Fichier CODA#
Vous avez la possibilité d’importer des paiements via des fichiers CODA dans le logiciel iA.AES.
Cela facilite l’ajout des paiements et réduit l’intervention manuel.
Fichier CODA#
Importer le fichier#
Pour insérer des fichiers CODA dans le logiciel, dirigez-vous dans le menu Paiements > Import de fichiers CODA.
Si vous avez sélectionner le paiement en ligne,vous ne devez pas intoduire les coda de la régie de paiement du portail parent. L’argent est déjà dans votre logiciela iA.AES.
Appuyer sur le bouton Créer.
Appuyer sur le bouton Charger votre fichier afin de télécharger votre fichier CODA dans le logiciel iA.AES.
Ce fichier CODA doit être au préalable téléchargé depuis votre site bancaire.
Une fois le fichier chargé, cliquez sur Sauver.
Une fois la fiche sauvergardée, le programme va traiter le fichier et vous affichez les paiements acceptés et les paiements rejetés.
Pour corriger les paiements rejetés, vous pouvez cliquer sur la ligne sur le bouton Corriger. Une fenêtre s’ouvrira afin de corriger le paiement. Celle-ci ressemble à l’ajout d’un paiement manuel.
Vous avez la possibilité d’imprimer la fiche du fichier CODA.
Note
Une fois le traitement de votre ficher CODA fini, vous pouvez le mettre en statut Traiter (Bouton situé en haut à gaut che de la fiche)
Note
Si vous ne corrigez pas un paiement rejeté, celui-ci n’aura aucun impact dans le logiciel iA.AES.
Traiter les paiements rejetés#
Deux possibilités :#
Depuis le fichier importé menu Import de fichiers CODA
En rentrant dans le fichier, vous trouverez un tableau « paiement rejetés »
Depuis le menu Paiements rejetés CODA :
Ce menu menu Paiements rejetés CODA vous permet de traiter les paiements qui n’ont pas pu être affectés automatiquement par le système.
Les paiements sont regroupés par mois par défaut, mais vous pouvez afficher la liste complète en cliquant sur la croix (X) du filtre dans la barre de recherche.
Pour traiter un paiement étape par étape.#
Pour régulariser un paiement, cliquez sur le bouton Corriger . Une fenêtre contextuelle s’ouvre : complétez les champs selon les instructions ci-dessous.
Configuration du mode de paiement
Mode d’apuration : Choisissez entre un apurement Global ou Par droits constatés.
Mode de sélection des factures:
Toutes les factures : Affiche dans le tableau l’ensemble des factures du programme, toutes catégories confondues (utile pour un paiement ou des factures couvrant plusieurs activités).
Catégorie d’activité Champ obligatoire : Filtre dans le tableau les factures selon la catégorie spécifique.
Ré-initialiser : Permet d’effacer instantanément toutes les données saisies dans le tableau pour recommencer la saisie.
Dates et références
Date de paiement Champ optionnel : La date réelle de l’opération bancaire.
Date de réconciliation Champ optionnel : Date de réconciliation entre la facture et le paiement.
Note fiscale : Très important pour les attestations si le paiement a eu lieu avant le 31/12. Par défaut, le logiciel propose la date du jour.
Commentaire Champ optionnel : Note interne pour le suivi du dossier.
Gestion du montant et des factures
Montant Champ optionnel : Montant reçu. celui-ci n’est pas modifiable.
Priorité : Le système apure les factures de la plus ancienne à la plus récente. Vous pouvez modifier manuellement la répartition dans le tableau si nécessaire.
Prépaiement : Si le montant est supérieur au total dû (ou s’il n’y a aucune facture), le solde est automatiquement placé en prépaiement pour le parent dans la catégorie choisie.
Tableau des factures : Affiche la liste des factures correspondantes. Vous pouvez y visualiser et ajuster le montant affecté à chaque ligne.
En fonction du Mode de sélection des factures, ce tableau récapitule l’ensemble des factures liées au compte, qu’elles fassent l’objet d’une procédure de rappel ou d’un plan de paiement, quel que soit leur statut : échu, bloqué ou en cours de procédure d’huissier.
Validation Une fois les informations correctement renseignées, le bouton “Enregistrer le paiement” devient actif. Cliquez dessus pour finaliser l’opération.
Exemple 1 : Apurement par catégorie#
Contexte :
Mme Lambert à une mauvaise communication pour un montant de 10€.
Communication : Paiement 4 factures pour le repas.
Procédure : Après avoir sélectionné la catégorie d’activité Repas, le logiciel affiche la liste des documents associées.
En cochant les quatre factures concernées, vous atteignez un montant total à apurer de 10 €.
Exemple 2 : Apurement personnalisé#
Contexte :
Mr boulanger a payé 18€, sans nous donner de communications structurées
Procédure: Dans cet exemple, nous avons sélectionné l’option “Toutes les factures” afin d’afficher l’intégralité des créances de M. Boulanger.
Modification de l’attribution : Par défaut, le programme affecte automatiquement le montant (ex: 18 €) sur la facture la plus ancienne. Pour modifier cette répartition, cliquez directement sur le montant affiché dans le tableau.
Saisie manuelle : Le champ devient bleu, vous permettant de saisir le montant souhaité. Ici, nous avons choisi d’apurer deux factures spécifiques pour un total de 16 €.
Gestion du solde : Le solde restant (2 €) sera automatiquement attribué en prépaiement à la catégorie “Repas” (celle sélectionnée en vert sur l’image), car le montant reçu est supérieur au total des factures que nous avons décidé d’apurer.
Modifier un CODA Corrigé#
Si vous devez modifier un CODA que vous avez déjà corrigé, le logiciel permet de revenir en arrière. Voici la marche à suivre pour annuler l’opération et recommencer :
Supprimer le paiement (Action indispensable) : Pour que le CODA redevienne “à corriger”, vous devez impérativement supprimer le paiement et non simplement supprimer la réconciliation.
Rendez-vous sur la fiche signalétique du parent.
Allez dans l’onglet Paiements.
Identifiez la ligne concernée et cliquez sur l’icône Poubelle à droite
Comme c’est l’enregistrement du paiement qui génère la réconciliation, la suppression du paiement entraînera automatiquement l’annulation de la réconciliation et du CODA précédemment corrigé.
Retraiter le CODA Une fois le paiement supprimé :
Retournez dans le menu menu Paiements rejetés CODA ou dans la fiche d’import du CODA
Le paiement apparaîtra de nouveau dans la liste des rejets.
Vous pouvez alors cliquer sur Corriger pour effectuer les modifications nécessaires.
FAQ#
le trop perçu, est sur la mauvais catégorie de prépaiement#
Vous devez d’abord annuler le paiement. Lors de la nouvelle saisie, vous pouvez choisir le mode « Toutes les factures » pour visualiser l’ensemble des créances, toutes catégories confondues.
Il est toutefois primordial de sélectionner la catégorie d’activité appropriée : en cas de surplus (montant versé supérieur au total dû ou absence de facture à payer), le solde sera automatiquement placé en prépaiement pour le parent dans cette catégorie spécifique, même si l’option « Toutes les factures » est activée.
Je n’ai pas toutes les factures qui apparaissent.#
Si vous ne visualisez pas toutes les factures attendues dans votre tableau de traitement, vérifiez les deux points suivants :
Le Mode de sélection des factures : Par défaut, le programme peut être filtré sur une seule Catégorie d’activité (par exemple : uniquement le “Repas”). Pour voir l’intégralité des créances de la famille (garderie, repas, stages, etc.), vous devez modifier ce réglage et sélectionner l’option « Toutes les factures ».
L’exhaustivité du compte : Une fois l’option « Toutes les factures » activée, le tableau devient exhaustif. Il récapitule l’ensemble des documents liés au compte, qu’ils fassent l’objet d’une procédure de rappel ou d’un plan de paiement, et ce, quel que soit leur statut (payé, échu, bloqué ou même en cours de procédure d’huissier).
Astuce : Si la facture est toujours invisible malgré ces réglages, vérifiez sur la fiche signalétique du parent que la facture n’a pas déjà été apurée par un autre paiement.