Les rappels#
Avant de générer les rappels, il est obligatoire de configurer un modèle de rappel.
Chaque modèle de rappel est lui-même constitué de niveaux. Vous pouvez donc distinguer les configurations de rappels en fonction des catégories d’activités. Cette configuration dépendra de votre organisation en interne mais aussi de vos configurations de factures.
Voici quelques exemples :
Facturation globale (tout ensemble)
Contexte : La commune dispose d’UNE configuration de facture et facture toutes les activités en une seule fois, chaque mois. Le parent reçoit une seule facture qui reprend : les accueils, les repas, les plaines, les stages
Option choisie :
1 configuration de modèle : dans celui-ci 2 niveaux de rappels (Rappel niv 1, rappel niv 2) et une mise en demeure (avant la contrainte non fiscale).
1 contrainte non fiscale pour toutes les catégories d’activités
Facturation séparée par catégorie
Contexte : La commune dispose de 2 configurations de factures et facture :
d’un côté : les accueils, repas et autres
de l’autre : les plaines et les stages
Le parent reçoit 2 factures par mois.
Option choisie :
2 configurations de modèle rappel
Dans chacune d’entre elles, il y a 2 niveaux de rappels (Rappel niv 1, rappel niv 2) et une mise en demeure ( avant la contrainte non fiscale)
2 contraintes non fiscales : la contrainte est dupliquée à chaque décision collégiale.
Avertissement
Depuis juin 2026, Les rappels générés conservent une copie de leur PDF au moment de leur création. Toute modification ultérieure de la configuration ou des niveaux ne s’applique pas automatiquement aux rappels existants.
Selon la date de création du rappel, le comportement est différent :
Rappels créés depuis juin 2026 : le PDF est enregistré automatiquement. Si vous modifiez votre configuration après coup, utilisez l’option Actualiser pour mettre à jour le rappel existant.
Rappels créés avant juin 2026 : le logiciel iA.AES ne générait pas de PDF à l’époque. Ces rappels n’ont donc aucun fichier enregistré. Pour un meilleur suivi, générez-les une première fois afin de créer leur PDF. Faites-le avant de modifier votre configuration, afin de garder une trace fidèle du document original.
Créer la configuration des rappels#
Afin de configurer votre ou vos modèle(s) de rappel, dirigez-vous dans le menu Rappels > Configuration des rappels.
Appuyez sur Créer.
Vous arrivez dans le visuel suivant qui comprend 4 parties.
La configuration#
Nom de la configuration Champ obligatoire : Donnez un nom à la configuration. Ce nom vous permettra de différencier vos différentes configurations de rappel.
Configurations de facture Champ obligatoire : Sélectionnez la ou les configurations de factures à associer à cette configuration de rappel. Le champ En-tête apparaîtra. Ce champ ainsi que le champ Adresse et Informations de paiement se remplissent automatiquement selon la première configuration de factures sélectionnée.
Note
Vous pouvez regrouper plusieurs configurations de factures dans une même configuration de rappel.
En-tête#
Lorsque vous sélectionnez une ou plusieurs configurations de factures, le logiciel iA.AES affiche cette section et pré-remplit automatiquement les champs de l’en-tête à partir de la première configuration sélectionnée. Vous pouvez modifier ces valeurs à tout moment.
Logo Champ facultatif : logo affiché en en-tête du rappel. Par défaut, le logo de la configuration de factures associée est utilisé.
Intitulé Champ facultatif : intitulé affiché sous le logo.
Hauteur de l’intitulé Champ facultatif : hauteur réservée à l’intitulé dans la mise en page.
Localisation Champ facultatif : adresse de votre administration communale.
Les options suivantes permettent d’affiner la mise en page du rappel :
Détails des factures en rappel sur la 2ème page : par défaut, le tableau récapitulatif des factures en rappel (période, numéro, échéance, montant, perçu, non-valeur et solde) s’affiche en première page. Activez cette option pour le déplacer en deuxième page et libérer de l’espace pour les textes et la signature.
Justifier le texte Champ facultatif : aligne le corps de texte sur toute la largeur du document, pour un rendu plus soigné à l’impression.
Afficher la colonne catégorie concernant les factures en rappel Champ facultatif : ajoute une colonne indiquant la catégorie d’activité dans le tableau récapitulatif.
Afficher l’identifiant de l’implantation scolaire Champ facultatif : affiche l’école de l’enfant en haut à droite du rappel.
Adresses, informations de paiement#
Lorsque vous sélectionnez une ou plusieurs configurations de factures, le logiciel iA.AES pré-remplit automatiquement les champs des adresses et informations de paiement à partir de la première configuration sélectionnée. Vous pouvez modifier ces valeurs à tout moment.
Créer les niveaux de rappel#
Les niveaux de rappels sont à remplir dans le modèle de rappel. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez.
Pour ajouter un niveau, cliquez sur le bouton Créer un niveau rappel.
Le formulaire du niveau comprend les champs suivants.
Niveau précédent Champ obligatoire : Il permet de lier deux niveaux entre eux. De base, le niveau précédent s’indique automatiquement. Vous pouvez néanmoins à tout moment changer les informations de ce champ.
Titre Champ optionnel : Titre du document, visible sur le PDF.
Position du titre Champ optionnel : Gauche ou Centré.
Texte Champ optionnel : Corps de texte. Cet espace vous permet de rédiger le message principal qui figurera sur le rappel des parents. Il s’agit d’un texte générique appliqué automatiquement à l’ensemble des rappels émanant des configurations de factures sélectionnées.
Signature Champ optionnel : Vous pouvez indiquer plusieurs signatures dans ce tableau.
Position de la signature Champ optionnel : Il y a un maximum de 4 signatures sur la même ligne. La 5ème signature ira sur la ligne suivante. Si vous avez plusieurs signatures :
Gauche : les signatures iront de gauche à droite.
Centré : toutes les signatures seront centrées.
Droite : les signatures iront de droite à gauche.
Informations supplémentaires Champ optionnel :
Texte avant signature : Cet espace vous permet de rédiger le message qui figurera avant la signature. Il s’agit d’un texte générique appliqué automatiquement à l’ensemble des rappels créés dans ce niveau.
Dernier niveau avant contrainte non fiscale : Cochez cette case si le niveau en question est le dernier avant la contrainte non fiscale. Si la case est cochée, vous ne pourrez plus créer de niveau suivant.
Détail Champ obligatoire : Indiquez si le niveau comprend des frais supplémentaires (notamment des frais de recommandé). Un facturier de frais sera alors créé lors de la création des rappels comprenant des frais.
Aperçu#
Vous pouvez tester vos modèles de rappel depuis le menu Configuration de rappel en ouvrant votre configuration et en utilisant l’onglet Aperçu.
Modifier la configuration des rappels#
Avertissement
Depuis juin 2026, chaque rappel conserve une copie de son PDF au moment où il a été généré. Le PDF est figé à l’instant de sa création : il conserve le texte, les données et la mise en page tels qu’ils étaient au moment de la génération. Si vous modifiez votre configuration par la suite, les rappels déjà générés ne sont pas mis à jour automatiquement. Pour appliquer vos modifications à un rappel existant, régénérez-le en choisissant l’option Actualiser.
Si un rappel ne contient pas de PDF, c’est qu’il a été créé avant juin 2026, avec l’ancien système qui ne générait pas de PDF. Dans ce cas, générez-le une première fois pour créer et enregistrer son PDF. Faites-le avant de modifier votre configuration, afin de conserver une trace fidèle du document original.
Modifier votre configuration#
Ouvrez votre configuration depuis le menu Rappels > Configuration des rappels.
Cliquez sur le bouton Éditer en haut à gauche.
Apportez vos modifications.
Cliquez sur Sauver pour enregistrer.
Vos modifications s’appliqueront aux prochains rappels générés.
Conséquences sur les rappels déjà existants#
Chaque configuration de rappel est indépendante. Si vous créez une nouvelle configuration, les rappels déjà en cours dans l’ancienne continuent leur chemin dans celle-ci et ne basculent pas dans la nouvelle.
Pensez à la configuration de rappel comme à un classeur de suivi. Une fois qu’un rappel est ouvert dans un classeur, il y reste jusqu’à la fin de la procédure, soit jusqu’au dernier niveau. Créer un nouveau classeur n’y change rien.
Par exemple, un rappel de niveau 2 créé dans la configuration 2025 ne peut pas passer en niveau 3 via une configuration 2026 : il doit terminer sa procédure dans la configuration 2025.
Modifier le niveau des rappels#
Depuis juin 2026, chaque rappel conserve une copie de son PDF au moment où il a été généré. Vous pouvez le voir directement dans la fiche du rappel.
Le PDF est figé à l’instant de sa création : il conserve le texte, les données et la mise en page tels qu’ils étaient au moment de la génération. Si vous modifiez vos niveaux par la suite, les rappels déjà générés ne sont pas mis à jour automatiquement. Pour appliquer vos modifications à un rappel existant, régénérez-le en choisissant l’option Actualiser.
Si un rappel ne contient pas de PDF, c’est qu’il a été créé avant juin 2026, avec l’ancien système qui ne générait pas de PDF. Dans ce cas, générez-le une première fois pour créer et enregistrer son PDF. Faites-le avant de modifier vos niveaux, afin de conserver une trace fidèle du document original.
Création de rappels#
Le processus de rappel est indépendant de la facturation et des plans de paiement. Certaines factures peuvent ne pas apparaître dans le processus de rappel selon leur statut :
Factures incluses dans un plan de paiement actif : elles ne sont pas proposées dans le processus de rappel. Si le plan n’est pas respecté, annulez-le en cliquant sur le bouton Annuler en haut à gauche de la fiche du plan de paiement. Vous pouvez ensuite relancer le processus de rappel sur les factures ou les rappels concernés.
Factures en statut “Bloqué” : débloquez-les avant de lancer le processus de rappel.
Factures en statut “Huissier” : si vous avez coché ce statut vous-même, décochez-le pour que la facture soit à nouveau prise en compte.
Note
Une configuration de rappel regroupe une ou plusieurs configurations de factures, elles-mêmes liées à des catégories d’activité. Si des configurations de rappel distinctes existent (par exemple une pour les factures AES, une autre pour les factures Repas), leurs rappels restent indépendants et ne sont jamais regroupés sur un même document (voir la section « Conséquences sur les rappels déjà existants » plus haut dans cette page). Un parent dont les factures relèvent de plusieurs configurations de rappel reçoit donc un document distinct par configuration, même si les rappels sont générés le même jour.
Créer le premier niveau de rappel#
Pour créer les rappels, rendez-vous dans le menu Rappels > Créations de rappels.
La fenêtre suivante apparaît.
Sélectionnez la Configuration des rappels à appliquer.
Sélectionnez le Niveau de rappel à générer.
Complétez les champs suivants :
Dossier Champ obligatoire : Nom du regroupement des rappels. Exemple : Rappel 1 Janvier - Février 2024 Repas ou Contraintes non fiscales 2024. Ce champ sert uniquement au classement et au suivi de vos rappels : il ne filtre pas automatiquement les propositions du tableau, retrouvez vos dossiers via le filtre/regroupement Dossier.
Date du rappel Champ obligatoire : Date d’émission du rappel ou de la contrainte non fiscale. Cette date sera indiquée sur le document.
Date d’échéance Champ obligatoire : Date limite de paiement. Cette date sera indiquée sur le document.
Frais Champ optionnel : Indique s’il y a des frais supplémentaires. Par défaut, ce champ est prérempli selon la configuration du niveau. Vous pouvez modifier le montant avant la génération.
Note
Si le rappel comprend des frais, le montant total (rappel + frais) est indiqué sur le document envoyé au parent. Un facturier de type frais est généré automatiquement lors de la création du rappel, ce qui permet au programme d’apurer séparément le montant du rappel et le montant des frais au moment du paiement.
Ne supprimez pas et n’envoyez pas la facture de type frais aux parents : les frais sont déjà inclus dans le rappel.
Dans le Tableau factures, cliquez sur Ajouter une ligne et sélectionnez les factures à inclure dans le processus. Par défaut, le logiciel iA.AES propose toutes les factures échues impayées.
Pour affiner votre sélection, utilisez les filtres et regroupements. Par exemple :
Regrouper par Date d’échéance pour traiter les rappels par période.
Filtrer sur Solde > 20 € par facture pour ne rappeler qu’à partir d’un certain montant.
Regrouper par Parent pour identifier les parents dont le solde cumulé dépasse un seuil, puis les sélectionner manuellement.
Avertissement
Par défaut, le logiciel iA.AES n’affiche que les 80 premières lignes. Vérifiez que votre sélection est complète avant de continuer.
Cliquez sur Créer les rappels.
Les rappels générés s’affichent. Sélectionnez-les, puis cliquez sur Action pour générer le PDF à imprimer ou envoyer par mail.
Créer les niveaux suivants de rappel#
Les étapes 1 à 3 sont identiques à la création d’un rappel de niveau 1, voir ci-dessus.
La différence se situe à l’étape 4 : au lieu de sélectionner des factures, vous sélectionnez des rappels du niveau précédent.
Dans le Tableau Rappel, cliquez sur Ajouter une ligne. Le logiciel iA.AES propose par défaut tous les rappels du niveau précédent dont la date d’échéance est dépassée et qui n’ont pas encore été payés.
Pour affiner votre sélection, utilisez les filtres et regroupements. Par exemple :
Regrouper par Date d’échéance pour traiter les rappels par période.
Regrouper par Dossier pour faire passer un dossier existant au niveau suivant.
Note
Les rappels inclus dans un plan de paiement actif ou en statut “Bloqué” ne sont pas proposés dans la liste. En dehors de ces exclusions, la liste reprend tous les rappels éligibles du niveau précédent, tous dossiers confondus : c’est à vous de filtrer/regrouper par Dossier pour ne sélectionner que ceux du dossier à faire monter de niveau.
Cliquez sur Créer les rappels.
Les rappels générés s’affichent. Sélectionnez-les, puis cliquez sur Action pour générer le PDF à imprimer ou envoyer par mail.
Impression des rappels#
Procédure d’impression#
L’impression des rappels peut se faire depuis plusieurs menus, mais la procédure reste identique.
Les étapes :
Rendez-vous dans le menu voulu.
Réalisez les filtres et regroupements nécessaires.
Sélectionnez les rappels concernés.
Cliquez sur le bouton Action.
Cliquez sur « Générer le PDF à imprimer ».
Une fenêtre de paramétrage s’ouvre.
Choisissez le format de téléchargement.
appuyer sur Générer en bas à gauche.
Format de téléchargement#
Deux options sont disponibles :
1 fichier PDF par rappel :
Le logiciel crée un fichier PDF distinct pour chaque rappel.
L’ensemble est regroupé dans un fichier ZIP.
Tous les rappels dans un seul PDF :
Tous les rappels sont regroupés dans un seul document, les uns à la suite des autres.
Un fichier ZIP est généré, contenant un unique fichier PDF.
Le document peut contenir jusqu’à environ 750 rappels (selon votre configuration).
Vous recevrez un e-mail avec un lien permettant de télécharger le fichier.
Menus depuis lesquels l’impression est possible#
La procédure décrite ci-dessus s’applique dans les menus suivants :
Menu Rappels#
Vous pouvez vous rendre dans le menu Rappels > Rappels. Vous y retrouverez tous les rappels / contraintes non fiscales généré(e)s regroupé(e)s par dossier.
Par défaut, le logiciel iA.AES affiche le dernier niveau de chaque dossier.
Filtrez les rappels ou contraintes non fiscales souhaités, cochez-les, puis sélectionnez Action > Générer le PDF à imprimer.
Depuis la fiche signalétique du parent#
Dans la fiche signalétique du parent, Raccourcis Rappel, vous trouverez un tableau récapitulatif des rappels liés au parent.
Vous pouvez y appliquer la même procédure d’impression.
Imprimer un rappel individuel#
Lorsque vous ouvrez un rappel, vous pouvez l’imprimer individuellement.
Si aucun PDF n’est disponible, cela signifie que le rappel a été créé avec l’ancien système. Dans ce cas, vous devez d’abord générer le rappel pour créer son fichier PDF et l’enregistrer de manière définitive dans le logiciel iA.AES.
Envoi par mail#
Le logiciel iA.AES permet d’envoyer les rappels directement par e-mail. Pour que l’envoi fonctionne correctement, certaines conditions doivent être respectées :
Vérifier la préférence d’envoi du parent : Dans la fiche signalétique du parent, onglet configuration, la préférence par défaut est définie « par courrier ». Pensez à obtenir l’accord de chaque parent avant d’activer l’envoi par e-mail.
S’assurer de la validité de l’adresse e-mail: L’adresse e-mail doit être correctement renseignée dans le champ « Courriel » de la fiche signalétique du parent.
Configuration de l’e-mail de votre commune :
L’adresse e-mail utilisée pour l’envoi doit être configurée au préalable dans le logiciel iA.AES par un collaborateur iMio. Vous devrez donc contacter l’équipe iMio pour que votre instance soit prête à envoyer des mails.
Notre adresse imio doit être présente dans le nom de domaine de votre adresse mail
Sélectionnez les rappels à envoyer, puis cliquez sur Action > Envoyer par mail.
Une fenêtre apparaît.
Pour envoyer le mail directement (si tout est configuré !), cliquez sur Envoyer.
Pour envoyer le mail directement (si tout est configuré !), cliquez sur Envoyer.
Note
Le logiciel iA.AES envoie les e-mails par paquets de 500 mails toutes les 10 minutes. Vous pouvez sélectionner autant de rappels que vous le souhaitez : l’envoi se fait automatiquement en plusieurs vagues jusqu’à épuisement de la liste. Une notification vous confirme la fin de l’opération.
Si vous tentez d’effectuer à nouveau le même envoi ( avec les mêmes données), un message d’alerte s’affichera à l’écran.
Trouver la preuve d’envoi#
Vous trouverez la preuve d’envoi directement au sein du rappel : il vous suffit de faire défiler la page jusqu’en bas pour consulter l’historique des messages. Cela vous permet de confirmer que l’envoi a bien été effectué.
Modifier le modèle de mail#
Pour modifier votre texte et sujet de mail, cliquez sur le petit carré avec une flèche à droite du champ Utiliser ce modèle de mail.
Note
Indiquez un texte générique pour ne pas avoir à le modifier à chaque envoi.
Avertissement
Ne modifiez QUE le sujet et le texte !
Note
La facture est déjà en pièce jointe par défaut (si la configuration par le contact d’iMio a été faite)
Si vous sélectionnez les rappels et que vous cliquez sur Action - Envoyer par mail, les rappels seront envoyés par mail à condition que la configuration ait bien été faite auparavant. N’hésitez pas à vous référer à la documentation de l’envoi des factures par mail.
Note
Regroupez par Mode d’envoi des rappels avant d’envoyer par mail.
Suppression des rappels#
La suppression d’un rappel suit un ordre strict : vous ne pouvez supprimer un niveau que si tous les niveaux supérieurs ont déjà été supprimés.
Exemple : pour supprimer un rappel de niveau 2, vous devez d’abord supprimer le niveau 3. Si une contrainte non fiscale existe, supprimez-la en premier, puis le niveau 3, puis le niveau 2.
Le programme vous permet de supprimer des rappels, mais cette action comporte plusieurs risques importants :
Rejet des paiements : Si vous annulez un rappel déjà envoyé, le système rejettera automatiquement toute communication structurée liée à celui-ci lors d’un paiement futur.
Impact comptable : Veuillez consulter votre service comptabilité concernant les droits constatés générés par vos facturiers de frais, car la suppression peut impacter la cohérence des écritures.
Confusion des parents : L’envoi successif de plusieurs rappels (par exemple, deux rappels de niveau 1) avec des montants différents risque de créer une confusion majeure chez les destinataires.
Plans d’apurement : La suppression annule les rappels et contraintes liés à un plan d’apurement. Le document officiellement signé avec les parents deviendra alors caduc et la procédure devra être recommencée.
Actualiser les rappels envoyés#
Si vous avez modifié votre configuration après avoir généré des rappels (par exemple, suite à un changement d’adresse d’un parent ou à une correction de texte), vous pouvez régénérer les PDF existants sans recréer les rappels.
Effectuez les filtres souhaités pour ne sélectionner que les rappels concernés.
Sélectionnez-les.
Cliquez sur Action.
Cliquez sur Générer le PDF à imprimer. Une fenêtre de paramétrage s’ouvre.
Choisissez le format de téléchargement.
Cochez l’option Actualiser le PDF.
Cliquez sur Générer.
Le PDF existant sera remplacé par la nouvelle version.
