Présences#
Introduction#
Avant de facturer, il faut faire la vérification de toutes les présences de la période en question. Les présences des enfants regroupant toutes les activités se retrouvent dans le menu Présences > Journées
Vérification automatique#
L’application iA.AES vous aide dans la vérification de vos présences afin que vous n’aillez pas vous rendre sur chacune d’elles. Ce processus vous réduit le travail de vérification manuelle.
Ce processus passe dans le programme dès que l’on ajoute une présence. Celle-ci est donc vérifiée en fonction des activités encodées.
Néanmoins, il arrive que vous ayez besoin de passer ce processus manuellement. Pour cela, il faut vous rendre dans le menu Présences > Vérifier. Une fois que vous avez rempli les différentes informations (de base, vous ne devez indiquer que la date de début et de fin), vous pouvez cliquer sur le bouton vérifier.
Le programme vous montrera les erreurs qu’il n’a pas su corriger de lui-même. Il vous faudra alors le faire manuellement. Ces erreurs apparaîtront en rouge.
Avertissement
Le traitement des données peut parfois prendre du temps en fonction du nombre de présences à vérifier et de la période indiquée. Il est préférable de vérifier par petit paquet pour éviter une surcharge
Correction des erreurs#
Comme dit précédemment, il faut que toutes les erreurs soient corrigées afin de pouvoir facturer. Il est donc important de corriger les erreurs quotidiennement. Cela a plusieurs avantages :
Ne pas avoir un trop gros nombre d’erreurs à corriger en une fois
Voir rapidement les erreurs de manipulations provenant d’une accueillante ou d’une personne faisant de l’encodage. Vous pourrez alors lui expliquer comment ne plus reproduire ces erreurs afin de vous éviter du travail supplémentaire
Vous avez, comme mentionné au-dessus, la possibilité de passer manuellement le processus de vérification au besoin.
Néanmoins, vous n’êtes pas obligé de faire à chaque fois cette manipulation pour voir les présences par jour en erreur. Pour cela vous pouvez vous rendre dans le menu Présences > Journées et faire filtre - En erreur
Vous devez à présent cliquer sur chaque ligne rouge pour voir l’erreur en question et la corriger.
Prenons un premier exemple :
Pour gérer les erreurs, il est toujours plus facile de comprendre en regardant le deuxième tableau. Sur l’image ci-dessus, vous pouvez voir qu’il y a deux scans d’entrée qui ont été fait (7h38 et 7h45).
Néanmoins, un enfant ne peut pas avoir deux entrées consécutives.
Pour le matin, un scan d’entrée suffit (car grâce à la configuration, le scan de sortie est indiqué automatiquement). il faut donc désactiver l’un des deux scans. (Car l’accueillante a sûrement scanné deux fois)
Pour cela, vous devez cliquer sur l’un des deux boutons Actif. Si vous faites la petite poubelle, vous allez perdre l’historique. Nous recommandons donc de désactiver le scan et de ne pas faire cette petite poubelle.
Voici le résultat, apès avoir cliqué sur l’un des deux bouton Actif :
Prenons un deuxième exemple :
Dans cet exemple, nous avons un scan de sortie à 7h00. Vu que le matin, c’est un scan d’entrée que nous avons besoin, il faut convertir la sortie en entrée.
Pour cela, vous pouvez cliquer sur les flèches (voir ci-dessous)
Note
La plupart des erreurs dans les préseces sont :
Une inversion entrée / sortie
Un double scan (double entrée / sortie)
Un scan qui ne correspond pas à une tranche horaire
L’activité n’est plus disponible et le programme ne trouve pas de correspondance
Concernant les deux tableaux visibles sur l’image ci-dessus, (tableau 1 et tableau 2), ils sont repris dans deux menus :
Historique d’encodage : Ce menu reprend toutes les lignes du tableau 2. Il reprend l’historique des scans, des encodages manuels et des inscriptions
Présences : Ce menu reprend toutes les lignes du tableau 1. Le tableau 1 calcul en fonction du tableau 2 les bonnes activités et les bonnes tranches horaires.