Envoi de mail aux parents#
Introduction#
Via le logiciel iA.AES, vous avez la possibilité d’envoyer un mail aux parents pour faire passer des communications.
On sait le faire à deux endroits :
Soit via la fiche signalétique du parent
Soit via le menu Envoi de mails
Soit via les fiches d’inscritpions
Fiche parent#
Dirigez-vous vers le menu Signalétiques > Parents.
Vous pouvez cocher un ou plusieurs parent(s) et faire Action - Envoyer courriel.
Une fenêtre apparaît.
Vous devez y indiquer :
De Champ obligatoire : Indiquer de quelle adresse mail provient le mail. Automatiquement, le programme inscrit l’adresse avec laquelle vous vous identifiez au logiciel iA.AES. Vous pouvez donc modifier cette adresse mail.
Sujet Champ obligatoire
Répondre à Champ obligatoire : Si le parent fait “répondre” au mail, à quel mail pourra t-il répondre.
Texte Champ non obligatoire : Texte du mail
Modifier le texte : Sélectionnez le texte dont vous souhaitez modifier la mise en forme.
Une barre d’option de mise en page apparaît, vous pouvez modifier la mise en forme, comme vous le souhaitez.
Introduire des images : Il est possible d’ajouter des images dans l’envoi de mail aux parents.
Pour ce faire, il faut afficher le menu avec un slash “/” et il faut choisir l’option insérer une image.
Attention, copier et coller une image dans ce champ ne fonctionnera pas, certe l’image apparait dans le contenu de votre mail mais à la réception de celui-ci, le parent verra le code de l’image et non l’image en elle-même. Il faut donc absolument utiliser ce menu pour insérer une image.
Format de l’image : Jpeg, PNJ sont valides. Chaque mail ne peux paps faire plus de 10 Mo : image texte et pièce jointe compris.
Pièce jointe Champ non obligatoire : Vous pouvez ajouter une ou plisuers pièce(s) jointe(s) à votre mail.
Une fois les informations remplies, vous pouvez cliquer sur le bouton Envoyer.
Le menu “Envoyer un mail”#
Dirigez-vous vers le menu Signalétiques > Envoi de mails aux parents. Ce menu vous permet d’envoyer un mail aux parents en les triant au préalable en foncion de l’implantation scolaire, du niveau ou même de la classe des enfants.
Dès que vous avez cliqué sur le menu, une fenêtre apparaît. Celle-ci comporte 3 parties.
Partie 1 : Vous pouvez sélectionner les parents en fonction des critères suivants :
Implantation(s) scolaire(s) Champ non obligatoire : Indiquez une ou plusieurs implantation(s) scolaire(s)
Sélection Champ non obligatoire : Vous avez le choix entre le Type de niveau ou Par niveau.
Type de niveau Champ obligatoire : Ce champs apparait si vous avez sélectionné dans le champs Sélection - Type de niveau. Vous pouvez choisir entre Maternelle, Primaire ou Maternelle et primaire.
Niveau Champ non obligatoire : Ce champs apparait si vous avez sélectionné dans le champs Sélection - Par niveau. Vous pouvez indiquer plusieurs niveau(x)
Recherche par classe ? Champ non obligatoire : Cocher la case si vous voulez rechercher des enfants par classe. On vous demandera de spécifier la ou les classe(s).
Partie 2 : Tableau des données
Tableau des parents Champ obligatoire : Le tableau des parents va se remplir automatiquement en fonction des choix que vous avez effectué ci-dessus. Vous pouvez, quand même, supprimer l’un ou l’autre parent si vous le souhaitez.
Partie 3 : Création du mail
Envoi depuis Champ obligatoire : Indiquez de quelle adresse mail est envoyé le mail. Automatiquement, le programme inscrit l’adresse avec laquelle vous vous identifiez au logiciel iA.AES. Vous pouvez donc modifier cette adresse mail.
Email en copie Champ non obligatoire : Indiquez un mail si vous voulez que celui-ci soit en copie de tous les mails envoyés.
Email copie cachée Champ non obligatoire : Indiquez un mail si vous voulez que celui-ci soit en copie cachée de tous les mails envoyés.
Pièces jointes Champ non obligatoire : Vous avez la possibilité d’ajouter une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) au mail.
Objet du mail Champ obligatoire
Contenu du mail Champ obligatoire
Modifier le texte : Sélectionnez le texte dont vous souhaitez modifier la mise en forme. Une barre d’option de mise en page apparaît, vous pouvez modifier la mise en forme, comme vous le souhaitez.
Introduire des images : Il est possible d’ajouter des images dans l’envoi de mail aux parents.
Pour ce faire, il faut afficher le menu avec un slash “/” et il faut choisir l’option insérer une image.
Attention, copier et coller une image dans ce champ ne fonctionnera pas, certe l'image apparait dans le contenu de votre mail mais à la réception de celui-ci, le parent verra le code de l'image et non l'image en elle-même. Il faut donc absolument utiliser ce menu pour insérer une image.
Format de l’image : Jpeg, PNJ sont valides. Chaque mail ne peux paps faire plus de 10 Mo : image texte et pièce jointe compris.
Une fois les informations remplies, vous pouvez cliquer sur le bouton Envoyer.
Les fiches d’inscriptions#
Il est possible d’envoyer un e-mail aux parents ayant inscrit leur enfant à des plaines, activités, stages, etc. Pour cela, rendez-vous dans le menu Inscription, depuis n’importe lequel des trois sous-menus :
.
Vous pouvez ensuite sélectionner la/les fiches d’inscription à contacter, quel que soit le menu utilisé, par semaine ou par mois. La sélection peut inclure :
Des fiches de n’importe quel statut (brouillon, à valider, validé) ;
Et, si un parent a inscrit son enfant à plusieurs plaines, stages ou activités, il n’apparaîtra qu’une seule fois dans l’envoi d’e-mail.
.
Après avoir cliqué sur l’action d’envoi, une fenêtre s’ouvre et se compose de deux sections.
Partie 1 : Tableau des données
Tableau des parents Champ obligatoire : Le tableau des parents va se remplir automatiquement en fonction des choix que vous avez effectué ci-dessus. Vous pouvez, quand même, supprimer ou ajouter l’un ou l’autre parent si vous le souhaitez.
Partie 2 : Création du mail
Envoi depuis Champ obligatoire : Indiquez de quelle adresse mail est envoyé le mail. Automatiquement, le programme inscrit l’adresse avec laquelle vous vous identifiez au logiciel iA.AES. Vous pouvez donc modifier cette adresse mail.
Email en copie Champ non obligatoire : Indiquez un mail si vous voulez que celui-ci soit en copie de tous les mails envoyés.
Email copie cachée Champ non obligatoire : Indiquez un mail si vous voulez que celui-ci soit en copie cachée de tous les mails envoyés.
Pièces jointes Champ non obligatoire : Vous avez la possibilité d’ajouter une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) au mail.
Objet du mail Champ obligatoire
Contenu du mail Champ obligatoire
Modifier le texte : Sélectionnez le texte dont vous souhaitez modifier la mise en forme. Une barre d’option de mise en page apparaît, vous pouvez modifier la mise en forme, comme vous le souhaitez.
Introduire des images : Il est possible d’ajouter des images dans l’envoi de mail aux parents.
Pour ce faire, il faut afficher le menu avec un slash “/” et il faut choisir l’option insérer une image.
Attention, copier et coller une image dans ce champ ne fonctionnera pas, certe l'image apparait dans le contenu de votre mail mais à la réception de celui-ci, le parent verra le code de l'image et non l'image en elle-même. Il faut donc absolument utiliser ce menu pour insérer une image.
Format de l’image : Jpeg, PNJ sont valides. Chaque mail ne peux paps faire plus de 10 Mo : image texte et pièce jointe compris.
Une fois les informations remplies, vous pouvez cliquer sur le bouton Envoyer.
Ajouter des images#
Il est possible d’ajouter des images dans l’envoi de mail aux parents.
Pour ce faire, il faut afficher le menu avec un slash “/” et il faut choisir l’option insérer une image.
Attention, copier et coller une image dans ce champ ne fonctionnera pas, certe l’image apparait dans le contenu de votre mail mais à la réception de celui-ci, le parent verra le code de l’image et non l’image en elle-même. Il faut donc absolument utiliser ce menu pour insérer une image.
Format de l’image : Jpeg, PNJ sont valides. Chaque mail ne peux paps faire plus de 10 Mo : image texte et pièce jointe compris.
Modifier la mise en forme#
Dans la partie, Contenu du mail, sélectionnez le texte dont vous souhaitez modifier la mise en forme.
Une barre d’option de mise en page apparaît, vous pouvez modifier la mise en forme, comme vous le souhaitez.