Les activités#
Introduction#
Après avoir créé les catégories d’activités, vous allez pouvoir créer et configurer les activités qui vont en découler.
À la différence des catégories d’activités, les activités ont une notion de temporalité : elles sont définies dans le temps, que ce soit par semaine, par créneau-horaire ou par année.
Comme les catégories d’activités, les activités sont partagées par les écoles.
Configuration des activités#
Le logiciel iA.AES permet de gérer 4 types de présences, selon le mode d’encodage utilisé lors de la configuration de votre activité. Voici les quatre possibilités :
smartphones : Ce sont les présences enregistrées automatiquement à l’aide de l’application AES Mobile. Les scans se font donc via vos smartphones.
L’encodage manuel : Ce mode permet d’encoder des présences manuellement, en simulant un encodage par smartphone. Il est principalement utilisé en dépannage, pour corriger ou ajouter des présences liées aux activités d’accueil du matin et du soir.
Les inscriptions sans scan : Ce type de présence est généré à partir du menu Inscription, pour des activités configurées sans scan. Il convient à des activités qui nécessitent une préinscription, mais où l’heure exacte de présence n’influence pas la facturation.
Les inscriptions avec scan : Ces présences combinent une préinscription dans le menu Inscription avec une validation sur le terrain via le smartphone. Concrètement, une fiche d’inscription est créée à l’avance, et la présence est confirmée par un scan le jour de l’activité.
Selon la configuration choisie, le traitement se fait dans un menu différent et aboutit à un résultat adapté.
Comment je dois configurer :
Champs des activités#
Dans le menu Activités > Activités, cliquez sur Créer.
Nom Champ obligatoire : nom utilisé en interne, nous vous conseillons d’être le plus clair possible. Exemple : “Accueil mercredi soir” ou “Accueil matin gratuit”.
Mode de planification Champ obligatoire :
Période : Vous devez indiquer une date de début et de fin de validité de l’activité. Celle-ci sera donc disponible tout le temps de la période.
Planifié : Si vous voulez par la suite (dans l’onglet Planification) indiquer les dates précises où est disponible l’activité. Cela est notamment utile pour la journée pédagogique scannée.
Catégorie d’activité Champ obligatoire : sélectionnez la bonne catégorie d’activité.
Du … Au… Champs obligatoires : date de début et de fin de l’activité (indiquez une date lointaine pour éviter de devoir modifier vos activités chaque année). Ce champ n’est visible que si le mode de planification est en Période.
Type de niveau Champ obligatoire : indiquez Maternelle, Primaire ou Maternelle et Primaire. Cette notion est importante afin de déterminer à quel type de niveau l’activité est disponible.
Note
Petit conseil : si vous avez plusieurs activités semblables, créez-en une, puis cliquez sur Action puis Dupliquer
Onglet Inscription#
Inscription des enfants : Si l’activité est à utiliser sur les fiches d’inscription.
Inscription aux repas : Si l’activité est à utiliser sur les fiches d’inscription des repas.
Fonctionne par scan ? : Si l’activité fonctionne ou valide la présence par scan/smartphone.
Avertissement
Deux activités configurées en mode SCAN, aux mêmes horaires et sur les mêmes lieux d’accueil, entreront en conflit. Veillez à ne pas les juxtaposer.
Onglet Planification#
Nature du lien : Ce champ est utilisé pour les garderies pour que le programme reconnaisse les activités du matin et du soir. Que ce soit en Période ou Planifiée
L’accueil du matin = Matin.
L’accueil du soir = Soir.
Journée pédagogique, plaine, piscine, théâtre, etc., en fiche d’inscription = peu importe.
Journée pédagogique, plaine, piscine, théâtre, etc., qui fonctionne par scan = Matin
Heure de début / Heure de fin Champ obligatoire : heure de début et de fin de l’activité.
Heure par défaut Champ obligatoire :
S’il s’agit de la garderie du matin : Sortie. En effet, tous les enfants sortent de la garderie à 8h30.
S’il s’agit de la garderie du soir / mercredi : Entrée. En effet, tous les enfants entrent en garderie à 15h30.
S’il s’agit d’une inscription ou d’une activité avec un forfait : Entrée et Sortie. En effet, l’heure n’a pas d’incidence sur le tarif. C’est l’inscription à l’activité qui détermine le prix, et non la durée effective de présence de l’enfant à cette activité.
Jours Champ obligatoire : Indiquer les jours de la semaine où l’activité est disponible.
Dates exclues : Cette option est surtout utilisée pour les scans lorsque celui-ci doit fonctionner à certaines périodes précises de l’année. S’il y a une journée où vous ne voulez pas que l’activité fonctionne, 1. Vous devez le notifier dans les dates planifiées de l’activité qui doit fonctionner. 2. Vous devez le notifier dans les dates exclues de l’activité qui ne doit pas fonctionner.
Avertissement
Un enfant ne peut participer à deux activités qui ont lieu en même temps. Il faut donc faire attention aux heures de début et de fin que l’on indique sur les activités.
Onglet Lieux d’accueil#
Dans votre logiciel, le Lieu d’accueil sert de point de ralliement. Ce n’est pas forcément là que l’enfant joue ou dort, c’est l’entité sous laquelle il est enregistré pour la ONE.
Le rôle du Lieu d’accueil : Il centralise les données pour les rapports trimestriels. Sans lui, le programme ne sait pas à quel “compte” administratif rattacher les subsides ou les présences.
Le lien hiérarchique : Un lieu d’accueil est officiellement lié à une ou plusieurs implantations scolaires.
Le programme fonctionne par remontée logique. Si on prend l’exemple de Louis :
L’enfant (Louis) est inscrit dans une École (X).
L’École (X) est rattachée administrativement au Lieu d’accueil (Z).
Résultat : En sélectionnant simplement Z dans votre interface, le programme “tire le fil” et sait automatiquement que Louis fait partie du lot, car il appartient à l’école X qui dépend de Z.
En résumé En encodant le lieu Z, vous ne dites pas au programme “Louis est dans ce bâtiment”, vous lui dites : “Utilise le canal administratif Z pour retrouver tous les enfants des écoles qui y sont rattachées (dont Louis de l’école X).”
Onglet Liens avec les autres activités#
Ceci est à compléter quand toutes les activités sont créées. Cela permet de lier les activités entre elles. Par exemple : soir gratuit - soir payant - soir retard. Les accueillantes ne doivent pas scanner à chaque tranche horaire. Le programme saura directement toutes les tranches horaires dans lesquelles mettre l’enfant dans les présences.
Matin : Si nous avons “Matin 7h00 - 8h00” et “Matin 8h00 - 8h30”.
Si mon enfant est présent à l’activité “Matin 7h00 - 8h00”, il a également été présent à l’activité “Matin 8h00 - 8h30”.
Donc sur l’activité “Matin 7h00 - 8h00”, il faut indiquer en Activité suivante “Matin 8h00 - 8h30”.
Soir Si nous avons “Soir 15h30 - 17h00” et “Soir 17h - 18h00”.
Si mon enfant est présent à l’activité “Soir 17h - 18h00”, il a également été présent à l’activité “Soir 15h30 - 17h00”.
Donc sur l’activité “Soir 17h - 18h00”, il faut indiquer en Activité suivante “Soir 15h30 - 17h00”.
Onglet Finance#
Nom visible sur la facture Champ obligatoire : c’est le nom qui sera indiqué sur la facture des parents. Attention à l’orthographe !
Rapport ONE trimestriel : Cela permet de savoir si les chiffres de cette activité sont à prendre en compte pour le rapport ONE envoyé chaque trimestre. Ce rapport concerne les garderies et non les plaines !
Tarif de groupe : Ce champ va lier les activités entre elles si vous avez un tarif à la journée. Il va regrouper le nombre de minutes de plusieurs activités d’une seule journée pour calculer le prix.
Prendre le montant et le nombre de jours pour l’attestation fiscale : ne pas tenir compte de cette case.
Onglet Mobile#
Si dans l’onglet Inscription, vous avez notifié dans l’option Fonctionne avec scan? = Oui, et que vous utilisez l’activité comme Mode d’activité. C’est-à-dire que le smartphone vous crée une fiche d’inscription à une activité autre qu’ACCUEIL matin et soir ou ACCUEIL de plaine.
Vous y trouverez deux champs à compléter :
Champ obligatoire : Vous avez la possibilité entre 4 images pour le moment.
Champ obligatoire : le nom que les accueillantes voient sur l’AES Mobile
Onglet Prix#
Dans cet onglet, vous retrouvez la liste des prix liée à l’activité.
Activités liées pour le calcul de position : Si votre enfant participe à deux activités plaines (Plaine 1 et Plaine 2). En indiquant sur la fiche de la Plaine 1 dans le champ mentionné la Plaine 2 (et inversement), les deux enfants seront considérés comme ensemble pour le calcul de position et donc pour le prix dégressif. (il y aura donc un enfant position 1 et un enfant position 2).
Si vous ne liez pas les activités dans ce champ, chaque enfant sera position 1 dans son activité respective, car elles seront traitées comme distinctes.
Note
L’enregistrement d’une non-valeur sur une facture ne recalcule pas la position de l’enfant, même si des activités sont liées pour le calcul de position. Le prix dégressif appliqué reste inchangé.
Liste de prix : indiquer la ou les liste(s) de prix préalablement créée(s).
Dans cette section, vous retrouvez les prix disponibles, c’est-à-dire ceux qui ne sont pas archivés. Attention : un prix « disponible » ne signifie pas forcément qu’il est actif.
Dans l’exemple ci-dessous, le prix de 2 € est bien disponible, mais sa validité s’arrête au 24/08/2025. Toutes les factures émises après cette date appliqueront automatiquement le nouveau tarif de 2,50 €.
Pour modifier les éléments du prix, vous pouvez soit double-cliquer sur le prix concerné dans cet onglet, soit vous rendre dans le sous-menu Liste de prix.
