Les rappels#
Configuration des rappels#
Avant de générer les rappels, il est obligatoire de configurer un modèle de rappel.
Chaque modèle de rappel, est lui même constitué de niveaux. Vous pouvez donc distinguer les configurations de rappels en fonction des catégories d’activités. Cette configuration dépendra de votre organisation en interne mais aussi de vos configurations de factures.
Voici quelques exemples :
Facturation globale (tout ensemble)
Contexte : La commune dispose d’ UNE configuration de facture et facture toutes les activités en une seule fois, chaque mois. Le parent reçoit une seule facture qui reprend : les accueils, les repas, les plaines, les stages
Option choisie :
1 configuration de modèle : dans celui-ci 2 niveaux de rappels (Rappel niv 1, rappel niv 2) et une mise en demeure (avant la contrainte non fiscale).
1 contrainte non fiscale pour toutes les catégories d’activités
Facturation séparée par catégorie
Contexte : La commune dispose de 2 configurations de factures et facture :
d’un coté :les ccueils, repas et autres
de l’autre : les plaines et les stages
Le parent reçoit 2 factures par mois.
Option choisie :
2 configurations de modèle
Dans chacune d’entre elles, il y a 2 niveaux de rappels (Rappel niv 1, rappel niv 2) et une mise en demeure ( avant la contrainte non fiscale)
2 contrainte non fiscale: la contrainte est dupliquée à chaque décision collégiale.
Afin de configurer votre ou vos modèle(s) de rappel, dirigez-vous dans le menu Rappels > Configuration des rappels.
Appuyez sur Créer.
La configuration#
Nom de la configuration Champ obligatoire : Donnez un nom à la configuration. Ce nom vous permettra de différencier vos différentes configurations de rappel.
Configurations de facture Champ obligatoire : Choissisez à quelle(s) configuration(s) de facture lier votre configuration de rappel. Une fois que vous indiquez une configuration de facture, les champs en dessous de
Les niveaux de rappel#
les niveaux de rappels sont à remplir dans le modèle de rappel. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez.
Pour ajouter un niveau, cliquez sur le bouton Créer un niveau rappel.
Niveau précédent Champ non obligatoire : Il permet de lier deux niveaux entre eux. De base, le niveau précédent s’indique automatiquement. Vous pouvez néanmoins à tout moment changer les informations de ce champ.
Titre Champ non obligatoire : Titre du document
Position du titre Champ non obligatoire
Texte Champ non obligatoire
Signature Champ non obligatoire : Vous pouvez indiquer plusieurs signatures dans ce tableau.
Position de la signature Champ non obligatoire : Il y a un maximum de 4 signatures sur la même ligne. La 5ème signature ira sur la ligne suivante. Si vous avez plusieurs signatures :
Gauche : les signatures iront de gauche à droite
Centrer : toutes les signatures seront centrées
Droite : les signatures iront de droite à gauche
Dernier niveau avant contrainte non fiscale Champ non obligatoire : Vous devez cocher la case si le niveau en question est le dernier avant la contrainte non fiscale. Sinon, la case reste décochée. Si la case est cochée, vous ne pourrez plus créer de niveau suivant.
Frais Champ obligatoire : Indiquez si le niveau comprend des frais supplémentaire (notamment des frais de recommandé).
Adresses, informations de paiement, informations supplémentaires#
Pour les champs suivants, veuillez vous référer aux données de vous avez introduit dans la/les configuration(s) de facture.
Création de rappels#
Le processus de rappel est indépendant de la facturation ou des plans de paiement.
C’est pourquoi : Si un plan de paiement, sur facture ou sur rappel, n’est pas respecté, vous pouvez annuler le plan de paiement en cliquant sur le bouton en haut à gauche de la fiche du plan de paiement. Vous pouvez ensuite continuer ou commencer un processus de rappel sur les factures ou les rappels comme vous le faites habituellement.
Pour générer les rappels, rendez-vous dans le menu Rappels > Créations de rappels.
Une fenêtre apparaît.
Créer une contrainte non fiscale Champ non obligatoire : Cette case doit être cochée seulement si vous réalisée une contrainte non fiscale. C’est-à-dire le dernier rappel avant le huissier ou tout autre procédure de recouvrement de dettes au sein de votre commune.
Nous prenons donc ici le cas où nous ne cochons pas la case créer une contrainte non fiscale. Nous réalisons donc des rappels de niveau 1, 2,… dit classique.
la Configuration des rappels Champ obligatoire : Choisissez la configuration de rappel à appliquer.
Après avoir indiqué la configuration des rappels, un autre champ apparaît.
Niveau Champ obligatoire : Indiquez le niveau de rappel que vous souhaitez générer.
Après avoir indiqué le niveau, d’autres informations apparaissent.
complétez les données :
Dossier Champ obligatoire : Nom du regroupement des rappels. Exemple : Rappel 1 Janvier - Février 2024 Repas ou Contraintes non fiscales 2024.
Date du rappel Champ obligatoire : Date d’émission du rappel / de la contrainte non fiscale. cette date sera indiqué sur le document.
Date d’échéance Champ obligatoire : Date d’échéance pour le paiement. cette date sera indiquée sur le document.
Frais Champ obligatoire : Indique s’il y a des frais supplémentaires au rappel généré. Par défaut, le programme remplira le champ en fonction de la configuration du niveau (vous pouvez néanmoins changer le montant avant la génération du rappel).
Si le rappel comprend des frais, les frais seront indiqués sur le rappel afin que le parent paie la montant du rappel + le montant des frais.
Lors de la génération du rappel, un facturier de type frais est généré.
De ce fait, au moment du paiement, le programme peut apurer les factures liées au rappel (le montant du rappel) et apurer le montant des frais sur la facture de frais. Vous ne devez pas supprimer la facture de type frais ! Vous ne devez pas envoyer la facture de type frais aux parents ! Les frais sont indiqués sur le rappel.
Tableau Rappel / factures : Ce tableau reprend :
Soit, les Factures : les factures sont accessibles si vous générez un niveau 1. Le programme vous propose par défaut les factures impayées où la date d’échéance de paiement est passée.
Soit, Les rappels : Les rappels sont accessibles à partir de la génération d’un niveau 2. Le programme vous propose par défaut les rappels du niveau inférieur où la date d’échéance de paiement est passée.
Vous devez Ajouter une ligne dans le tableau et sélectionner les factures / rappels sur lesquelles vous souhaitez introduire dans votre processus
Note
Lorsque vous avez cliqué sur ajouter une ligne, pour retrouver plus facilement vos factures ou rappels, n’hésitez pas à vous servir des filtres et regroupements !
N’oubliez pas que par défaut, le programme n’affiche que les 80 premières lignes ! Faites attention à ce que vous sélectionnez.
Une fois les informations remplies, vous pouvez cliquer sur Créer les rappels.
Impression des rappels#
Une fois les rappels vous avez la possibilité de les imprimer.
Vous pouvez vous rendre dans le menu Rappels > Rappels. Vous y retrouverez tous les rappels / contraintes non fiscale généré(e)s regroupé(e)s par dossier.
Effectuez les filtres que vous souhaitez afin de ne prendre que les rappels / contraintes non fiscale qui vous intéresse, pour ensuite les cocher et faire Imprimer - Rappel.
Vous pouvez à tout de moment changer la configuration des rappels afin de modifier votre document.
Envoi par mail#
Le logiciel iA.AES permet d’envoyer les factures directement par e-mail. Pour que l’envoi fonctionne correctement, certaines conditions doivent être respectées :
Vérifier la préférence d’envoi du parent : Dans la fiche signalétique du parent, onglet configuration, la préférence par défaut est définie « par courrier ». Pensez à obtenir l’accord de chaque parent avant d’activer l’envoi par e-mail.
S’assurer de la validité de l’adresse e-mail: L’adresse e-mail doit être correctement renseignée dans le champ « Courriel » de la fiche signalétique du parent.
Configuration de l’e-mail de votre commune :
L’adresse e-mail utilisée pour l’envoi doit être configurée au préalable dans le logiciel iA.AES par un collaborateur iMio. Vous devrez donc contacter l’équipe iMio pour que votre instance soit prête à envoyer des mails.
Notre adresse imio doit être présente dans le nom de domaine de votre adresse mail
Vous pourrez ensuite sélectionner les factures à envoyer et faire Action - Envoyer par mail
Une fenêtre apparait
Si vous voulez envoyer le mail directement (si tout est configuré !), vous pouvez cliquer sur Envoyer
Modifier le modèle de mail#
Pour modifier votre texte et sujet de mail, cliquez sur le petit carré avec une flèche à droit du champ Utiliser ce modèle de mail.
Note
Indiquer un texte générique pour ne pas changer le texte à chaque facturation
Avertissement
Ne modifiez QUE le sujet et le texte !
Note
La facture est déjà en pièce jointe par défaut (si la configuration par le contact d’iMio a été faite)
Si vous sélectionnez les rappels et que vous cliquez sur Action - Envoyer par mail, les rappels seront envoyés par mail à condition que la configuration ait bien été faite auparavant. N’hésitez pas à vous référez à la documentation de l’envoi des factures par mail.
Note
Regroupez par Mode d’envoi des rappels avant d’envoyer par mail.
Suppression des rappels#
Le programme vous permet de supprimer des rappels, mais cette action comporte plusieurs risques importants :
Précautions concernant la suppression des rappels.
Rejet des paiements : Si vous annulez un rappel déjà envoyé, le système rejettera automatiquement toute communication structurée liée à celui-ci lors d’un paiement futur.
Impact comptable : Veuillez consulter votre service comptabilité concernant les droits constatés générés par vos facturiers de frais, car la suppression peut impacter la cohérence des écritures.
Confusion des parents : L’envoi successif de plusieurs rappels (par exemple, deux rappels de niveau 1) avec des montants différents risque de créer une confusion majeure chez les destinataires.
Plans d’apurement : La suppression annule les rappels et contraintes liés à un plan d’apurement. Le document officiellement signé avec les parents deviendra alors caduc et la procédure devra être recommencée.