Menu : Encodage manuel#
L’encodage manuel est nécessaire pour les écoles ne disposant pas de tablettes ou lorsqu’un enfant a égaré son QR Code. Cette procédure permet de comptabiliser les présences afin de générer la facturation.
Accès et création#
Naviguez vers le menu :Présences > Encodage manuel.
Cliquez sur le bouton Créer pour générer une nouvelle fiche.
IMPORTANT : Vous devez créer une fiche par lieu d’accueil et par jour.
Vous avez la possibilité de sauvegarder l’encodage manuel et de le retrouver dans la vue liste du menu. Vous pouvez de ce fait faire l’encodage en plusieurs fois.
Configuration de la fiche#
Avant de lister les enfants, remplissez les informations :
Date du jour Champ obligatoire
Lieu d’accueil Champ obligatoire : Ce champ définit le lieu où les présences sont comptabilisées. Il est indispensable pour assurer la transmission correcte des données de fréquentation à l’ONE.
Commentaire Champ facultatif
Remplissage des données enfants#
Vous disposez de deux méthodes pour ajouter des enfants à votre fiche.
Note : Dans les deux cas, si l’enfant a un seul parent facturable, il est sélectionné par défaut. S’il en a plusieurs, vous devez sélectionner manuellement le parent à facturer.
Ajout groupé#
Cliquez sur Ajout des enfants. Une fenêtre surgissante apparaît.
Veuillez indiqué :
Implantation Champ obligatoire : Sélectionnez l’école concernée.
Niveaux Champ facultatif : Filtrez par niveaux scolaire si nécessaire. Si vous ne remplissez aucun autres champs, tous les enfants de l’implantation scolaire seront ajoutés dans le tableau
Heure d’entrée pour tous Champ facultatif : Ce champ est à remplir si tous les enfants de la fiche ont la même heure d’entrée
Heure de sortie pour tous Champ facultatif : Ce champ est à remplir si tous les enfants de la fiche ont la même heure de sortie
Attention à l’ordre d’ajout : Vous ne pouvez pas effectuer une saisie individuelle puis une saisie groupée. L’action d’ajout groupé efface et remplace systématiquement toutes les données déjà présentes dans le tableau.
Ajout individuel#
Cliquez sur Ajouter une ligne.
Sélectionnez l’enfant.
Note : Si l’enfant a un seul parent facturable, il est sélectionné par défaut. S’il en a plusieurs, vous devez sélectionner manuellement le parent à facturer.
Remplissage des données horaires#
L’encodage des heures suit la même logique qu’un scan classique. Vous avez plusieurs options pour remplir votre fiche :
Ajout groupé#
Utilisez les champs “Heure d’entrée pour tous” et “Heure de sortie pour tous” situés dans l’en-tête de la fiche.
Fonctionnement : En remplissant ces champs, l’horaire s’applique automatiquement à tous les enfants ajoutés dans le tableau.
Usage : Idéal si toute l’implantation ou toute une classe arrive et repart aux mêmes heures.
Attention à l’ordre d’ajout : Vous ne pouvez pas effectuer une saisie individuelle puis une saisie groupée. L’action d’ajout groupé efface et remplace systématiquement toutes les données déjà présentes dans le tableau.
Ajout individuel#
Si les horaires varient d’un enfant à l’autre, remplissez directement les colonnes du tableau pour chaque ligne :
Matin uniquement : Indiquez l’heure d’entrée (ex: 08:30) et laissez l’heure de sortie sur 00:00.
Soir uniquement : Indiquez l’heure de sortie (ex: 16:15) et laissez l’heure d’entrée sur 00:00.
Combinaison des deux ou journées entières : Indiquez l’heure d’entrée et l’heure de sortie sur la même ligne.
Vous pouvez combiner les deux : utiliser la saisie groupée pour remplir la majorité du tableau, puis modifier individuellement les quelques exceptions (ex: un enfant parti plus tôt) directement dans le tableau avant de sauvegarder.
Supression et Modification des données#
La possibilité de modifier ou de supprimer des données dépend du statut de votre fiche d’encodage.
Statut Brouillon : Tant que la fiche est en “Brouillon”, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des enfants et leurs horaires à votre guise.
Suppression individuelle : Cliquez sur l’icône poubelle située au bout de la ligne de l’enfant concerné pour le retirer précisément du tableau.
Suppression groupée : Utilisez le bouton Suppression des enfants pour vider instantanément l’intégralité du tableau et repartir d’une fiche vierge.
Statut Validé : Une fois validée, la fiche n’est plus modifiable directement.
Si la facturation de cette période n’a pas encore eu lieu : vous devez cliquer sur le bouton Remettre en Brouillon pour débloquer l’édition.
Dès lors que la facturation a été générée sur base de cet encodage :Il est impossible de repasser la fiche en “Brouillon”. Pour modifier une présence à ce stade, vous devez impérativement supprimer la facture concernée.La modification ne se fera plus dans l’outil d’encodage manuel, mais directement dans l’historique des présences de la journée concernées.
Attention : La suppression groupée est irréversible pour la session en cours. Assurez-vous de ne pas avoir de saisies importantes non sauvegardées avant de cliquer.
Sauvegarde et Validation#
Le cycle de vie d’une fiche est crucial pour la facturation :
Sauvearder : Vous pouvez sauver une fiche en cours et la retrouver dans votre “Vue liste” plus tard. Elle possède alors le statut Brouillon.
Valider : Une fois la saisie terminée, cliquez sur le bouton Valider (en haut à gauche).
Staut Validé : La fiche ne peut plus être modifiée (sauf remise en brouillon manuelle avant la facturation).
Facturation : Seules les fiches validées sont prises en compte pour la facturation.
Une fiche déjà facturée ne peut plus être remise en statut “Brouillon”. Assurez-vous de l’exactitude des données avant de lancer le cycle de facturation.
