Les enfants#
Introduction#
Il existe une fiche signalétique pour gérer les données des enfants.
Il faut bien évidemment que ces fiches soient à jour au niveau des données, que ce soit :
Les nouveaux enfants
Les enfants sortants
…
Création d’un enfant#
Pour créer un enfant, il faut se rendre dans le menu Signalétiques, cliquer sur le menu enfants. En haut à gauche, vous avez un bouton Créer. Une fois ce bouton appuyé, une fiche signalétique vide d’un enfant apparaît.
Plusieurs champs sont à remplir afin de compléter les données de l’enfant :
Onglet “Informations”#
Nom Champ obligatoire
Prénom Champ obligatoire
Date de naissance Champ obligatoire
Numéro national Champ non obligatoire mais indispensable pour les attestations fiscales
Matricule Champ non obligatoire
Autre référence Champ non obligatoire : Autre référence interne d’un autre logiciel
Implantation scolaire Champ obligatoire
Catégorie tarifaire Champ obligatoire
Niveau Champ obligatoire
Classe Champ non obligatoire
Onglet “Parents”#
Ajouter un parent et définissez :
Si le parent est facturable.
Si le parent est attestable.
Si le parent possède un Qr Code en lien avec l’enfant.
C’est ce qu’on appelle la définition des responsabilités du parent. Voici les différentes possibilités pour la facturation :
Parent A non facturable : Toutes les présences seront en erreurs. Il vous faut indiquer un parent facturable.
Parent A facturable et Parent B non facturable : Toutes les présences seront facturées au Parent A.
Parent A facturable et Parent B facturable :
Les présences du Parent A seront facturées au Parent A.
Les présences du Parent B seront facturées au Parent B.
Parent A facturable, Parent B facturable et Parent C non facturable :
Les présences du Parent A seront facturées au Parent A.
Les présences du Parent B seront facturées au Parent B.
Les présences du Parent C seront en erreur vu que l’on ne sait pas à qui facturer. Il vous faudra l’indiquer manuellement.
Note
Migration des données - Lors de la mise à jour nous indiquerons :
Les parents ayant un Qr Code en lien avec l’enfant seront facturables.
Les parents attestables seront facturables.
Si sur la fiche de l’enfant, il n’y a ni Qr Code ni parent attestable, nous rendons tous les Parents facturables.
Les parents facturables seront d’office attestables.
Note
Vous devez avoir au moins un parent facturable. Sinon, vous ne pourrez pas le définir dans les inscriptions ou le programme ne saura pas le faire automatiquement dans les présences par jour (une erreur sera générée).
Il y a un maximum de trois parents facturables.
Toutes les responsabilités sont reprises dans un menu Responsabilités
Avertissement
Suite à la mise à jour du parent facturable, il est très important de vérifier les données.
Bouton “Fusion”#
Ce bouton permet de fusionner deux enfants en doublon.
Pour le faire, il faut se positionner sur la fiche de l’enfant principal (que l’on souhaite garder) sur laquelle on va rajouter les informations du doublon. Le doublon sera supprimé définitivement.
Cliquer sur Ajouter une ligne afin d’ajouter le deuxième enfant (le doublon).
Vous pourrez ensuite fusionner les deux fiches.
Avertissement
Attention à ne pas fusionner deux fiches distinctes ! Il ne sera pas possible d’annuler la fusion pour retrouver les deux fiches initiales.
Suppression / archivage d’un enfant#
Il faut savoir qu’aucun enfant n’est jamais supprimé. Il y a plusieurs raisons à cela :
Cela permet de garder l’historique du parcours de l’enfant.
Cela permet de pouvoir le réactiver si celui-ci revient plus tard, sans ré-encoder les données.
Si l’enfant ne fait plus parti de l’école, il faut alors l’archiver. Pour ce faire, rendez-vous sur sa fiche, cliquez sur Action puis sur Archiver.
Note
Vous pouvez supprimer définitivement un enfant seulement et seulement si l’enfant ne possède pas de présences.