L’import des fiches signalétiques des parents et des enfants#

Introduction#

Dans le programme iA.AES, vous avez la possibilité d’importer des fichiers xlsx afin de ne pas encoder toutes les fiches signalétiques des parents et des enfants à la main.

Import#

Pour cela, vous devez vous rendre dans le menu Paramètres > Paramètres AES > Importer des enfants et des parents.

import

Vous pouvez remplir les différentes informations (voir capture d’écran ci-dessous) :

  • Implantation scolaire champ non obligatoire : Une implantation scolaire par fichier xlsx.

  • Remettre à zéro : Si vous voulez vider tous les champs ci-dessous pour tout refaire.

  • Charger le fichier à importer

  • Classe Champ obligatoire : Cette colonne reprend deux informations, la classe et le niveau.

    • Le niveau : Nous reprenons les deux premiers caractères de la cellule. Voici la correspondance des niveaux :

      • AC, M0, A0 : Accueil

      • M1 : 1ère Maternelle

      • M2 : 2ème Maternelle

      • M3 : 3ème Maternelle

      • P1 : 1ère Primaire

      • P2 : 2ème Primaire

      • P3 : 3ème Primaire

      • P4 : 4ème Primaire

      • P5 : 5ème Primaire

      • P6 : 6ème Primaire

    • La classe : Nous reprenons toute la cellule. La classe a du sens si vous avez plusieurs classe de 1ère Primaire, par exemple : P1A et P1B. Si vous n’avez qu’une seule classe de 1ère Primaire, la classe ne vous sera pas utile. vous pourrez dans tous les cas utiliser les niveaux.

  • Nom de l’enfant Champ obligatoire : Nom de famille de l’enfant

  • Prénom de l’enfant Champ obligatoire

  • Date de naissance Champ obligatoire : Date de naissance de l’enfant sous le format dd/mm/yyyy.

  • RN de l’enfant Champ non obligatoire : Registre national de l’enfant. Le format demandé est sans tiret et sans point. Il est impératif d’indiquer un RN correct afin d’éviter les erreurs. Le RN est une donnée non obligatoire néanmoins, elle l’est pour l’utilisation du Portail Parent, pour la génération des attestations fiscales et pour l’utilisation d’iA.AES avec le programme ONYX. Si vous n’avez pas de RN, il faut laisser la case vide (Donc pas de 00000000000).

  • Nom du parent Champ obligatoire : Nom de famille du parent.

  • Prénom du parent Champ obligatoire

  • RN du parent Champ non obligatoire : Registre national du parent. Le format demandé est sans tiret et sans point. Il est impératif d’indiquer un RN correct afin d’éviter les erreurs. Le RN est une donnée non obligatoire néanmoins, elle l’est pour l’utilisation du Portail Parent, pour la génération des attestations fiscales et pour l’utilisation d’iA.AES avec le programme Onyx. Si vous n’avez pas de RN, il faut laisser la case vide (Donc pas de 00000000000).

  • Adresse Champ obligatoire : Rue du parent.

  • Numéro Champ obligatoire : Numéro de la rue.

  • Boite postale Champ non obligatoire

  • Code postal Champ obligatoire

  • Localité Champ obligatoire

  • GSM Champ non obligatoire

  • Téléphone Champ non obligatoire

  • Téléphone professionel Champ non obligatoire

  • Email Champ non obligatoire : Email du parent. Faites bien attention à ne pas avoir d’espace dans la cellule. Si c’est le cas, il y aura une erreur au moment de l’import.

  • Autre référence Champ non obligatoire : Autre référence de l’enfant (peut être une référence d’un autre programme).

Attribuer pour chaque champs la bonne colonne du fichier d’import. Par exemple : Si la date de naissance se trouve dans la colonne D du fichier : Indiquer la colonne D à la date de naissance

import

Une fois cette manipulation effectuée, vous devez tester l’import pour voir les éventuelles erreurs et ensuite Importer le fichier dans le programme iA.AES.

Note

Un exemple de fichier d’import se trouve dans la page checklist.

Note

Si un enfant ou un parent existe déjà dans iA.AES et est à nouveau présent le fichier d’import :

  • Si le RN est présent dans iA.AES ET dans le fichier d’import (et qu’il est identique), les informations de la fiche seront mises à jour.

  • Si le RN n’est pas présent soit dans iA.AES soit dans le fichier d’import, le programme va rechercher l’existance de la fiche selon les critères suivants :

    • Pour le parent : le nom, prénom, l’adresse et le numéro.

    • Pour l’enfant : le nom, le prénom et la date de naissance. Si une correspondance est trouvée, la fiche d’iA.AES est mise à jour avec le fichier d’import. Si au contraire, il n’y a pas de correspondance, une nouvelle fiche est créée (Dans ce cas, le RN étant important pour éviter les doublons).