Gestion des erreurs

Comme dit précédemment, il faut que toutes les erreurs soient corrigées afin de pouvoir facturer. Il est donc important de corriger les erreurs quotidiennement. Cela a plusieurs avantages :

• Ne pas avoir un trop gros nombre d’erreurs à corriger en une fois.

• Voir rapidement les erreurs de manipulations provenant d’une accueillante ou d’une personne faisant de l’encodage. Vous pourrez alors lui expliquer comment ne plus reproduire ces erreurs afin de vous éviter du travail supplémentaire.

Afin de garantir l’exactitude des données, veillez à la conformité et la validation de vos transmissions et de vos fiches d’encodage manuel. Voici un rappel des différentes étapes à réaliser pour préparer ¨vos présences avant facturation.

Retrouver les journées en erreur

Il n’est pas nécessaire de répéter cette manipulation à chaque fois pour consulter les journées comportant des erreurs.

Pour y accéder plus rapidement :

1. Rendez-vous dans le Module Présences > menu Journées.

2. Identifier les présences qui posent problème. Deux méthodes sont possibles :

   a. Regrouper par statut

   • Triez les présences par statut.

   • Corrigez ensuite les présences en statut non traitée et en erreur

   b. Filtrer par statut

   • Filtrez d’abord les présences au statut Non traitée et corrigez-les.

   • Appliquez ensuite le filtre En erreur et corrigez ces présences également.

Ainsi, seules les journées présentant une anomalie s’afficheront.

À cette étape, vous devez cliquer sur chaque ligne rouge afin de consulter le détail de l’erreur et la corriger. Une fois la ligne ouverte, vous accédez à un tableau structuré en deux onglets distincts, vous permettant d’analyser et de traiter l’erreur en question.

• La présence complétée : Cette section, basée sur les données issues du menu Historique d’encodage, traduit les présences enregistrées et les associe automatiquement aux activités du programme.

• l’Historique d’encodage : Cette partie regroupe tous les types d’encodages effectués pour un enfant au cours d’une journée :

  • les présences enregistrées par scan,

  • les encodages manuels,

  • les présences smartphones,

  • ainsi que les fiches d’inscription ( inscription sans scan).

En fonction de l’erreur, des manipulations dans la partie de dessus ou la partie de dessous seront à réaliser.

Note

La plupart des erreurs dans les préseces sont :

• Une inversion entrée / sortie

• Un double scan (double entrée / sortie)

• Un scan qui ne correspond pas à une tranche horaire

• L’activité n’est plus disponible et le programme ne trouve pas de correspondance

Double scan

Un enfant ne peut pas avoir deux entrées consécutives pour une même activité.

Pour le matin, un scan d’entrée suffit (car grâce à la configuration effectuée au préalable sur les activités, le scan de sortie est indiqué automatiquement). Il faut donc désactiver l’un des deux scans (Car l’accueillante a sûrement scanné deux fois).

Doublon à horaire différent

Sur l’image ci-dessus, vous pouvez voir qu’il y a deux scans d’entrée qui ont été fait (7h38 et 7h45).

Note

Pour gérer les erreurs, il est toujours plus facile de comprendre en regardant le deuxième encadré historique d’encodage.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Désactiver de l’heure que vous ne souhaitez pas garder. Attention : l’utilisation de l’icône “Corbeille” entraînera la perte définitive de votre présence, et donc de sont historique d’encodage. Nous vous recommandons plutôt de désactiver le scan afin de conserver vos données.

Voici le résultat, apès avoir cliqué sur l’un des deux bouton Désactiver :

Doublon à horaire identique

Par exemple, deux scans à 7h30. Vous pouvez :

• le faire manuellement comme pour les doublons à horaire différent, c’est-à-dire de désactiver l’une des deux heures dans l’encadré Historique d’encodage.

• Vous aider de l’assistante/menu Vérifier les journées en sélectionnant l’action Désactivation des scans en doublon.

Pour le logiciel, un doublon est : un même enfant, pour le même type de présence, pour le même lieu d’accueil à la même heure. En sélectionnant cette option, le logiciel désactivera une des deux présences.

Inversion de l’entrée ou la sortie

Dans cet exemple, nous avons un scan de sortie à 7h00. Vu que le matin, c’est un scan d’entrée que nous avons besoin, il faut convertir la sortie en entrée. Pour cela, vous pouvez cliquer sur les flèches (voir ci-dessous)

Plusieurs activités trouvées

lorsque le message plusieurs activités trouvées s’affiche, cliquez sur les trois petits points sur la gauche de l’encadré présences complètes, cochez plusiseurs activités trouvées.

Le programme vous indiquera quelles sont les activités qui posent problèmes.

Vous devez dés lors allez modifier l’un des paramètrages des activités qui vous sont proposées. voici une liste des erreurs de paramètrges les plus courantes :

• lieu d’accueil manquant,

• l’activité est paramètrée en *fiche d’inscription et non en scan,

• l’heure de défaut de l’activité n’est pas correctement paramètrée,…

• …

DERNIERE ETAPES : Une fois les modifications réalisées, vous pouvez vous aider de l’assistant Vérifier les journées.

Erreur de parent

Si vous souhaitez modifier l’attribution d’une présence à un parent.

Pour chaque ligne de présence, dans la journée, modifiez le nom du parent dans l’onglet l’historique des présences. Puis cliquer sur le bouton vert vérifié la présence se mettra en Vert.

Si vous modifiez la donnée dans la partie supérieure de l’écran, appelée Présences complètes, une éventuelle réinitialisation future entraînera la récupération des informations historiques. Le programme réattribuera alors les anciens parents, ce qui annulera vos modifications.

Si un seul parent vous est proposé, il faut dans un premier tant modifier ou activer le staut facturable du parent sur sa fiche signalétique.

FAQ

Mon activité est correctement paramètrée, mais le programme ne trouve pas d’activité.

Si votre activité est progrmmée pour se terminer à 8h15, et que l’accueillante scan à 8h15, le programme vous notifiera Pas d’activité trouvé. En effet, le programme tient compte des secondes en terme de paramètrage. En réalité, l’accueillante a effectué son scan à 08:14:01. Vous pouvez donc modifier l’heure à 08:14 dans l’encadré de la présence complétée afin de régulariser la situation.

Si vous avez créé des encodage manuel, vous pouvez mettre vos fiches en statut brouillon, modifier l’heure à 08:14 et valider à ouveau votre fiche.