L’import des fiches signalétiques#
Dans le logiciel iA.AES, vous avez la possibilité d’importer des fichiers xlsx afin de ne pas encoder toutes les fiches signalétiques des parents et des enfants à la main.
Pour cela, vous devez vous rendre dans le menu Paramètres > onglet Paramètres AES > Importer des enfants et des parents.
Préparer votre fichier#
Avant d’importer votre fichier, veuillez préparer celui-ci en vous aidant du document suivant : Exemple de fichier d’import
à noter que :
Vous ne pouvez importer q’un fichier xlsx par implantation scolaire.(Si plusieurs feuilles sont présentes dans votre fichier xlsx, le programme ne tiendra compte que de la première feuille.)
Une colonne par information ( séparer la rue, du numéro, de la boite,…).
Pas de caractère - ou de . dans les Numéro Nationaux
Une ligne par parent et le premier parent sera automatiquement déterminé comme facturable et attestable. ( si emilie à deux parents, emilie aura deux lignes reprenant les mêmes informations à l’exception des RN, du nom, prénom, gsm, … du parent, et le premier sera reconnu responsable des factures et des attestations fiscales)
Avertissement
Pour éviter toute perte de données, il est crucial de vous assurer que votre fichier d’import est complet et à jour, car il est prioritaire sur les informations déjà présentes dans le logiciel iA.AES.
Avertissement
Mise à jour d’une fiche existante : Si le RN est présent et identique dans le fichier d’import et dans le logiciel iA.AES, le programme mettra à jour la fiche existante avec les nouvelles informations de votre fichier.
Recherche et mise à jour sans RN : Si le RN n’est pas présent dans l’un des deux fichiers, le système tentera de retrouver la fiche en se basant sur d’autres critères :
Pour un parent : le nom, le prénom, l’adresse et le numéro.
Pour un enfant : le nom, le prénom et la date de naissance. ==> Si une correspondance est trouvée, la fiche du logiciel iA.AES sera mise à jour. Dans le cas contraire, une nouvelle fiche sera créée.
Pour éviter les doublons, il est recommandé de s’assurer que le RN est bien présent et correct dans le fichier d’import.
Séparer l’adresse postal#
Comme communiqué, le fichier doit comporter une information par colonne.
Vous pouvez utiliser plusieurs manière de séparer vos informations. Nous mettons à votre disposition ce fichier.
La première page vous accompagne pour séparer les adresses qui sont dans une seule colonne est 3 coonnes séparées Exemple de fichier pour séparer les adresses postales.
Réécrire les numéros Nationaux#
Comme indiqué précédemment, les Numéro nationaux doivent être écrit sans caractère spécifique des . ou ses _.
Voic un fichier qui vous accompagne pour passer d’un numéro national du type 00.00.00.000-00 à un fichier 00000000000 La deuxième feuille vous accompagne pour réécrire les numéro nationaux au bon format. Exemple de fichier pour réécrire les Numéro Nationaux.
Importer dans le logiciel iA.AES#
Vous pouvez remplir les différentes informations. Attribuer pour chaque champs la bonne colonne du fichier d’import. Par exemple : Si la date de naissance se trouve dans la colonne D du fichier : Indiquer la colonne D à la date de naissance.
Implantation scolaire champ non obligatoire : Une implantation scolaire par fichier xlsx.
Remettre à zéro : Si vous voulez vider tous les champs ci-dessous pour tout refaire.
Charger le fichier à importer
Classe Champ obligatoire : Cette colonne reprend deux informations, la classe et le niveau. Si vous n’avez pas la classe, celui-ci sera le niveau ( 1ère maternelle, 2ème maternelle,… )
Le niveau : Nous reprenons les deux premiers caractères de la cellule. Voici la correspondance des niveaux :
AC, M0, A0 : Accueil
M1 : 1ère Maternelle
M2 : 2ème Maternelle
M3 : 3ème Maternelle
P1 : 1ère Primaire
P2 : 2ème Primaire
P3 : 3ème Primaire
P4 : 4ème Primaire
P5 : 5ème Primaire
P6 : 6ème Primaire
La classe : Nous reprenons toute la cellule. La classe a du sens si vous avez plusieurs classe de 1ère Primaire, par exemple : P1A et P1B. Si vous n’avez qu’une seule classe de 1ère Primaire, la classe ne vous sera pas utile. vous pourrez dans tous les cas utiliser les niveaux.
Nom de l’enfant Champ obligatoire : Nom de famille de l’enfant
Prénom de l’enfant Champ obligatoire
Date de naissance Champ obligatoire : Date de naissance de l’enfant sous le format dd/mm/yyyy.
RN de l’enfant Champ non obligatoire : Registre national de l’enfant. Le format demandé est sans tiret et sans point. Il est impératif d’indiquer un RN correct afin d’éviter les erreurs. Le RN est une donnée non obligatoire néanmoins, elle l’est pour l’utilisation du Portail Parent, pour la génération des attestations fiscales et pour l’utilisation du logiciel iA.AES avec le programme ONYX. Si vous n’avez pas de RN, il faut laisser la case vide (Donc pas de 00000000000).
Nom du parent Champ obligatoire : Nom de famille du parent.
Prénom du parent Champ obligatoire
RN du parent Champ non obligatoire : Registre national du parent. Le format demandé est sans tiret et sans point. Il est impératif d’indiquer un RN correct afin d’éviter les erreurs. Le RN est une donnée non obligatoire néanmoins, elle l’est pour l’utilisation du Portail Parent, pour la génération des attestations fiscales et pour l’utilisation du logiciel iA.AES avec le programme Onyx. Si vous n’avez pas de RN, il faut laisser la case vide (Donc pas de 00000000000).
Adresse Champ obligatoire : Rue du parent.
Numéro Champ obligatoire : Numéro de la rue.
Boite postale Champ non obligatoire
Code postal Champ obligatoire
Localité Champ obligatoire
GSM Champ non obligatoire
Téléphone Champ non obligatoire
Téléphone professionel Champ non obligatoire
Email Champ non obligatoire : Email du parent. Faites bien attention à ne pas avoir d’espace dans la cellule. Si c’est le cas, il y aura une erreur au moment de l’import.
Autre référence Champ non obligatoire : Autre référence de l’enfant (peut être une référence d’un autre programme).
Document d’aide à la préparation#
Document vous expliquant les erreurs régulière et les bonnes démarches pour préparer votre fichier
La première page vous accompagne pour séparer les adresses qui sont dans une seule colonne est 3 coonnes séparées La deuxième feuille vous accompagne pour réécrire les numéro nationaux au bon format.