Suivi des présences non facturées#
Dans le logiciel iA.AES, vous avez la possibilité de consulter et de surveiller les présences qui n’ont pas encore été facturées.
Cette fonctionnalité est essentielle pour anticiper les corrections nécessaires et garantir une facturation complète, cohérente et sans retard.
Pourquoi certaines présences ne sont-elles pas facturées ?#
Plusieurs causes peuvent expliquer qu’aucune (ou qu’une partie) des présences ne soit facturée :
Transmissions non synchronisées : les données AES Mobile n’ont pas été validées ou transmises à temps.
Multiplicité des intervenants : chaque agent encode des informations, parfois de manière incohérente, ce qui empêche le regroupement correct des présences.
Manque de coordination : une communication insuffisante entre le pôle administratif (encodage des présences) et le pôle financier (facturation) peut provoquer des oublis.
Activités encodées en retard : certaines activités sont ajoutées ou modifiées après le lancement de la facturation.
Absence de suivi financier : les factures non payées ne sont pas traitées correctement, entraînant des erreurs dans les relances ou dans la génération des nouvelles factures.
Présences en erreur : si des encodages contiennent des anomalies (statut En erreur ou Non vérifiée), ils ne peuvent pas entrer dans le cycle de facturation.
Parents sans statut facturable : un enfant lié uniquement à des parents non facturables bloque la génération des factures.
Problèmes liés aux QR Codes : si les parents ou enfants n’ont pas de QR Code valide, certaines présences peuvent ne pas être reconnues.
Implantations ou classes mal configurées : une activité liée à une implantation ou à une classe mal définie peut empêcher son intégration dans la facturation.
Conclusion
Il y a donc autant de causes possibles que d’intervenants dans l’utilisation du logiciel iA.AES.
Une bonne gestion des présences et des paiements passe par :
un suivi régulier des transmissions,
une vérification des statuts des présences (Vérifiée, En erreur, Non vérifiée),
et une communication claire entre tous les acteurs (accueillants, direction, administration, finances).
Note
Astuce : Pensez à contrôler régulièrement le menu Présences > Présences pour identifier les anomalies avant chaque facturation.
Accéder aux présences#
Rendez-vous dans le menu Présences > Présences.
Filtrer les données#
Pour identifier les présences concernées, appliquez le filtre suivant :
Statut → n’est pas → Facturé
Vous pouvez également choisir de regrouper les présences par statut, comme illustré ci-dessous :
Comprendre les statuts#
Les présences peuvent se trouver dans différents statuts :
En erreur : ces présences ne sont pas facturées car elles nécessitent une correction avant de réintégrer le processus de facturation.
Vérifiée : ces présences sont validées mais pas encore passées en facturation.
Facturé : ces présences sont facturés.
