Types de présence#
Ce guide explique le cycle de vie d’une présence dans le logiciel, de la saisie sur le terrain jusqu’à la facturation finale.
La création des présences#
Avant d’être comptabilisée, une présence peut provenir de quatre canaux différents. Chaque canal a ses propres règles de validation initiale :
Type de présence |
Créé par |
Description |
Lieu de validation |
|---|---|---|---|
Smartphone |
L’application AES Mobile. |
Scans en temps réel |
Menu AES Mobile > Transmission. |
Encodage manuel |
Manuellement par l’agent communal |
Saisie de dépannage (ex : oubli de scan le matin/soir). |
Menu Présence > Encodage manuel |
Inscription SANS scan |
Manuellement par l’agent communal ou le Portail parent |
Pour les activités à prix fixe où l’heure exacte importe peu. |
Menu Inscription |
Inscription AVEC scan |
Pré-inscription créée par l’agent communal confirmée par un scan sur le terrain. |
Une fiche d’inscription est créée à l’avance, et la présence est confirmée par un scan le jour de l’activité. |
Menu Inscription |
Selon la configuration choisie, le traitement se fait dans un menu différent et aboutit à un résultat adapté.
Attention : Si une présence n’est pas mise en statut “Validé” dans son menu respectif, elle n’existe pas encore pour le logiciel. Elle n’apparaîtra donc pas dans vos erreurs, même si elle est incomplète !
Le traitement des présences#
Une fois validée, la donnée devient un Historique d’encodage. C’est ici qu’intervient le “Cron” (un automate interne au logiciel). Le Cron va chercher tous les historiques validés. Il tente de faire le lien entre l’historique d’encodage et les activités configurées dans le logiciel iA.AES.
Résultat : Il crée ce que l’on appelle une Présence Complétée
La gestion des présences complétées#
Dans le sous-menu Journée, vous trouverez vos présences complétées classées en trois catégories :
Statut vérifiée : Tout est conforme (Enfant + Activité + Horaire). Ces présences sont prêtes à être transformées en factures.
Statut en erreur ou Non traitée : Le logiciel a détecté une anomalie (ex: enfant non lié à une activité, un parent absent, activité manquante, etc.).
Action requise : Vous devez corriger ces points via le bouton “Gérer les présences”.
Effet domino : Si vous validez une nouvelle fiche d’inscription, un encodage manuel… après avoir corrigé vos erreurs, de nouvelles présences complétées peuvent apparaître. Restez vigilants !