Les enfants#
Dans le Menu signalétique, vous pouvez gérer les données des enfants, leurs présences, leurs fiches de santé ou encore faire des exports des enfants en fichier xlsx.
Création d’un enfant#
Pour créer un nouvel enfant dans le système, rendez-vous dans le menu Signalétique, puis cliquez sur le sous-menu enfants. En haut à gauche de l’écran, cliquez sur le bouton Créer. Une fiche signalétique vide s’ouvrira alors, que vous pourrez compléter avec les informations de l’enfant.
Les champs en bleu sont les champs obligatoires à compléter pour Sauver la fiche signalétique de l’enfant.
Onglet Informations#
Plusieurs champs sont à remplir afin de compléter les données de l’enfant :
Nom Champ obligatoire
Prénom Champ obligatoire
Date de naissance Champ obligatoire
Numéro national Champ non obligatoire mais indispensable pour les attestations fiscales
Matricule Champ non obligatoire
Autre référence Champ non obligatoire : pour notifier une autre référence interne à votre organisation pour l’utilisation d’un autre logiciel
Implantation scolaire Champ obligatoire
Catégorie tarifaire Champ obligatoire
Niveau Champ obligatoire
Classe Champ non obligatoire
Onglet Parents#
Lors de l’ajout d’un parent à la fiche de l’enfant, vous devez définir ses responsabilités :
Facturable : le parent recevra les factures.
Attestable : le parent recevra les attestations fiscales.
À charge : Le parent chez qui l’enfant est domicilié
QR Code : le numéro de QR Code du parent
Transférer les présences non facturées#
Lorsque des présences pour l’enfant Ne sont pas encore facturées, le bouton rose apparaît.
Celui-ci vous permet de transférer, en une fois TOUTES les présences NON FACTURÉES d’un parent à l’autre. Si vous n’avez pas de présences à facturer, le bouton n’apparaît pas.
Les étapes pour transférer les présences d’un parent à l’autre, sont les suivantes :
Sélectionnez le parent d’origine : Cliquez sur le bouton du parent actuellement lié aux présences. Exemple : si les présences sont associées à Mme Sarah mais doivent être transférées à M. Pierre, cliquez sur le bouton de Mme Sarah.
Choisissez le parent destinataire : Une fenêtre s’ouvre vous permettant de sélectionner le parent vers lequel transférer les présences. Le parent destinataire doit avoir la responsabilité facturable. Si ce n’est pas le cas, il ne sera pas proposé dans la liste.
Un message de confirmation apparaîtra pour valider votre action.
Cas d’utilisation :
Lorsqu’un parent séparé demande de modifier une facture établie,
Lorsqu’une accueillante n’a pas sélectionné le bon parent.
Les règles de facturation et d’attestation.#
Parent A et B non facturable : Toutes les présences seront en erreur. Il vous faut en effet indiquer, au moins, un parent facturable.
Parent A facturable et Parent B non facturable : Toutes les présences seront facturées au Parent A.
Parent A facturable, Parent B facturable et Parent C non facturable :
Les présences du Parent A seront facturées au Parent A.
Les présences du Parent B seront facturées au Parent B.
Les présences du Parent C seront en erreur vu qu’on ne sait pas à qui facturer. Il vous faudra l’indiquer manuellement.
Note
Un minimum d’un parent facturable est requis. Sans cela, vous ne pourrez pas effectuer l’inscription de l’enfant, et le programme ne pourra pas traiter les présences (erreur générée).
Note
Maximum : trois parents facturables peuvent être enregistrés.
Toutes les responsabilités sont reprises dans l’onglet principal Responsabilités présent dans la barre de menu ROSE.
Onglet Commentaire#
Cet espace est libre et vous permet de noter toute information utile concernant l’enfant, selon vos besoins : remarques spécifiques, observations particulières, consignes internes, etc.
Onglet Divers#
Cet espace vous permet de spécifier si l’enfant est défavorisé et s’il peut rentrer seul ou non. Vous retrouvez cette information également dans la Fiche santé de l’enfant.
Suppression / Archivage d’un enfant#
Il faut savoir qu’aucun enfant n’est jamais supprimé. Il y a plusieurs raisons à cela :
Cela permet de garder l’historique du parcours de l’enfant.
Cela permet de pouvoir le réactiver si celui-ci revient plus tard, sans ré-encoder les données.
Si l’enfant ne fait plus partie de l’école, il faut alors l’archiver. Pour ce faire :
rendez-vous sur sa fiche.
cliquez sur Action.
puis sur Archiver.
Note
Vous pouvez supprimer définitivement un enfant seulement et seulement si l’enfant ne possède pas de présences, de factures.
Désarchiver un enfant#
Pour désarchiver un enfant, lorsque vous êtes dans le menu signalétique, sous-menu Enfants nous avons créé un filtre Archivé. En cliquant dessus, vous retrouverez tous les enfants archivés de vos écoles.
En sélectionnant le ou les enfants, le bouton Action apparaîtra, vous pourrez alors sélectionner désarchiver. Cette pratique peut être utilisée pour toutes les options du logiciel iA.AES c’est-à-dire, les activités, les parents, les factures, les fiches d’inscription,…
Transfert du matricule vers le Numéro national#
Pour déplacer une donnée du champ Matricule vers le champ Numéro national, procédez comme suit :
Ouvrez la fiche de l’enfant et cliquez sur Éditer.
Dans le champ Matricule, sélectionnez le numéro puis utilisez le raccourci Ctrl + X (Couper).
Cliquez dans la zone blanche à côté du champ (clic droit de la souris) afin de faire apparaître le champ Numéro national.
Collez la valeur à l’aide du raccourci Ctrl + V dans le champ Numéro national.
Enregistrez vos modifications.
Le matricule est désormais transféré dans le champ adéquat sans avoir à le retaper manuellement. Cette même démarche fonctionne pour transférer un Numéro national vers la case matricule.
Fusionner une fiche enfant#
Cette fonctionnalité permet de regrouper les doublons sur une seule fiche unique. Toutes les données (présences, responsabilités parentales, historique) sont automatiquement consolidées sur la fiche conservée.
Sur la fiche signalétique des enfants, vous retrouverez en haut à gauche, le bouton “fusionner”.
Pour fusionner un enfant, les étapes sont les suivantes :
Sélection de la fiche principale : La fusion doit toujours être initiée depuis la fiche que vous souhaitez garder (celle dont le QR Code restera actif).
1.1 Rendez-vous sur la fiche de l’enfant principale.
1.2 Cliquez sur le bouton Fusionner situé en haut à gauche de l’écran.
Sélectionner les fiches à supprimer : Une fenêtre contextuelle s’ouvre pour vous permettre de lier les doublons.
2.1 Cliquez sur Ajouter une ligne.
2.2 Dans la nouvelle fenêtre, recherchez et sélectionnez la fiche secondaire (celle qui doit être supprimée et dont le QR Code disparaîtra).
Note : Si vous avez plus de deux fiches pour un même enfant (par exemple trois fiches), répétez l’opération “Ajouter une ligne” pour chaque doublon supplémentaire.
Finaliser la fusion : Une fois que tous les doublons sont listés
3.1 Vérifiez une dernière fois les informations sélectionnées.
3.2 Cliquez sur le bouton Fusionner les contacts en bas à gauche.
Avertissement
*Attention : Action irréversible Veillez à ne pas fusionner deux fiches d’enfants distincts par erreur. Il est impossible d’annuler une fusion pour séparer les données une fois l’opération validée.