Le facturier#

Introduction#

Un facturier est l’ensemble des factures des parents durant une période définie. Celui-ci peut être généré pour une ou plusieurs implantation(s) scolaire(s).

Génération d’un facturier#

Avant de créer un facturier, il faut au préalable que :

  • Toutes les présences de la période soient validées

  • Toutes les fiches d’inscriptions de la période soient validées

  • Tous les encodages manuels de la période soient validés

  • Toutes les transmissions de données soient validées (on retrouve l’information dans cette page)

Pour générer le facturier vous devez vous rendre dans le menu Facturation > Facturation des présences.

Une fenêtre apparaît.

Facturation popup

  • Configuration à appliquer Champ obligatoire : Vous devez choisir quelle configuration à appliquer et à facturer. La configuration de la facture est à paramétrer au préalable.

  • Catégorie d’activité Champ obligatoire : Ce champ apparaît lorsque vous avez choisi une configuration à appliquer. Il vous permet d’indiquer les catégories d’activité à facturer. Les catégories d’activité sont liées à la configuration à appliquer choisie.

  • Du Champ obligatoire : Date de début pour la facturation.

  • Au Champ obligatoire : Date de fin pour la facturation.

  • Date de la facture Champ obligatoire : Date de la facturation. Cette date sera indiquée sur le document.

  • Échéance Champ obligatoire : Date d’échéance pour le paiement.

  • Facturer toutes les écoles Champ obligatoire : Par défaut, on facture toutes les implantations scolaires (la case est donc cochée). Si vous décochez la case, vous pouvez choisir la ou les implantation(s) scolai(s) à facturer.

Une fois les informations remplies, vous pouvez cliquer sur le bouton Créer les factures.

Voici un facturier en exemple

Facturier

Note

Lors de la génération d’un facturier, si un parent possède du prépaiement dans la catégorie d’activité facturée, celui-ci est utilisé pour payer partiellement ou entièrement sa facture.

Dans le facturier, les factures sont triées selon la préférence du parent (mise sur sa fiche signalétique) afin de savoir quelles factures envoyer par courrier et quelles factures envoyer par mail.

envoie

L’impression et l’envoi par mail sont expliqué dans la page de la facture

Export Onyx#

Vous avez la possibilité d’exporter les lignes des factures du facturier dans un fichier texte (.txt) pour l’importer dans le logiciel Onyx de Civadis.

Pour pouvoir faire cette manipulation, vous devez indiquer les Codes rue dans les différents lieux d’accueil. Leurs adresses doivent également être complétées. les informations à compléter se trouve dans le menu Données iA.AES > Lieux d’accueil.

Code rue

Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Export Onyx disponible sur la fiche du facturier.

Onyx

Une fois fait, en dessous du facturier, vous avez les pièces jointes. Si vous cliquez sur la petite trombone, vous pourrez télécharger la pièce jointe sur votre ordinateur afin d’effectuer les traitements dans Onyx.

Téléchargement

Avertissement

À partir de ce moment-là (donc si vous utilisez Onyx), toutes les manipulations telles que l’envoi des factures, les paiements, les rappels ou les attestations fiscales sont à faire dans Onyx.

Génération de document#

Vous avez la possibilité d’imprimer le facturier.

Le document reprendra un récapitulatif du facturier. Pour l’imprimer, vous devez depuis la fiche du facturier, cliquer sur le bouton Imprimer - Facturier.

Supprimer un facturier#

Vous pouvez supprimer un facturier en cliquant sur Action - Supprimer

Avertissement

Vous ne devez pas supprimer un facturier dont les factures ont déjà été envoyées aux parents. Sinon tous les futurs paiements de ce facturier supprimé seront en rejet car les communications structurées ne seront plus présentes dans le programme.

Statut du facturier#

Les facturiers possèdent un statut. Ils peuvent être :

  • Non payé

  • Échu

  • En rappel

  • Payé

Le statut change automatiquement selon la situation des facturiers dans le programme.

Droits constatés#

Lorsque votre facturier est généré, vous allez créé un droit constaté du même montant dans votre comptabilité (vous avez la possibilité de faire un droit constaté par catégorie d’activité si vous avez facturer plusieurs catégories d’activité dans le facturier). Ce droit constaté va posséder une référence. Vous pouvez indiquer cette référence dans le facturier.

Dans la fiche du facturier, sur l’onglet Droit constaté, ajoutez une référence par catégorie d’activité.

Droit constaté