Les catégories d’activité#
A quoi servent les catégories d’activité ?#
Les catégories d’activité permettent de séparer les activités en fonction de leur type :
Repas
Plaines
Accueil
Autres,…
Il n’y a pas de limite en matière de nombre de catégorie d’activité, mais elles doivent avoir du sens et il est préférable avant de les créer d’en discuter avec votre contact iMio.
Les catégories d’activité sont communes à toutes les écoles, il n’est donc pas possible d’avoir une catégorie “Repas - Ecole A”.
Comment créer ou modifier une catégorie d’activité ?#
Les catégories d’activité se trouvent dans le Module Activités puis dans le menu Catégories d’activité.
Note
Il est moins facile de créer de nouvelles catégories d’activité en dehors de la période de mise en place de votre logiciel iA.AES. Si vous en avez la nécessité mais qu’un message s’affiche vous indiquant que vous n’avez pas les droits pour le faire, merci de contacter notre support.
Nom Champ obligatoire : indiquer un terme court et générique
Type Champ obligatoire : c’est important d’indiquer le bon type pour que les attestations fiscales se génèrent correctement.
Onglet Configuration#
Détermination de la position de l’enfant Champ obligatoire :
Par parent : cela signifie que l’enfant garde sa position dans la famille, même s’il est seul à avoir des présences
Par parent, seulement enfant avec présences : cela signifie que l’on ne compte que les enfants présents à l’activité jour par jour
Par parent, remplacé par le nombre d’enfant : ex : si trois enfants dans une famille, les trois enfants auront le tarif « 3ème enfant »
Par parent, seulement enfant avec présences par semaine : cela signifie que l’on compte les enfants présents à l’activité sur la semaine (à utiliser pour les plaines)
Par parent, remplacé par le nombre d’enfant par semaine : si trois enfants dans une famille, les trois enfants auront le tarif « 3ème enfant » sur la semaine.
Nombre d’enfant seulement avec présence : ne tient compte que des enfants inscrits à l’activité
1 enfant : position 1 (si j’ai 3 enfants, mais un seul inscrit, il sera concidéré en position 1)
2 enfants : 1er = position 2, 2eme = position 2 (si j’ai 3 enfants, mais et 2 d’inscrits, ils seront tous les deux concidérés en position 2)
3 enfants : 1er = position 3, 2eme = position 3, 3eme = position 3 (si j’ai 3 enfants, et que les 3 sont inscrits, ils seront tous concidérés en position 3)
…
Priorité de paiement : prioriser le paiement si le parent paie partiellement une facture et que celle-ci possède plusieurs catégories d’activité. Le chiffre 1 étant le plus prioritaire.
Onglet Facturation#
Modèle de configuration : permet d’associer une configuration de facturation à une catégorie d’activité afin d’éditer les factures correspondantes.
Cette configuration peut différer, par exemple, lorsque les paiements doivent être effectués sur des comptes bancaires distincts (cas des repas et des accueils).
Pour plus de détails, veuillez vous référer à notre documentation dédiée à la facturation
Calendrier des présences : Vous pouvez afficher un calendrier par enfants, par mois et par activités.
Pas de calendrier = celui-ci ne s’affiche pas
Croix : une croix (x) est ajouté au jour de présence
Par minutes : le temps auxquels l’enfant a participé. Attention, si la participation se fait par liste d’inscritpion, le temps indiqué sera le temps notifié dans l’activité, et non le temps réelle de l’activité.
Exemple: j’ai configuré une activité théâtre de 12h30 à 18h00, mais celle-ci dure 50 minutes en fonction des écoles. le temps qui sera indiqué sur la facture sera de 5h30.
Par périodes : cette notion dépend directement de la configuration de vos prix. Elle correspond au nombre de périodes facturées pour une présence.
Exemples :
Votre commune applique un tarif de 0,50 € par période de 30 minutes, entre 07h00 et 09h00.
Dans le Module Activités > Liste des prix, au niveau du prix concerné (onglet Prix), la durée d’une période est configurée à 30 minutes.
Si l’enfant arrive à 07h30, la facturation couvrira la période de 07h30 à 09h00, soit 3 périodes.
Vous appliquez un prix fixe de 50 € pour l’activité, indépendamment du temps passé.
Dans ce cas, la facturation correspond à 1 seule période.
Onglet Préfixes#
Il faut définir 3 préfixes différents pour les rappels, factures et le prépaiement par catégorie d’activité (ex : 101, 102, 103,104). Un préfixe doit être unique toute catégorie confondue.
Avertissement
Une fois la catégorie d’activité créée, il est impératif de vous rendre sur les comptes utilisateurs de vos collègues qui devront gérer les activités propres à cette catégorie afin de leur donner l’accès, que ce soit pour la facturation, les présences ou les rapports ONE,…
Pour ce faire, rendez-vous sur chaque utilisateur, sur (l’onglet AES)[https://docs.imio.be/iaaes/aes-connexion.html#onglet-aes], dans le tableau “Catégories d’activité”, et ajoutez-lui la catégorie créée et sauvez.
Onglet Rappel#
Vous pouvez indiquer dans cet espace le réglement en vigueur pour les rappels au niveau huissier.
Pour modifier le texte : Sélectionnez le texte, la phrase dont vous souhaitez modifier la mise en forme.
Une barre d’option de mise en page apparaît, vous pouvez modifier la mise en forme, comme vous le souhaitez.
Introduire des images: Il est possible d’ajouter des images dans l’envoi de mail aux parents. Pour ce faire, il faut afficher le menu avec un slash “/” et il faut choisir l’option insérer une image.
Attention, copier et coller une image dans ce champ ne fonctionnera pas, certe l’image apparait dans le contenu de votre mail mais à la réception de celui-ci, le parent verra le code de l’image et non l’image en elle-même. Il faut donc absolument utiliser ce menu pour insérer une image.
Format de l’image : Jpeg, PNJ sont valides. Chaque mail ne peut paps faire plus de 10 Mo (image texte et pièce jointe comprise).