Les activités#

Introduction#

Après avoir créé les catégories d’activités, vous allez pouvoir créer et configurer les activités qui vont en découler.

À la différence des catégories d’activités, les activités ont une notion de temporalité : elles sont définies dans le temps, que ce soit par semaine, par créneau-horaire ou par année.

Comme les catégories d’activités, les activités sont partagées par les écoles.

Créer une activité#

Dans le menu Activités > Activités, cliquez sur Créer.

  • Nom Champs obligatoire : nom utilisé en interne, nous vous conseillons d’être le plus clair possible. Exemple : “Accueil mercredi soir” ou “Accueil matin gratuit”.

  • Mode de planification Champ obligatoire :

    • Période : Vous devez indiquer une date de début et de fin de validité de l’activité. Celle-ci sera donc disponible tout le temps de la période.

    • Planifié : Si vous voulez par la suite (dans l’onglet Planification) indiquer les dates précises où est disponible l’activité. Cela est notamment utile pour la journée pédagogique scannée.

  • Catégorie d’activité Champ obligatoire : sélectionnez la bonne catégorie d’activité.

  • Du … Au… Champs obligatoires : Date de début et de fin de l’activité (indiquez une date lointaine pour éviter de devoir modifier vos activités chaque année). Ce champ n’est visible que si le mode de planification est en Période.

  • Type de niveau Champ obligatoire : indiquez Maternelle, Primaire ou Maternelle et Primaire. Cette notion est importante afin de déterminer à quel type de niveau l’activité est disponible.

Onglet Inscription#

  • Inscription des enfants : Si l’activité est à utiliser sur les fiches d’inscription

  • Inscription aux repas : Si l’activité est à utiliser sur les fiches d’inscription des repas

  • Fonctionne par scan ? : Si l’activité fonctionne par scan

Onglet Planification#

  • Nature du lien : Ce champ est utilisé pour les garderies pour que le programme reconnaisse les activités du matin et du soir.

  • Heure de début / Heure de fin Champ obligatoire : heure de début et de fin de l’activité.

  • Heure par défaut Champ obligatoire :

    • S’il s’agit de la garderie du matin : Sortie

    • S’il s’agit de la garderie du soir / mercredi : Entrée

    • S’il s’agit d’une inscritpion ou d’une activité avec un forfait : Entrée et Sortie

  • Jours Champ obligatoire : Indiquer les jours de la semaine où l’activité est disponible.

  • Dates exclues : Cette option est surtout utilisée pour les scans. Dans la période de l’activité, s’il y a une journée où vous ne voulez pas que l’activité soit reconnue, vous pouvez l’indiquer en date exclue. (Le scan ne reconnaîtra pas la garderie par exemple). Ce jour-là vous pourriez paramétrer une autre activité avec une date planifiée pour que le scan la reconnaisse : une journée pédagogique.

Avertissement

un enfant ne peut participer à deux activités qui ont lieu en même temps. Il faut donc faire attention aux heures de début et de fin que l’on indique sur les activités.

Onglet Lieux d’accueil#

Indiquez tous les lieux d’accueil où cette activité sera proposée.

Onglet Liens avec les autres activités#

Ceci est à compléter quand toutes les activités sont créées. Cela permet de lier les activités entre elles. Par exemple : soir gratuit - soir payant - soir retard. Les accueillantes ne doivent pas scanner à chaque tranche horaire. Le programme saura directement toutes les tranches horaires dans lesquelles mettre l’enfant dans les présences.

  • Matin : Si nous avons “Matin 7h00 - 8h00” et “Matin 8h00 - 8h30”.

    Si mon enfant est présent à l’activité “Matin 7h00 - 8h00”, il a également été présent à l’activité “Matin 8h00 - 8h30”. Donc sur l’activité “Matin 7h00 - 8h00”, il faut indiquer en Activité suivante “Matin 8h00 - 8h30”.

  • Soir Si nous avons “Soir 15h30 - 17h00” et “Soir 17h - 18h00”.

    Si mon enfant est présent à l’activité “Soir 17h - 18h00”, il a également été présent à l’activité “Soir 15h30 - 17h00”. Donc sur l’activité “Soir 17h - 18h00”, il faut indiquer en Activité suivante “Soir 15h30 - 17h00”.

Onglet Finance#

  • Nom visible sur la facture Champ obligatoire : c’est le nom qui sera indiqué sur la facture des parents. Attention à l’orthographe !

  • Rapport ONE trimestriel : Cela permet de savoir si les chiffres de cette activité sont à prendre en compte pour le rapport ONE envoyé chaque trimestre. Ce rapport concerne les garderies et non les plaines !

  • Tarif de groupe : Ce champs va lier les activités entre elles si vous avez un tarif à la journée. Il va regrouper le nombre de minutes de plusieurs activités d’une seule journée pour calculer le prix.

  • Prendre le montant et le nombre de jours pour l’attestation fiscale : ne pas tenir compte de cette case.

Onglet Prix#

  • Activités liées pour le calcul de position : Si votre enfant participe a deux activités plaines (Plaine 1 et Plaine 2). En indiquant sur la fiche de la Plaine 1 dans le champ mentionné la Plaine 2 (et inversement), les deux enfants seront considérés comme ensemble pour le calcul de position. (il y aura donc un enfant position 1 et un enfant position 2).

Dans le cas contraire, donc si vous n’avez pas mentionné les activités dans ce champ, vu que les enfants sont dans des activités distinctes, ils seront tous les deux position 1 dans leur activité.

  • Liste de prix : indiquer la ou les liste(s) de prix préalablement créée(s)

Note

Petit conseil : si vous avez plusieurs activités semblables, créez-en une, puis cliquez sur Action puis Dupliquer