Les factures#
Introduction#
Les factures#
Les factures sont disponibles dans le facturier. Elles sont accessibles par trois boutons :
Courrier : Parent ayant dans leur préférence l’envoi des factures par courrier
Mail : Parent ayant dans leur préférence l’envoi des factures par mail
Tout : Toutes les factures du facturier
Les factures sont également disponibles dans le menu Facturation > Factures. Attention, que ce menu regroupe toutes les factures. Ce n’est donc pas à partir de ce menu là qu’il faut les envoyer ou les imprimer.
Les factures regroupent toutes les présences facturées au parent de ses enfants. Il y a donc une facture par parent.
Sur la facture, nous pouvons voir le détail des présences avec les prix appliqués.
Note
Les factures à 0.00€ sont également générées. Cela permet de les envoyer si nécessaire. Les factures totalement payées râce au prépaiement sont également disponibles (il faut supprimer le filtre par défaut ouverte qui est paramétré dans les vues des factures)
Ajouter une non-valeur#
Si le parent revient vers vous en indiquant qu’une présence lui a été facturé en trop, vous pouvez déduire ce moment en ajoutant une non-valeur.
Pour cela, rendez-vous sur la fiche de la facture en question. Et cliquez sur le bouton Enregistrer une non-valeur.
Une fenêtre apparaît. Vous devez indiquer :
Date Champ non obligatoire : Date de la non-valeur
Commentaire Champ non obligatoire
Remplir la tableau avec la ou les non-valeur(s) souhaitée(s). Il faut l’indiquer sur la ligne de la présence en question dans la colonne non-valeur.
Avertissement
Vous ne pouvez pas dépasser le montant de la ligne !
Note
Pour annuler une non-valeur, vous devez cliquer sur Enregistrer une non-valeur et indiquer 0.00 sur la ligne où vous aviez indiquer un montant.
Annuler une facture#
Vous pouvez annuler une facture si le parent ne dois plus la payer.
Pour cela cliquer sur le bouton Annuler lorsque vous êtes sur une facture. Ce bouton va indiquer une non-valeur égale au montant de la facture.
Avertissement
Cette action est irréversible !
Annuler non définitivement une facture#
Si un parent souhaite une modification sur sa facture car la non-valeur ne lui suffit pas, c’est possible. Pour cela vous devez cliquer sur le bouton Annuler non définitivement lorsque vous êtes sur la facture.
Ce bouton va indiquer une non-valeur égale au montant de la facture et libérer les présences liées à cette facture.
Vous pourrez donc :
Supprimer certaines présences de la facture
Ajouter des présences à la période de la facture
Changer le parent de certaines présences de la facture
Après avoir effectué les modifications sur les présences, vous avez la possibilité de refaire une facture pour ce parent. Pour cela, effectuer la manipulation de facturation comme d’habitude. Le programme ne facturera que les ajouts et les factures annulées non définitevement.
Génération des documents#
Dans IA.AES, des documents sont disponibles au niveau de la facture :
Facture
Facture détaillée (la facture avec le détail des présences)
Facture - prévisualisation
Facture détaillée - prévisualisation
Pour avoir l’accès à ces documents, vous devez soit sur la fiche de la facture soit sur la vue liste des factures (en ayant coché au moins une facture) cliquer sur Imprimer
La configuration de la facture est faite dans une autre page. Vous pouvez à tout moment changer votre configuration.
Envoi par mail#
L’envoi des factures par mail est possible via le programme iA.AES. Il est dans un premier temps important de signaler que, par défaut, sur la fiche de tous les parents créés, il est indiqué par courrier.
Si vous voulez que les parents se retrouvent dans les bons boutons lors de la génération du facturier, il faut aller le paramétrer sur chaque parent (et en toute logique, demander l’accord de chaque parent).
Le mail doit être configuré au préalable par un contact d’iMio. Il faudra donc les contacter.
Vous pourrez ensuite sélectionner les factures à envoyer et faire Action - Envoyer par mail
Une fenêtre apparait
Si vous voulez envoyer le mail directement (si tout est configuré !), vous pouvez cliquer sur Envoyer
Pour modifier votre texte et sujet de mail, cliquez sur le petit carré avec une flèche à droit du champ Utiliser ce modèle de mail.
Note
Indiquer un texte générique pour ne pas changer le texte à chaque facturation
Avertissement
Ne modifiez QUE le sujet et le texte !
Note
La facture est déjà en pièce jointe par défaut (si la configuration par le contact d’iMio a été faite)
Statut de la facture#
Les factures possèdent un statut. ils peuvent être :
Non payé
Échu
En rappel
Payé
Le statut changement automatiquement selon la situation des factures dans le programme.
Huissier / Bloquer facture#
Sur la fiche de la facture, vous pouvez Bloquer ou mettre en huissier une facture.
Il vous suffit de cocher la bonne case sur la facture comme sur l’image ci-dessous.
Note
Pour le huissier, cela peut être indiqué automatiquement lors de la génération des contraintes non fiscale.
Dans le menu Facturation - Factures - Résumé des factures, vous avez la possibilité d’imprimer un résumé des factures des parents de votre choix.
