Les rappels#
Introduction#
Des rappels peuvent être générés depuis le programme iA.AES si le parent ne paient pas les factures.
Les niveaux de rappels sont paramétrables dans configuration des rappels.
Génération des rappels#
Pour générer les rappels, rendez-vous dans le menu Rappels > Créations de rappels.
Une fenêtre apparaît.
Créer une contrainte non fiscale Champ non obligatoire : Cette case doit être cochée seulement si vous réalisée une contrainte non fiscale.
Création de rappels#
Nous prenons donc ici le cas où nous ne cochons pas la case. Nous réalisons donc des rappels.
Configuration des rappels Champ obligatoire : Choisissez la configuration de rappel à appliquer.
Après avoir indiqué la configuration des rappels, un autre champ apparaît.
Niveau Champ obligatoire : Indiquez le niveau de rappel que vous souhaitez générer.
Après avoir indiqué le niveau, d’autres informations apparaissent.
Dossier Champ obligatoire : Nom du regroupement des rappels. Exemple : Rappel 1 Janvier - Février 2024 Repas ou Contraintes non fiscales 2024.
Date du rappel Champ obligatoire : Date d’émission du rappel / de la contrainte non fiscale. cette date sera indiqué sur le document.
Date d’échéance Champ obligatoire : Date d’échéance pour le paiement. cette date sera indiquée sur le document.
Frais Champ obligatoire : Indique s’il y a des frais supplémentaires au rappel généré. Par défaut, le programme remplira le champ en fonction de la configuration du niveau (vous pouvez néanmoins changer le montant avant la génération du rappel). Ce champ n’apparaît pas si vous créez une contrainte non fiscale.
Si le rappel comprend des frais, les frais seront indiqués sur le rappel afin que le parent paie la montant du rappel + le montant des frais.
Lors de la génération du rappel, un facturier de type frais est généré.
De ce fait, au moment du paiement, le programme peut apurer les factures liées au rappel (le montant du rappel) et apurer le montant des frais sur la facture de frais.
Avertissement
Vous ne devez pas supprimer la facture de type frais !
Vous ne devez pas envoyer la facture de type frais aux parents ! Les frais sont indiqués sur le rappel.
Tableau Rappel / factures : Ce tableau reprend :
Les Factures : les factures sont accessibles si vous générez un niveau 1. Le programme vous propose par défaut les factures impayées où la date d’échéance de paiement est passée.
Les rappels : Les rappels sont accessibles à partir de la génération d’un niveau 2. Le programme vous propose par défaut les rappels du niveau inférieur où la date d’échéance de paiement est passée.
Vous devez Ajouter une ligne dans le tableau et sélectionner les factures / rappels sur lesquelles / lesquels vous souhaitez effectuer des rappels.
Note
Lorsque vous avez cliqué sur ajouter une ligne, pour retrouver plus facilement vos factures ou rappels, n’hésitez pas à vous servir des filtres et regroupements !
Avertissement
N’oubliez pas que par défaut, le programme n’affiche que les 80 premières lignes ! Faites attention à ce que vous sélectionnez.
Une fois les informations remplies, vous pouvez cliquer sur Créer les rappels.
Envoi des rappels#
Une fois les rappels / contraintes non fiscale générées, vous avez la possibilité de les imprimer.
Vous pouvez vous rendre dans le menu Rappels > Rappels. Vous y retrouverez tous les rappels / contraintes non fiscale généré(e)s regroupé(e)s par dossier.
Effectuez les filtres que vous souhaitez afin de ne prendre que les rappels / contraintes non fiscale qui vous intéresse, pour ensuite les cocher et faire Imprimer - Rappel.
Vous pouvez à tout de moment changer la configuration des rappels afin de modifier votre document.
Si vous sélectionnez les rappels et que vous cliquez sur Action - Envoyer par mail, les rappels seront envoyés par mail à condition que la configuration ait bien été faite auparavant. N’hésitez pas à vous référez à la documentation de l’envoi des factures par mail.
Note
Regroupez par Mode d’envoi des rappels avant d’envoyer par mail.