Fichiers CODA#
La gestion des fichiers CODA se fait via deux menus dans Paiements :
Import de fichiers CODA — pour importer vos fichiers bancaires
Paiements rejetés CODA — pour traiter les paiements non affectés automatiquement
L’import CODA facilite l’ajout des paiements et réduit l’intervention manuelle. Une fois le fichier importé, le logiciel affecte automatiquement les paiements aux factures correspondantes. Les paiements qu’il ne parvient pas à affecter sont classés en rejetés et doivent être traités manuellement.
Si vous avez sélectionné le paiement en ligne, vous ne devez pas importer les CODA de la régie de paiement du portail parent. L’argent est déjà enregistré dans iA.AES.
Import de fichiers CODA#
Rendez-vous dans le menu Paiements > Import de fichiers CODA.
La vue listée affiche l’historique des imports avec, pour chaque ligne, la date d’import, le numéro de compte et le statut :
Statut |
Signification |
|---|---|
À faire |
Des paiements rejetés sont en attente de traitement |
Paiements rejetés traités |
Tous les rejets ont été corrigés |
Importer un nouveau fichier#
Cliquez sur Créer.
Cliquez sur Charger votre fichier et sélectionnez le fichier CODA téléchargé depuis votre site bancaire.
Cliquez sur Sauver.
Une fois sauvegardé, le logiciel traite le fichier et répartit les paiements en deux catégories : acceptés et rejetés.
Note
Une fois tous les rejets traités, passez le fichier en statut Traité via le bouton situé en haut à gauche de la fiche. Vous pouvez également imprimer la fiche du fichier CODA depuis cette même fiche.
Note
Un paiement rejeté non corrigé n’a aucun impact dans iA.AES.
Traiter les paiements rejetés CODA#
Les paiements rejetés sont accessibles depuis deux endroits :
Depuis la fiche d’import : dans le tableau Paiements rejetés en bas de la fiche.
Depuis le menu Paiements rejetés CODA : liste consolidée de tous les rejets en attente. Les paiements sont regroupés par mois par défaut — cliquez sur la croix (×) du filtre dans la barre de recherche pour afficher la liste complète.
Corriger un paiement rejeté#
Cliquez sur Corriger sur la ligne concernée. Une fenêtre contextuelle s’ouvre.
Configuration du mode de paiement
Mode d’apuration : choisissez Global ou Par droits constatés.
Mode de sélection des factures :
Toutes les factures : affiche l’ensemble des factures du parent, toutes catégories confondues.
Catégorie d’activité Champ obligatoire : filtre les factures selon la catégorie spécifique.
Ré-initialiser : efface toutes les données saisies dans le tableau pour recommencer.
Dates et références
Date de paiement Champ facultatif : la date réelle de l’opération bancaire.
Date de réconciliation Champ facultatif : date de réconciliation entre la facture et le paiement.
Note fiscale : très important pour les attestations si le paiement a eu lieu avant le 31/12. Par défaut, le logiciel propose la date du jour.
Commentaire Champ facultatif : note interne pour le suivi du dossier.
Gestion du montant et des factures
Montant : le montant reçu, non modifiable.
Priorité : le système apure les factures de la plus ancienne à la plus récente. Vous pouvez modifier manuellement la répartition dans le tableau. Prépaiement : si le montant est supérieur au total dû, le solde est automatiquement placé en prépaiement dans la catégorie choisie.
Tableau des factures : affiche les factures correspondantes. Vous pouvez ajuster le montant affecté à chaque ligne.
Ce tableau est exhaustif : il inclut toutes les factures liées au compte, quel que soit leur statut (échu, bloqué, en cours de procédure d’huissier).
Validation
Une fois les informations renseignées, cliquez sur Enregistrer le paiement.
Exemple 1 — Apurement par catégorie#
Contexte : Mme Lambert a effectué un paiement de 10 € avec une mauvaise communication (paiement de 4 factures repas).
Procédure : sélectionnez la catégorie Repas, cochez les quatre factures concernées pour atteindre le montant de 10 €, puis validez.
Exemple 2 — Apurement personnalisé#
Contexte : M. Boulanger a payé 18 € sans communication structurée.
Procédure :
Sélectionnez Toutes les factures pour afficher l’ensemble de ses créances.
Par défaut, le programme affecte le montant sur la facture la plus ancienne. Pour modifier la répartition, cliquez directement sur le montant dans le tableau — le champ devient bleu et éditable.
Saisissez les montants souhaités (ex. : 16 € répartis sur deux factures spécifiques). Le solde restant (2 €) est automatiquement placé en prépaiement dans la catégorie sélectionnée (indiquée en vert).
Modifier un CODA déjà corrigé#
Si vous devez corriger un paiement CODA déjà traité, vous devez d’abord le supprimer pour le remettre en statut à corriger.
Avertissement
Supprimez le paiement et non la réconciliation. C’est la suppression du paiement qui annule automatiquement la réconciliation et remet le CODA en attente de correction.
Rendez-vous sur la fiche signalétique du parent.
Ouvrez l’onglet Paiements et identifiez la ligne concernée.
Cliquez sur l’icône Poubelle à droite de la ligne.
Retournez dans Paiements rejetés CODA ou dans la fiche d’import — le paiement réapparaît dans la liste des rejets.
Cliquez sur Corriger pour effectuer les modifications.
FAQ#
Le trop-perçu est placé sur la mauvaise catégorie de prépaiement#
Annulez d’abord le paiement (voir Modifier un CODA déjà corrigé ci-dessus). Lors de la nouvelle saisie, sélectionnez l’option Toutes les factures pour visualiser l’ensemble des créances, puis choisissez la catégorie d’activité correcte — c’est elle qui détermine dans quelle catégorie le surplus sera placé en prépaiement.
Je ne vois pas toutes les factures attendues#
Vérifiez les deux points suivants :
Mode de sélection des factures : si le mode est filtré sur une seule catégorie (ex. Repas), passez sur Toutes les factures pour afficher l’ensemble des créances de la famille.
Facture déjà apurée : si la facture reste invisible malgré ce réglage, vérifiez sur la fiche signalétique du parent qu’elle n’a pas déjà été apurée par un autre paiement.