Gestion des préférences d’envoi

Gestion des préférences d’envoi#

Au démarrage de vos instance, et lors de l’import des données enfants et parents, le logiciel iA.AES note par défaut la préférence d’envoi Par courriel*.

Ce guide vous explique comment modifier en un seul clic le mode de réception des documents (factures, attestations, etc.) pour l’ensemble de vos contacts disposant d’une adresse e-mail.

Vous pouvez ne modifier que l’envoi des factures et garder la préférence des rappels et attestations par courriel.

  1. Accéder au menu parent :

    1. Rendez-vous dans le menu Signalétique.

    2. Sélectionnez le sous-menu Parents.

  2. Afficher et filtrer les contacts avec e-mail : Pour ne modifier que les parents capables de recevoir des documents numériques, suivez ces étapes :

    1. Afficher la colonne e-mail :(optionnel) Cliquez sur les trois petits points (⋮) à droite de la barre d’en-tête et cochez la case Courriel (si elle n’est pas déjà visible).

    2. Filtrer les adresses valides :

    • Cliquez sur l’icône de recherche/filtre.

    • Sélectionnez le champ Courriel.

    • Choisissez la condition “Contient” et saisissez le symbole @.

    • Validez : le logiciel n’affiche plus que les parents ayant une adresse e-mail enregistrée.

      Modifier les préférences d'envoi

  3. Sélectionner l’ensemble des données : Pour appliquer le changement à tout le monde et pas seulement à la première page :

    1. Modifier l’affichage : En haut à droite, cliquez sur le compteur 1–80 / 125 et choisissez d’afficher toutes les données (ou le maximum possible).

    2. Tout sélectionner : Cochez la case de sélection globale en haut à gauche du tableau.

      Attention : Vérifiez bien que le nombre de fiches sélectionnées correspond au total affiché en haut de l’écran.

    Modifier les préférences d'envoi

  4. Modifier la méthode d’envoi : Une fois la sélection effectuée :

    1. Cliquez sur le bouton Action (en haut au centre).

    2. Choisissez l’option “Modifier les méthodes d’envoi des documents”.

    3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez le type de document concerné (par exemple : Factures).

    4. Sélectionnez la méthode souhaitée (ex: Par Email).

    5. Cliquez sur le bouton de confirmation pour valider le changement.

    Modifier les préférences d'envoi

Résultat : La méthode d’envoi est désormais mise à jour instantanément pour tous les parents sélectionnés.

L’historique d’envoi reste inchangé pour vos anciennes factures, mais vos nouveaux facturiers prendront en compte cette nouvelle préférence.