La configuration des factures#
La configuration du modèle de facture a été repensée pour être centralisée au niveau du menu Facturation. Le menu Facturation contient un onglet “Configuration des factures”. Une configuration de facture va définir quels seront les éléments constitutifs de la facture qui sera envoyée aux parents. Cette configuration peut être appliquée à une ou plusieurs catégories d’activités.
Quelques éléments échappent à cette configuration, quand ils ne peuvent pas être généralisés pour toutes les catégories d’activités. C’est en particulier le cas du calendrier.
L’affichage du calendrier des présences peut être réalisé par catégorie d’activités. Dans ce cas, il faudra aller dans chacune des catégories d’activités pour préciser l’option préférée. Une même facture peut donc, en fonction des catégories d’activités et des présences des enfants concernés, afficher un calendrier dont le contenu sera affiché différemment, ou pas affiché du tout.
Toujours pour le calendrier, les activités sont regroupées par leur “Nom visible sur la facture”. Cette option se situe au niveau des activités.
La configuration en détails#
Cliquez pour dérouler.
Configuration#
Nom de la configuration
Le nom de la configuration vous permettra de la reconnaître quand il vous faudra l’appliquer sur une catégorie d’activité ou lors de la facturation. Reprendre les noms des catégories d’activités auxquelles vous voulez appliquer cette configuration est une bonne idée.
Par exemple : Plaines et Stages
En-tête#
Logo
Le logo du service organisateur ou de l’administration. La taille maximal est de 250 pixels de large pour 150 pixels de haut. Si l’image insérée est plus grande, elle sera redimensionnée.
Intitulé
L’intitulé est un court texte situé à droite du logo.
Par exemple : Administration de Belleville
Hauteur de l’intitulé
L’intitulé peut être aligné avec le haut du logo, avec le bas du logo, ou centré sur la hauteur du logo.
Localisation
La localisation de la facture s’affichera accompagnée de la date en haut à droite de la facture.
Par exemple : Belleville
Afficher l’identifiant de l’implantation scolaire
Affiche l’implantation scolaire sous la forme d’un entier numérique en haut à droite de la facture, pour faciliter le tri et la distribution des factures dans les écoles.
Adresses#
Adresses
Adresse de l’administration communale ou du service.
Par exemple :
Service d’Accueil Extrascolaire
Rue des Noisetiers, 1
4321 Belleville
Corps de la facture#
Corps de texte
Corps de texte de la facture.
Par exemple :
Chers parents,
Nous vous prions de trouver ci-dessous la facture reprenant le détail des frais relatifs à la garde de votre (vos)
enfant(s) pour les stages et les plaines de vacances.
Calendrier#
Calendrier
Comme le calendrier peut être configuré par catégorie d’activité, il faut aller dans Activités > Catégories d’activités > sélectionnez la catégorie d’activité > onglet Facturation.
Tableau par enfant par activité#
Ce tableau affiche une ligne par enfant par activité et affiche le nombre de jours de présence.
Afficher le tableau par enfant par activité
Ce tableau peut ne pas être affiché.
Afficher le nombre de périodes
Une colone comprenant le nombre de périodes de présences peut être ajoutée à ce tableau.
Informations de paiement#
Numéro de compte
Indique le numéro de compte sur lequel les parents seront invités à verser l’argent.
Numéro BIC
Indique le numéro BIC de votre banque pour les parents ayant un compte à l’étranger.
Communication structurée utilisée
Permet de demander au parent soit d’utiliser la communication structurée propre à la facture, soit celle liée à son prépaiement. Cela a une incidence lors de la réconciliation.
Informations supplémentaires#
Texte avant signature
Ce texte sera affiché entre les informations de paiements et la signature.
Signature#
Responsable signataire
Personne ou service responsable des catégories d’activités liées.
Poste occupé
Poste occupé par le responsable signataire.
Signature
Scan de la signature sous la forme d’un fichier image. La taille maximal est de 800 pixels de large pour 500 pixels de haut. Si l’image insérée est plus grande, elle sera redimensionnée.
Position de la signature
Le responsable signataire, le poste occupé et la signature peuvent être positionnés à gauche, à droite, ou centré.
Factures échues#
Les factures échues sont les factures arrivées à échéances du parent. Elles sont accompagnées d’un texte rappelant le montant total des impayés.
Afficher les factures échues
Il est possible d’afficher ou de ne pas afficher les factures échues.
Texte pour les factures échues
Ce texte précédera le tableau listant les factures échues.
Règlement#
Règlement
Image reprenant le règlement des catégories d’activités facturées.
Pour économiser une page par facture, il est aussi possible d’ajouter le règlement sur votre site internet de mettre un lien dans le champ Texte avant signature.
Format : .png ou .jpg
Catégories d’activités#
Catégories d’activités
Il s’agit d’une simple information. Pour appliquer une configuration à une catégorie d’activité, allez dans :
Activités > Catégories d’activités > sélectionnez la catégorie d’activité > onglet Facturation.
Une fois une configuration créée, n’oubliez pas de l’ajouter sur la catégorie d’activité !
Pour ce faire, allez dans Activités > Catégories d’activités > sélectionnez la catégorie d’activité > onglet Facturation
Ensuite, sélectionnez la configuration voulue dans le champ Modèle de configuration > Configuration des factures.
Exemple de facture avec légende#
Comment ajouter une configuration de factures.#
Allez dans Facturation > Configuration des factures et sélectionnez Créer. Pour compléter les champs, vous pouvez vous aider de la documentation concernant le détails de la configuration des factures.
Une fois la configuration créée, il vous faudra l’appliquer sur une ou plusieurs catégories d’activités. Pour ce faire, allez dans Activités > Catégories d’activités > sélectionnez la catégorie d’activité > onglet Facturation.
Ensuite, sélectionnez la configuration voulue dans le champ Modèle de configuration > Configuration des factures.