

• Via le menu Facturation > Factures : vous accédez à l’ensemble des factures établies sur votre instance et pouvez retrouver celle-ci par les filtres, les regroupement ou la barre de recherche.

• Via la fiche signalétique du parent : depuis cette fiche, vous pouvez consulter directement les factures qui lui sont associées.

Encoder une non-valeur

Une fois sur la facture concernée, cliquez sur le bouton Enregistrer une non-valeur.

Une fenêtre s’ouvre et vous invite à compléter les champs suivants :

• Type de non-valeur (champ obligatoire) : Sélectionnez parmi les 7 possibilités:

  • Irrécouvrable : créance déclarée irrécouvrable (insolvabilité, débiteur introuvable, etc.).

  • Décision collégiale : décision politique motivée (difficultés financières, motif social, etc.).

  • Erreur administrative : erreur de gestion, relevé de présence incorrect, double encodage, facturation erronée, présence finalement non prestée, etc.

  • Prescription légale : délai légal de recouvrement dépassé.

  • Décision judiciaire : annulation de la créance par décision de justice ou médiation de dettes.

  • Décès : décès du débiteur.

  • Autres : à utiliser si aucun type proposé ne correspond à votre situation.

• Date (champ obligatoire) : Vous pouvez indiquer la date d’enregistrement ou toute autre date pertinente.

• Commentaire (champ facultatif) : Permet d’apporter un complément d’information ou une justification.

• Choix du mode d’application de la non-valeur : Deux méthodes s’offrent à vous pour imputer le montant de la non-valeur :

1. Ventilation automatique sur l’ensemble de la facture : vous ne sélectionnez aucune ligne spécifique, le système répartit le montant global sur toute la facture.

   • Fonctionnement : Le montant est ventilé par ordre chronologique, de la prestation la plus ancienne à la plus récente.

   • Indicateur visuel : Un surlignage rose confirme que la ventilation s’appliquera par défaut à l’ensemble des prestations.

2. Sélection ciblée des prestations (lignes de facture) : Vous pouvez choisir précisément les lignes concernées par la non-valeur.

   • Action : Cliquez sur Ajouter une ligne.

   • Sélection : Une fenêtre contextuelle s’ouvre. Utilisez les filtres ou les regroupements pour identifier les prestations à traiter.

   • Validation : Une fois les lignes cochées, cliquez sur Sélectionner pour les transférer vers la fenêtre principale et finaliser l’enregistrement.

• Montant Champ obligatoire : le montant à indiquer sur la facture

Supprimer une non-valeur

Pour supprimer une non-valeur déjà enregistrée :

1. Retournez sur la facture concernée.

2. Cliquez sur le bouton Supprimer des non-valeurs en haut à gauche.

3. Sélectionnez les lignes de la facture pour lesquelles vous souhaitez retirer la non-valeur précédemment encodée.

4. Cliquez sur supprimer en bas à gauche.

Cette action supprimera les non-valeurs présentes dans le menu Avantages Financiers > Résumé des non-valeurs et dans la fiche signalétique du parent et tous les raccourcis.

Encoder des non-valeurs groupées

Le logiciel vous permet de sélectionner plusieurs factures simultanément pour introduire des non-valeurs (irrécouvrables). Le montant de la non-valeur correspondra automatiquement au solde restant dû des factures sélectionnées.

Cette procédure suit la même logique que l’encodage d’une non-valeur classique, mais permet un traitement groupé sur l’ensemble de votre sélection.

Étapes à suivre :

1. Accès : Rendez-vous soir :

   • Dans le menu Facturation > Factures pour afficher l’ensemble des pièces émises.

   • Dans la fiche signalétique du parent : Menu signalétique > fiche Parent > Raccourcis Facture

2. Recherche : Identifiez les factures concernées en utilisant les filtres, les regroupements ou la barre de recherche.

3. Sélection : Cochez les factures que vous souhaitez traiter.

4. Action : Cliquez sur le bouton Action, puis sélectionnez Annuler les factures.

5. Configuration : Dans la fenêtre contextuelle (pop-up) qui s’affiche :

   • Sélectionnez le motif de l’annulation.

   • Précisez la date et ajoutez un commentaire si nécessaire.

   • Validez en cliquant sur Annuler les factures.

6. Suivi : Un bandeau rouge en haut à droite de votre écran confirmera que le traitement est en cours.

7. Confirmation : Une notification logicielle vous informera dès que l’opération est terminée.

Note : Le système génère alors automatiquement une non-valeur égale au solde restant de la facture.

Consultation des données Pour retrouver l’historique de ces opérations, dirigez-vous vers le menu Avantages Financiers*. Vous y trouverez une vue listée de toutes les non-valeurs de votre instance.

Annuler une facture

Deux options s’offrent à vous selon l’objectif recherché :

• Annulation définitive = Suppression définitive : Pour supprimer la facture de manière permanente sans action ultérieure.

• Annulation non définitive = Libérer les présences : Pour modifier ou corriger les présences. (ex: modifier le parent payeur). Cette action rend les données à nouveau modulables, vous permettant de rectifier les saisies avant une nouvelle facturation.

Annuler définitivement une facture

Pour cela cliquer sur le bouton Annuler lorsque vous êtes sur une facture. Ce bouton va indiquer une non-valeur égale au montant de la facture. Celle-ci se retrouvera en statut Annulé.

La facture sera notifiée avec un statut Annulé

Avertissement

Cette action est irréversible ( on ne peut pas la désannuler et elle ne libère pas les présences liées à cette facture.

Annuler non définitivement une facture

L’annulation non définitive permet de neutraliser une facture tout en libérant les prestations qu’elle contenait, afin de pouvoir les modifier ou les réattribuer.

1. Action d’annulation : Depuis la facture concernée, cliquez sur le bouton “Libérer les présences”.

• Impact comptable : Le système génère automatiquement une “non-valeur” (crédit) égale au montant total, équilibrant ainsi le compte du parent.

• Statut : La facture passe au statut “Annulée non définitivement”.

2. Modifications possibles sur les présences libérées : Une fois la facture annulée de cette manière, les données deviennent à nouveau modifiables. Vous pouvez alors :

• Supprimer des prestations : via le module Présence> menu Journée dans la partie Historique de présences en désactivant les présences.

• Ajouter des prestations : Complétez la période via les fiches d’inscription ou par encodage manuel.

• Changer le parent débiteur :

  • Option A (par prestation) :via le module menu Présence> menu Journée dans la partie Historique de présences en modifiant le parent.

  • Option B (en masse) : Via le module Signalétique, et plus précisement la fiche signalétique de l’enfant, dans l’onglet “Parent”, en utilisant le bouton Transférer toutes les présences.

Annuler des factures groupées

Le logiciel vous permet de sélectionner plusieurs factures simultanément pour les annuler et introduire des non-valeurs (irrécouvrables). Le montant de la non-valeur correspondra automatiquement au solde restant dû des factures sélectionnées.

Cette procédure suit la même logique qu’une annulation de facture classique, mais permet un traitement groupé sur l’ensemble de votre sélection.

Étapes à suivre :

1. Accès : Rendez-vous dans le menu Facturation > Factures pour afficher l’ensemble des pièces émises.

2. Recherche : Identifiez les factures concernées en utilisant les filtres, les regroupements ou la barre de recherche.

3. Sélection : Cochez les factures que vous souhaitez traiter.

4. Action : Cliquez sur le bouton Action, puis sélectionnez Annuler les factures.

5. Configuration : Dans la fenêtre contextuelle (pop-up) qui s’affiche :

   • Sélectionnez le motif de l’annulation.

   • Précisez la date et ajoutez un commentaire si nécessaire.

   • Validez en cliquant sur Annuler les factures.

6. Suivi : Un bandeau rouge en haut à droite de votre écran confirmera que le traitement est en cours.

7. Confirmation : Une notification logicielle vous informera dès que l’opération est terminée.

Note : Le système génère alors automatiquement une non-valeur égale au solde restant de la facture.

Consultation des données Pour retrouver l’historique de ces opérations, dirigez-vous vers le menu Avantages Financiers*. Vous y trouverez une vue listée de toutes les non-valeurs de votre instance.

Corriger une facture

Contexte : Après avoir réalisé le facturier, le parent vous contacte pour vous indiquer une des erreurs suivantes :

• Ce n’est pas à lui à payer, mais à l’autre parent.

• C’est le parent 1 qui a réservé sur le portail parent, mais c’est le parent 2 qui paie et donc doit avoir l’attestation fiscale.

Solution : En fonction de votre organisation en interne

1ère solution - indiquer une non-valeur et recréer une fiche.

• Une non-valeur est utilisée lorsqu’une présence a été facturée en trop ou incorrectement.

Procédure :

1. Accéder à la fiche de la facture concernée.

2. Cliquer sur « Enregistrer une non-valeur ».

3. Indiquer éventuellement :
   - la date de la non-valeur (champ facultatif)
   - un commentaire (champ facultatif)

4. Saisir le montant à déduire dans la colonne « non-valeur », sans dépasser le montant de la ligne.

5. Recréer une fiche d’inscription avec les bons parents et les bonnes dates.

6. Ajouter un commentaire si nécessaire.

7. Créer le facturier pour la période en choisissant la bonne catégorie d’activité.

Limite de la démarche

• Deux présences resteront enregistrées définitivement dans la journée de l’enfant.

• Ces présences restent assignées aux mauvais parents même si la facture est annulée.

• Pour les subventions de plaine, l’enfant apparaîtra deux fois si deux fiches d’inscription existent.

• Le montant total du facturier reste inchangé si les non-valeurs ont été correctement appliquées.

2ème solution : Annuler une facture non définitivement.

Procédure:

1. Retirer la non-valeur du facturier si elle existe.

2. Annuler la facture du parent non définitivement pour libérer les présences.

3. Dans Présence > Journée, modifier l’historique d’encodage pour corriger le nom du parent.

4. Réinitialiser et vérifier la fiche.

5. Recréer le facturier pour cette période et catégorie d’activité.

Limite de la démarche :

• L’action Annuler non définitivement doit être utilisée avant l’envoi des factures aux parents. Sinon, le parent recevra une facture à payer et vous risquez des doublons de paiement.

• Si dans le futur, pour une autre modification, vous annulez le facturier et remettez en Brouillon une fiche d’inscription déjà validée, puis que vous la validez à nouveau, toutes les modifications effectuées dans l’historique des présences seront perdues.

3ème solution : Annuler le facturier entier

Procédure

1. Annuler le facturier via Action → Supprimer.

2. Remettre la fiche d’inscription en statut Brouillon.

3. Modifier le nom du parent dans la fiche d’inscription.

4. Revalider la fiche.

5. Recréer le facturier.

Limite de la procédure:

• La communication structurée sera régénérée pour tous les parents. Les factures déjà envoyées seront remplacées par de nouvelles factures avec des références différentes. Les numéros de communication structurée sont archivés et non réutilisables.

• Si le droit constaté a déjà été créé en comptabilité, cette opération peut impacter le suivi comptable. Un nouveau droit constaté devra probablement être créé.

Imprimer des factures

À partir de la mise à jour du logiciel iA.AES du 4 mars 2026, les fichiers PDF des factures sont enregistrés directement dans le logiciel.

Optimisation de l’impression : Le logiciel insère automatiquement une page blanche pour garantir un nombre pair de pages, facilitant ainsi vos impressions en recto-verso.

Cela signifie que :

• La facture est générée lors de la création du facturier à un moment précis (moment T), avec la configuration active à ce moment-là.

• Si vous modifiez ensuite le modèle (template) ou la configuration des factures, les factures déjà créées ne seront pas modifiées automatiquement.

• Lors de l’impression, le logiciel ajoute automatiquement une page blanche si la facture contient un nombre impair de pages.
  Cela évite de devoir trier les factures selon leur nombre de pages (pair ou impair).

Vous pouvez tester vos modèles de facture depuis le menu Configuration de la facture en ouvrant votre configuration et en utilisant l’onglet Aperçu.

Procédure d’impression

L’impression des factures peut se faire depuis plusieurs menus, mais la procédure reste identique.

Les étapes :

1. Réalisez les filtres et regroupements nécessaires.

2. Sélectionnez les factures concernées.

3. Cliquez sur le bouton Action.

4. Cliquez sur « Générer le PDF à imprimer ».
   Une fenêtre de paramétrage s’ouvre.

Format de téléchargement

Deux options sont disponibles :

• 1 fichier PDF par facture :

  • Le logiciel crée un fichier PDF distinct pour chaque facture.

  • L’ensemble est regroupé dans un fichier ZIP.

• Toutes les factures dans un seul PDF :

  • Toutes les factures sont regroupées dans un seul document, les unes à la suite des autres.

  • Un fichier ZIP est généré, contenant un unique fichier PDF.

  • Le document peut contenir jusqu’à environ 750 factures (selon votre configuration).

  • Vous recevrez un e-mail avec un lien permettant de télécharger le fichier.

  

Ajouter le tableau détaillé

La seconde partie de l’écran indique que, dans le cadre d’une configuration de facture standard, vous avez la possibilité d’ajouter un tableau détaillé sur la deuxième page comprenant :

• le nom de l’enfant,

• les activités,

• les horaires,

• etc.

  

Si vous avez plus de 350 factures à imprimer, nous vous conseillons de modifier la Configuration de la facture. En effet, avec le paramétrage standard, l’impression groupée incluant le tableau détaillé est limitée à des lots de 350 factures maximum.>

Menus depuis lesquels l’impression est possible

La procédure décrite ci-dessus s’applique dans les menus suivants :

Menu Factures

Accédez au menu Factures, puis appliquez la procédure d’impression décrite ci-dessus.

Depuis le facturier

Dans un facturier, vous pouvez imprimer :

• Selon les préférences d’envoi choisies par les parents (icône imprimante en haut à droite).

• Toutes les factures via l’icône double feuille.

Ensuite, appliquez la procédure d’impression commune.

Depuis la fiche signalétique du parent

Dans la fiche signalétique du parent, onglet Factures, vous trouverez un tableau récapitulatif des factures liées au parent. Pour plus d’informations, consultez : Onglet Factures — Signalétique

Vous pouvez y appliquer la même procédure d’impression.

Imprimer une facture individuelle

Lorsque vous ouvrez une facture, vous pouvez l’imprimer individuellement.

Si aucun PDF n’est disponible, cela signifie que la facture a été créée avec l’ancien système.
Dans ce cas, vous devez d’abord générer la facture pour créer son fichier PDF et l’enregistrer de manière définitive sur le logiciel iA.AES.

Menu Résumé des factures

Vous pouvez passer par la fiche signalétique du parent ou utiliser le Résumé des facturesRésumé des factures

Dans le menu Facturation > Factures > Résumé des factures, vous avez la possibilité d’imprimer un résumé des factures des parents de votre choix.

Envoyer les factures par mail

Le logiciel iA.AES permet d’envoyer les factures directement par e-mail. Pour que l’envoi fonctionne correctement, certaines conditions doivent être respectées :

1. Vérifier la préférence d’envoi du parent : Par défaut, dans la fiche signalétique du parent, onglet configuration, la préférence d’envoi doit être définie sur « par courrier » ou sur l’option souhaitée.

2. S’assurer de la validité de l’adresse e-mail: L’adresse e-mail doit être correctement renseignée dans le champ « Courriel » de la fiche signalétique du parent.

3. Paramétrer la préférence d’envoi pour le facturier : Pour que les parents apparaissent correctement dans les options d’envoi lors de la génération du facturier, il est nécessaire de paramétrer chaque parent individuellement. Pensez à obtenir l’accord de chaque parent avant d’activer l’envoi par e-mail.

4. Configuration de l’e-mail de votre commune :

   • L’adresse e-mail utilisée pour l’envoi doit être configurée au préalable dans le logiciel iA.AES par un collaborateur iMio. Vous devrez donc contacter l’équipe iMio pour que votre instance soit prête à envoyer des mails.

   • Notre adresse imio doit être présente dans le nom de domaine de votre adresse mail

Vous pourrez ensuite sélectionner les factures à envoyer et faire Action - Envoyer par mail

Une fenêtre apparaît

Si vous voulez envoyer le mail directement (si tout est configuré !), vous pouvez cliquer sur Envoyer

Si vous tentez d’effectuer à nouveau le même envoi ( avec les mêmes données), un message d’alerte s’affichera à l’écran.

Vous trouverez la preuve d’envoi directement au sein de la facture : il vous suffit de faire défiler la page jusqu’en bas pour consulter l’historique des messages. Cela vous permet de confirmer que l’envoi a bien été effectué.

Modifier le modèle de mail

Pour modifier votre texte et sujet de mail, cliquez sur le petit carré avec une flèche à droite du champ Utiliser ce modèle de mail.

Note

Indiquez un texte générique pour ne pas changer le texte à chaque facturation

Avertissement

Ne modifiez QUE le sujet et le texte !

Note

La facture est déjà en pièce jointe par défaut (si la configuration par le contact d’iMio a été faite)

Statut de la facture

Les factures possèdent plusieurs statuts :

• Non payé

• Échu

• En rappel

• Payé

• En huissier

• Annulée non définitivement

• Annulée

Le statut change automatiquement selon la situation des factures dans le programme.

Huissier / Bloquer une facture

Sur la fiche de la facture, vous pouvez Bloquer ou mettre en huissier une facture.

Il vous suffit de cocher la bonne case sur la facture comme sur l’image ci-dessous.

Note

Pour le huissier, cela peut être indiqué automatiquement lors de la génération des contraintes non fiscale.