Configuration des factures#
Avant de générer les factures, il vous faut configurer le document qui sera envoyé aux parents.
Cette configuration de document peut être appliquée à une ou plusieurs catégories d’activités.
Vous pouvez, de ce fait, effectuer un modèle différent par catégorie d’activité ou un modèle commun pour toutes les catégories d’activité.
Si vous utilisez le logiciel Onyx, il faut tout de même créer un modèle où vous allez spécifier le logiciel de facturation.
Note
Vous pouvez en cliquant ici visionner la vidéo de présentation
Configuration du modèle de facture#
Cette configuration se trouve dans le menu Facturation > Configuration des factures.
Appuyez sur le bouton Créer. Vous pouvez y compléter plusieurs informations :
Configuration#
Nom de la configuration Champ obligatoire : Le nom de la configuration vous permettra de la reconnaître quand il vous faudra l’appliquer sur une catégorie d’activité ou lors de la facturation. Reprendre les noms des catégories d’activités auxquelles vous voulez appliquer cette configuration est une bonne pratique.
Logiciel de facturation Champ obligatoire : Il faut choisir en Onyx et AES. Si vous utilisez Onyx, les autres champs disparaissent, étant donné que le modèle de facture se génère dans le programme d’Onyx.
En-tête#
Logo Champ facultatif : Le logo du service organisateur ou de l’administration. La taille maximal est de 250 pixels de large pour 150 pixels de haut. Si l’image insérée est plus grande, elle sera redimensionnée.
Intitulé Champ facultatif : Un court texte situé à droite du logo.
Hauteur de l’intitulé Champ facultatif : L’intitulé peut être aligné avec le haut du logo, avec le bas du logo, ou centré sur la hauteur du logo.
Localisation Champ obligatoire : Celle-ci s’affichera accompagnée de la date en haut à droite de la facture.
Afficher l’identifiant de l’implantation scolaire : Champ facultatif : Affiche l’implantation scolaire sous la forme d’un nombre en haut à droite de la facture, pour faciliter le tri et la distribution des factures dans les écoles. Ce nombre se trouve dans le logiciel iA.AES dans le menu Données iA.AES > Implantations scolaires dans la colonne ID.
Afficher le niveau de l’enfant Champ facultatif : Affiche le niveau de l’enfant sous forme du code du niveau en haut à droite de la facture, pour faciliter le tri et la distribution des factures dans les écoles. Ce code se trouve dans le menu Données iA.AES > Niveaux dans la colonne Code.
Adresses#
Adresse de l’organisme émetteur Champ facultatif : Adresse de l’administration communale ou du service.
Corps de la facture#
Corps de texte Champ facultatif
Cet espace vous permet de rédiger le message principal qui figurera sur la facture des parents. Il s’agit d’un texte générique appliqué automatiquement à l’ensemble des factures émanant des catégories d’activités sélectionnées.
Calendrier#
Il s’agit du calendrier que vous avez configuré dans vos catégories d’activités (Menu Activités > sous-menu Catégorie d’activité > onglet facturation). Celui-ci vous proposera une vue par mois des activités auxquels l’enfant a participé.
Pour plus de détails, veuillez vous référer à notre documentation dédiée aux catégories d’activité
Exemple :
Afficher le calendrier sur la 2e page Champ facultatif : Vous avez la possibilité d’afficher ce tableau en deuxième page au lieu de la première qui est mise par défaut.
Conseil de mise en page : Pour une lisibilité optimale, nous préconisons de placer les calendriers et tableaux sur la deuxième page. Cette organisation permet de maintenir l’intégralité de vos textes (avant et après signature) sur la première page.
Tableau par enfant par activité#
Afficher le tableau parent enfant par activité Champ facultatif : Ce tableau affiche une ligne par enfant par activité et affiche le nombre de jours de présence.
Afficher le nombre de période Champ facultatif (ne s’affiche que si vous pré-sélectionné Afficher le tableau parent enfant par activité). Cette notion dépend directement de la configuration de vos prix. Elle correspond au nombre de périodes facturées pour une présence.
Exemples :
Votre commune applique un tarif de 0,50 € par période de 30 minutes, entre 07h00 et 09h00. Dans le menu Activités > Liste des prix, au niveau du prix concerné (onglet Prix), la durée d’une période est configurée à 30 minutes.
Si l’enfant arrive à 07h30, la facturation couvrira la période de 07h30 à 09h00, soit 3 périodes.Vous appliquez un prix fixe de 50 € pour l’activité, indépendamment du temps passé. Dans ce cas, la facturation correspond à 1 seule période.
Afficher le tableau par enfant par activtié sur la 2ème page Champ facultatif
Conseil de mise en page : Pour une lisibilité optimale, nous préconisons de placer les calendriers et tableaux sur la deuxième page. Cette organisation permet de maintenir l’intégralité de vos textes (avant et après signature) sur la première page.
Informations de paiement#
Numéro de compte Champ obligatoire
Numéro BIC Champ obligatoire
Communication structurée utilisée Champ obligatoire : Vous permet de choisir la communication structurée à afficher sur la facture.
Facture : Chaque document a sa propre communication structurée.
Pré-paiement : Chaque document a la même communication structurée. Cela permet aux parents de l’utiliser quand il le souhaite. Attention : s’il y a des factures impayées, cela apure de la plus ancienne à la plus récente.
Type de facture par défaut#
Le logiciel permet de configurer le format de vos factures selon vos besoins, comme dernier éléments sur la facture, après votre signature, sur la deuxième page :
Format standard : affiche uniquement l’essentiel, sans le tableau de détail.
Format détaillé : inclut un tableau exhaustif présentant une ligne par activité et par jour, sur la deuxième page de votre facture.
Informations supplémentaires#
Texte avant signature Champ facultatif : Ce texte sera affiché entre les informations de paiements et la signature.
Gestion automatique des sauts de page : Si le volume de vos calendriers, tableaux ou textes avant et après signature est trop important, la zone de signature et les mentions “texte avant signature” seront automatiquement reportées sur la deuxième page.
Signature#
Responsable signataire Champ facultatif : Personne ou service responsable de la facturation.
Poste occupé Champ facultatif : Poste occupé par le responsable signataire.
Signature Champ facultatif : Scan de la signature sous la forme d’un fichier image. La taille maximal est de 800 pixels de large pour 500 pixels de haut. Si l’image insérée est plus grande, elle sera redimensionnée.
Position de la signature Champ facultatif : Le responsable signataire, le poste occupé et la signature peuvent être positionnés à gauche, à droite ou centré.
Gestion automatique des sauts de page : Si le volume de vos calendriers, tableaux ou textes avant et après signature est trop important, la zone de signature et les mentions “texte avant signature” seront automatiquement reportées sur la deuxième page.
Factures échues#
Afficher les factures échues Champ facultatif : Affiche les factures en attente de paiement de la part du parent.
Texte pour les factures échues Champ facultatif : Texte avant le tableau des factures échues. Ce champ apparaît si la case Afficher les factures échues est cochée.
Afficher les factures en rappel Champ facultatif : Possibilité de prendre les factures en rappel dans le tableau des factures échues. Ce champ apparaît si la case Afficher les factures échues est cochée.
Réglement#
Règlement Champ facultatif : Image reprenant le règlement des catégories d’activités facturées. (Format .png ou .jpg)
Note
Astuce : Pour économiser une page par facture, il est aussi possible d’ajouter le règlement sur votre site internet. Vous pouvez y mettre le lien dans le champ Texte avant signature.
Modèle de facture avec légende#
Pour visualiser le rendu:
Vous pouvez consulter le document Word joint
ou utiliser l’onglet Aperçu dans la configuration des factures. Cliquez sur Générer une facture test pour valider le résultat avant d’enregistrer vos modifications
Catégories d’activités#
Pour appliquer une configuration à une catégorie d’activité, allez dans Activités > Catégories d’activités > sélectionnez la catégorie d’activité que vous souhaitez et dirigez-vous vers l’onglet Facturation.
Ensuite, sélectionnez la configuration de facture dans le champ Configuration des factures.
Vous avez également dans cet onglet, un champ Affichage du calendrier des présences. Vous pouvez y insérer :
des croix
des minutes
des périodes
ne pas afficher ce calendrier pour cette catégorier d’activité
Cette configuration est demandée par catégorie d’activité. Donc si vous avez un modèle de facture commun à toute les catégories d’activité, vous pouvez tout de même différencier la configuration du calendrier par catégorie d’activité.
Activités#
Dans les fiches des activités, via le menu Activités > Activités, vous pouvez y définir un nom visible sur la facture afin de choisir le nom des activités sur la facture.
Sur la fiche de l’activité, dirigez-vous vers l’onglet Finance.
