Vérification des journées#
Le logiciel iA.AES vous assiste dans la vérification des présences, vous évitant de contrôler chacune d’elles manuellement.
Ce processus s’exécute automatiquement dès qu’une présence est ajoutée, en se basant sur les activités enregistrées.
Nous vous conseillons de valider vos fiches d’inscription, ainsi que les encodages manuelles pour que l’assistant prenne également en compte ses présences dans son travail.
Note
Toutefois, cet assistant ne corrige pas toutes les erreurs. Il peut être nécessaire d’effectuer certaines vérifications manuellement. Pour ce faire, rendez-vous dans le menu Présences > Vérifier les journées.
Tâche de fond.#
L’option « En tâche de fond » permet de continuer à utiliser le logiciel iA.AES immédiatement, tandis que le programme travaille automatiquement en arrière-plan.
Selon les options sélectionnées, il effectue les réinitialisations et/ou vérifications nécessaires, ce qui peut prendre un certain temps.
Pour suivre l’avancement, rendez-vous dans l’onglet « Journées » et regroupez-les par statut**. Selon l’option choisie, vous pourrez voir l’un des statuts suivants :
Réinitialisation en attente
Vérification en attente
Réinitialisation et vérification en attente
Vous verrez également le nombre de journées encore en traitement. En rafraîchissant la page, ce nombre diminuera au fur et à mesure.
Le programme a terminé son traitement lorsque, en regroupant par statut, vous ne voyez plus apparaître de regroupement en attente.
Période à vérifier#
Vous sélectionnez la période sur laquelle vous souhaitez effectuer les actions.
Action à effectuer#
Vous pouvez effectuer deux types d’action:
la réinitialisation et/ou la vérification
la réinitialisation : Cela signifie que le programme ira dans l’historique des présences pour réinitialiser les données inscrites sans vérifier celle-ci.
Il remettra la journée en état dit neutre.
Si une présence en statut vérifiée est réinitialisée, elle sera après l’action en staut Non Traitée (en bleu) dans votre Menu journée.
Celle-ci ne passera donc pas dans votre facturation.
la vérification : Cela signifie que le programme vérifie la partie présence complétées, sans modifier l’historique d’encodage de la journée.
En cas de modification d’une activité ou d’un prix, il ne prendra donc pas en compte la modification de l’historique.
La vérification et la réinitialisation, utilisé dans 99% des cas : permet de réaliser les deux options.
Le repasse sur l’historique des encodages et valide directement la présence. Lorsque des erreurs sur les activités vous améne à modifier cette dernière (( heure, prix, lieu d’accueil)), vous devez réinitialiser et vérifier toutes vos journées.
la Désactivation des scans en doublon : Un doublon pour le logiciel est : un même enfant, pour le même type de présence, pour le même lieu d’accueil à la même heure.
en sélectionnant cette option, le logiciel désactivera une des deux présences.
Le programme vous montrera les erreurs qu’il n’a pas su corriger de lui-même. Il vous faudra alors le faire manuellement. Ces erreurs apparaîtront en rouge.
Avertissement
Le traitement des données peut parfois prendre du temps en fonction du nombre de présences à vérifier et de la période indiquée. Il est préférable de vérifier par petit paquet pour éviter une surcharge