Connexion et gestion des utilisateurs

Une fois que vous avez reçu le lien du programme, votre identifiant et le mot de passe, vous pouvez dès maintenant accéder au logiciel iA.AES.

• Url : https://ville-aes.imio-app.be (ville : vous le remplacez par le nom de votre administration communale)

• Identifiant : adresse e-mail

• Mot de passe : Vous l’avez choisi grâce au premier lien qui vous a été envoyé par e-mail

Nous utilisons l’interface Odoo pour notre logiciel iA.AES. Toutefois, tous les menus et développements sont réalisés par nos soins.

Une autonomie au service de votre agilité

Lors du déploiement de votre logiciel iA.AES, l’équipe imio configure les premiers comptes pour lancer votre activité. Une fois cette étape franchie, la main vous est transmise : pour favoriser votre réactivité au quotidien, la gestion des utilisateurs (création, modification et attribution des droits) est directement confiée à vos référents internes.

Le logiciel a été conçu pour vous accompagner dans cette démarche : si un collaborateur tente d’accéder à une fonctionnalité restreinte, des messages explicites s’affichent pour identifier précisément les droits manquants.

Notre rôle : vous accompagner en cas de besoin

Bien que la gestion courante soit autonome, vous n’êtes pas seuls. L’équipe imio reste à vos côtés pour :

• Éclaircir un point spécifique de la documentation.

• Vous débloquer face à une situation technique complexe.

• Accompagner le référent dans des configurations avancées.

Sécurité et protocoles de demandes

Afin de garantir la sécurité de vos données et le respect de votre organisation interne :

• Chaque agent utilisant le logiciel iA.AES doit avoir son propre compte, avec une adresse e-mail professionelle.

• Seuls les référents désignés sont habilités à solliciter l’équipe imio pour une modification de droits.

Note importante : Toute demande provenant d’un agent non référent sera systématiquement redirigée vers son responsable interne. Nous vous remercions de votre compréhension, cette procédure visant avant tout à protéger l’intégrité de vos accès communaux.

Créer et gérer un compte pour un utilisateur

Si vous devez créer un compte pour un collègue, rendez-vous dans l’onglet Paramètres> Gérer les utilisateurs.

• Cliquez sur Gérer les utilisateurs.

• Cliquez sur Créer

• Indiquez un nom, un prénom et une adresse e-mail.

Note

En cas de création, n’hésitez pas à vous appuyer sur un utilisateur existant dont les droits d’accès correspondent à ce que vous souhaitez.

Cliquez ensuite sur Action > Dupliquer, puis modifiez simplement le nom, le prénom et l’adresse e-mail avant d’envoyer le lien de connexion à la nouvelle personne.

Onglet droits d’accès :

Cet onglet vous permet de sélectionner les droits nécessaires en fonction des tâches de l’agent. Dans tous les cas, dans le champ Administration, indiquez Paramètres.

Plus bas,pour chaque fonctionnalité, vous avez le choix entre droit complet ou Lecture seule.

• Droit complet : la personne pourra voir, supprimer, créer et modifier les fiches signalétiques du programme

• Lecture seule : la personne pourra voir les fiches signalétiques du programme.

• Rien n’est coché : la personne n’aura pas accès aux fiches signalétiques du programme.

Onglet Préférences :

Passez ensuite dans l’onglet Préférences vous pourrez ainsi :

• Choisir la langue Français.

• Indiquer le fuseau horaire, déjà indiqué comme Europe/Brussels,

• Modifier les notifications : nous vous conseillons l’option “Gérer par des e-mails”. ainsi lors du support, vous recevrez une notification via votre adresse e-mail.

• Modifier la signature mail : Non obligatoire puisque nous vous conseillons de garder l’option Gérer par des e-mails.

Onglet Sécurité du compte :

L’authentification à deux facteurs (2FA) est un excellent moyen de renforcer la sécurité de votre compte. Elle consiste à utiliser, en plus de votre mot de passe, un code à usage unique généré par une application (ex. Google Authenticator). Cela signifie que l’on doit non seulement connaître votre mot de passe et avoir accès à votre téléphone — ce qui rend le piratage beaucoup plus difficile.

Onglet AES :

Dans cet onglet, vous pouvez définir les implantations scolaires et les catégories d’activités que chaque utilisateur est autorisé à gérer.

Ces paramètres permettent d’adapter l’accès aux données en fonction du rôle et de l’organisation de la commune.

Exemples de configurations possibles

• Un utilisateur peut gérer une seule école pour toutes les catégories d’activités
  Exemple : uniquement l’école A pour toutes les catégories acticités

• Un utilisateur peut gérer une catégorie spécifique d’activité pour toutes les écoles
  Exemple : Je gère uniquement les repas pour toutes les écoles. Notre asbl ne gère que les Plaines et stages

• Certains utilisateurs peuvent être répartis selon un sous-ensemble d’écoles
  Exemple : je gère uniquement les écoles libres, un collègue gère les écoles communales. et toutes les deux, nous gérons toutes les activités

• Dans certains cas, un utilisateur gère toutes les écoles pour toutes les activités
  *Exemple : On gère tous, tout. Moi je m’occupe de la partie administrative et des inscriptions, ma collègue gère le côté facturation.

Vous pouvez ensuite sauvegarder la fiche de l’utilisateur.

Invitation à se connecter au programme :

Une fois le nouvel utilisateur encodé dans le système, vous devez l’inviter à se connecter pour qu’il puisse créer son mot de passe et accéder au programme.

Pour cela, cliquez sur le bouton Inviter par courriel situé dans la fiche utilisateur. Un e-mail sera automatiquement envoyé à l’adresse renseignée, contenant un lien personnalisé permettant à la personne de choisir son mot de passe et d’accéder au logiciel.

Note

Assurez-vous que l’adresse e-mail est correcte et que la personne concernée a bien accès à cette boîte mail.

Après que l’utilisateur se soit connecté au moins une fois, le bouton Inviter par courriel est remplacé par Envoyer les instructions de réinitialisation du mot de passe.

En cas d’oubli du mot de passe :

En cas d’oubli, vous pourrez cliquer sur le bouton Envoyer les instructions de réinitialisation du mot de passe pour renvoyer un lien de réinitialisation, permettant à l’utilisateur de définir un nouveau mot de passe en toute autonomie.