Fichiers CODA#
La gestion des fichiers CODA se fait via deux menus dans Paiements :
Import de fichiers CODA — pour importer vos fichiers bancaires
Paiements rejetés CODA — pour traiter les paiements non affectés automatiquement
L’import CODA facilite l’ajout des paiements et réduit l’intervention manuelle. Une fois le fichier importé, le logiciel affecte automatiquement les paiements aux factures correspondantes. Les paiements qu’il ne parvient pas à affecter sont classés en rejetés et doivent être traités manuellement.
Si vous avez sélectionné le paiement en ligne, vous ne devez pas importer les CODA de la régie de paiement du portail parent. L’argent est déjà enregistré dans iA.AES.
Import de fichiers CODA#
Rendez-vous dans le menu Paiements > Import de fichiers CODA.
La vue listée affiche l’historique des imports avec, pour chaque ligne, la date d’import, le numéro de compte et le statut :
Statut |
Signification |
|---|---|
À faire |
Des paiements rejetés sont en attente de traitement |
Paiements rejetés traités |
Tous les rejets ont été corrigés |
Importer un nouveau fichier#
Cliquez sur Créer.
Cliquez sur Charger votre fichier et sélectionnez le fichier CODA téléchargé depuis votre site bancaire.
Cliquez sur Sauver.
Une fois sauvegardé, le logiciel traite le fichier et répartit les paiements en deux catégories : acceptés et rejetés.
Note
Une fois tous les rejets traités, passez le fichier en statut Traité via le bouton situé en haut à gauche de la fiche. Vous pouvez également imprimer la fiche du fichier CODA depuis cette même fiche.
Note
Un paiement rejeté non corrigé n’a aucun impact dans iA.AES.
Traiter les paiements rejetés CODA#
Les paiements rejetés sont accessibles depuis deux endroits :
Depuis la fiche d’import : dans le tableau Paiements rejetés en bas de la fiche.
Depuis le menu Paiements rejetés CODA : liste consolidée de tous les rejets en attente. Les paiements sont regroupés par mois par défaut — cliquez sur la croix (×) du filtre dans la barre de recherche pour afficher la liste complète.
Corriger un paiement rejeté#
Cliquez sur Corriger sur la ligne concernée. Une fenêtre contextuelle s’ouvre.
Configuration du mode de paiement
Mode d’apuration : choisissez Global ou Par droits constatés.
Mode de sélection des factures :
Toutes les factures : affiche l’ensemble des factures du parent, toutes catégories confondues.
Catégorie d’activité Champ obligatoire : filtre les factures selon la catégorie spécifique.
Ré-initialiser : efface toutes les données saisies dans le tableau pour recommencer.
Dates et références
Date de paiement Champ facultatif : la date réelle de l’opération bancaire.
Date de réconciliation Champ facultatif : date de réconciliation entre la facture et le paiement.
Note fiscale : très important pour les attestations si le paiement a eu lieu avant le 31/12. Par défaut, le logiciel iA.AES propose la date du jour.
Commentaire Champ facultatif : note interne pour le suivi du dossier.
Gestion du montant et des factures
Montant : le montant reçu, non modifiable.
Priorité : le système apure les factures de la plus ancienne à la plus récente. Vous pouvez modifier manuellement la répartition dans le tableau. Prépaiement : si le montant est supérieur au total dû, le solde est automatiquement placé en prépaiement dans la catégorie choisie.
Tableau des factures : affiche les factures correspondantes. Vous pouvez ajuster le montant affecté à chaque ligne.
Ce tableau est exhaustif : il inclut toutes les factures liées au compte, quel que soit leur statut (échu, bloqué, en cours de procédure d’huissier).
Validation
Une fois les informations renseignées, cliquez sur Enregistrer le paiement.
Ex 1 — Apurement par catégorie#
Contexte : Mme Lambert a effectué un paiement de 10 € avec une mauvaise communication en notant:“paiement de 4 factures repas”.
Procédure :
Compléter le nom du parent
Si Mme Lambert est répertoriée dans mon logiciel iA.AES, son nom apparaîtra
Si Mme lambert n’est pas dans le logiciel iA.AES, et qu’il s’agit de la grand-mère d’un enfant, je dois d’abord chercher le parent facturable pour lui assigner ce CODA
Sélectionnez la catégorie d’activité. Ici dans notre exemple Repas
Dans le tableau facture, cliquez sur ajouter une ligne
Le logiciel iA.AES vous montrera alors les facture de catégorie repas ouvert pour le parent sélectioinné précédemment.
Aucunes factures n’est présentes ? : cliquez sur l’option “toutes les factures” en dessous du champ parent, le tableau insérera toutes les factures du parents.
Sélectionnez la ou les factures sur lesquels assignés ce paiement.
Pour exclure une facture, cliquez sur la croix en regard de la ligne concernée.
Ajustez les montants si nécessaire.
Pour modifier la répartition, cliquez directement sur le montant dans le tableau — le champ devient bleu et éditable.
Cliquez sur “enregistrer le paiement”, en bas à gauche de la fenêtre.
Ex 2 : Le parent a payé sans communication structurée#
Contexte : Le parent a effectué un virement sans renseigner la communication structurée.
Procédure :
Compléter le nom du parent
Si Mme Lambert est répertoriée dans mon logiciel iA.AES, son nom apparaîtra
Si Mme lambert n’est pas dans le logiciel iA.AES, et qu’il s’agit de la grand-mère d’un enfant, je dois d’abord chercher le parent facturable pour lui assigner ce CODASélectionnez
Cochez Toutes les factures pour afficher l’ensemble de ses créances.
Le logiciel iA.AES pré-complète automatiquement le tableau avec toutes les factures ouvertes du parent.
Par défaut, le montant est affecté à la facture la plus ancienne.
Pour modifier la répartition, cliquez directement sur le montant dans le tableau — le champ devient bleu et éditable.
Pour exclure une facture, cliquez sur la croix en regard de la ligne concernée.
Vérifiez la catégorie d’activité (indiquée en vert) et modifiez-la si nécessaire.
Par défaut, le logiciel iA.AES conserve la première catégorie d’activité.
Si le tableau affiche des factures de type accueil, modifiez la catégorie en conséquence.
Si le tableau affiche des factures de plusieurs catégories, sélectionnez celle qui correspond au paiement.
Ajustez les montants si nécessaire.
Si un solde reste après affectation, il est automatiquement placé en prépaiement dans la catégorie sélectionnée (indiquée en vert). Vous pouvez modifier cette catégorie.
Si le montant est insuffisant pour couvrir une facture, celle-ci conserve un solde ouvert.
Cliquez sur Enregistrer le paiement.
Ex 3 : Pas de factures pour le parent#
Contexte : Le parent a effectué un virement sans communication structurée et aucune facture ouverte ne lui est associée.
Procédure :
Compléter le nom du parent
Si Mme Lambert est répertoriée dans mon logiciel iA.AES, son nom apparaîtra
Si Mme lambert n’est pas dans le logiciel iA.AES, et qu’il s’agit de la grand-mère d’un enfant, je dois d’abord chercher le parent facturable pour lui assigner ce CODASélectionnez
Renseignez les informations dans la fenêtre contextuelle :
catégorie d’activité : sur laquelle vous souhaitez mettre le montant pour les prochines factures
date de paiement, date de réconciliation.
Vous pouvez ajouter un commentaire si nécessaire. ex : “paiement d’avance, pas de facture ouvertes”
NE PAS sélectionner la cas “toutes les factures” et laissez le tableau des factures vide — aucune facture à cocher.
Cliquez sur Enregistrer le paiement.
Conséquences sur la fiche signalétique du parent
Onglet Paiement
Onglet prépaiement par catégorie
Modifier un CODA déjà corrigé#
Si vous devez corriger un paiement CODA déjà traité, vous devez d’abord le supprimer pour le remettre en statut à corriger.
Avertissement
Supprimez le paiement et non la réconciliation. C’est la suppression du paiement qui annule automatiquement la réconciliation et remet le CODA en attente de correction.
Rendez-vous sur la fiche signalétique du parent.
Ouvrez l’onglet Paiements et identifiez la ligne concernée.
Cliquez sur l’icône Poubelle à droite de la ligne.
Retournez dans Paiements rejetés CODA ou dans la fiche d’import — le paiement réapparaît dans la liste des rejets.
Cliquez sur Corriger pour effectuer les modifications.
FAQ#
Le trop-perçu est placé sur la mauvaise catégorie de prépaiement#
Annulez d’abord le paiement (voir Modifier un CODA déjà corrigé ci-dessus). Lors de la nouvelle saisie, sélectionnez l’option Toutes les factures pour visualiser l’ensemble des créances, puis choisissez la catégorie d’activité correcte — c’est elle qui détermine dans quelle catégorie le surplus sera placé en prépaiement.
Je ne vois pas toutes les factures attendues#
Vérifiez les deux points suivants :
Mode de sélection des factures : si le mode est filtré sur une seule catégorie (ex. Repas), passez sur Toutes les factures pour afficher l’ensemble des créances de la famille.
Facture déjà apurée : si la facture reste invisible malgré ce réglage, vérifiez sur la fiche signalétique du parent qu’elle n’a pas déjà été apurée par un autre paiement.