Les enfants#

Dans le menu signalétique, vous pouvez gérer les données des enfants, leurs présences, leur fiche de santé ou encore faire des exports des enfants en fichier xlsx.

aes2

Création d’un enfant#

Pour créer un nouvel enfant dans le système, rendez-vous dans le menu Signalétiques, puis cliquez sur enfants. En haut à gauche de l’écran, cliquez sur le bouton Créer. Une fiche signalétique vide s’ouvrira alors, que vous pourrez compléter avec les informations de l’enfant.

Les champs en bleu sont les champs obligatoires à compléter pour Sauver la fiche signalétique de l’enfant.

aes2

Onglet Informations#

Plusieurs champs sont à remplir afin de compléter les données de l’enfant :

  • Nom Champ obligatoire

  • Prénom Champ obligatoire

  • Date de naissance Champ obligatoire

  • Numéro national Champ non obligatoir emais indispensable pour les attestations fiscales

  • Matricule Champ non obligatoire

  • Autre référence Champ non obligatoire : pour notifier une autre référence interne à votre organisation pour l’utilisation d’un autre logiciel

  • Implantation scolaire Champ obligatoire

  • Catégorie tarifaire Champ obligatoire

  • Niveau Champ obligatoire

  • Classe Champ non obligatoire

Onglet Parents#

Lors de l’ajout d’un parent à la fiche de l’enfant, vous devez définir ses responsabilités :

  • Facturable : le parent recevra les factures.

  • Attestable : le parent recevra les attestations fiscales.

parent facturable

Les règles de facturation et d’attestation selon les responsabilités#

  • Parent A et B non facturable : Toutes les présences seront en erreurs. Il vous faut en effet indiquer, au moins, un parent facturable.

  • Parent A facturable et Parent B non facturable : Toutes les présences seront facturées au Parent A.

  • Parent A facturable, Parent B facturable et Parent C non facturable :

    • Les présences du Parent A seront facturées au Parent A.

    • Les présences du Parent B seront facturées au Parent B.

    • Les présences du Parent C seront en erreur vu que l’on ne sait pas à qui facturer. Il vous faudra l’indiquer manuellement.

Note

Un minimum d’un parent facturable est requis. Sans cela, vous ne pourrez pas effectuer l’inscription de l’enfant, et le programme ne pourra pas traiter les présences (erreur générée).

Note

Maximum : trois parents facturables peuvent être enregistrés.

Toutes les responsabilités sont reprises dans l’onglet principal Responsabilités présent dans la barre de menu ROSE. responsabilité

Onglet Commentaire#

Cet espace est libre et vous permet de noter toute information utile concernant l’enfant, selon vos besoins : remarques spécifiques, observations particulières, consignes internes, etc.

Onglet Divers#

Cet espace vous permet de spécifier si l’enfant est défavorisé et s’il peut rentrer seul ou non. Vous retrouvez cette information également dans la Fiche santé de l’enfant.

Bouton Fusion#

Ce bouton permet de fusionner deux enfants en doublon.

Pour le faire, il faut se positionner sur la fiche de l’enfant principal (que l’on souhaite garder) sur laquelle on va rajouter les informations du doublon. Le doublon sera supprimé définitivement.

aes4

Cliquer sur Ajouter une ligne afin d’ajouter le deuxième enfant (le doublon).

Vous pourrez ensuite fusionner les deux fiches.

Avertissement

Attention à ne pas fusionner deux fiches distinctes ! Il ne sera pas possible d’annuler la fusion pour retrouver les deux fiches initiales.

Suppression / archivage d’un enfant#

Il faut savoir qu’aucun enfant n’est jamais supprimé. Il y a plusieurs raisons à cela :

  • Cela permet de garder l’historique du parcours de l’enfant.

  • Cela permet de pouvoir le réactiver si celui-ci revient plus tard, sans ré-encoder les données.

Si l’enfant ne fait plus parti de l’école, il faut alors l’archiver. Pour ce faire:

  1. rendez-vous sur sa fiche.

  2. cliquez sur Action.

  3. puis sur Archiver.

Note

Vous pouvez supprimer définitivement un enfant seulement et seulement si l’enfant ne possède pas de présences, de factures.

Désarchiver un enfant#

Pour désarchiver un enfant, lorsque vous êtes dans le Menu signalétique, sous menu Enfants nous avons créé un filtre Archivé. En cliquant dessus, vous retrouverez tous les enfants archivés de vos écoles.

signalétique-désarchiver

En sélectionnant le ou les enfants, le bouton Action apparaîtra, vous pourrez alors sélectionner désarchiver. Cette pratique peut être utilisée pour toutes les options de iA.AES c’est-à-dire, les activités, les parents, les factures, les fiches d’inscription,…