Message d’erreurs#
Les messages d’erreurs possibles lors de la facturation sont de deux types:
Soit sur les présences, lorsque vous cliquez sur le bouton Facturer avant la création du facturier, un pop-up apparaît.
Soit sur les activités et les prix, dans votre facturier avec le bouton En erreur.
Message AVANT création du facturier#
Lorsque vous cliquez sur le bouton Facturer, une fenêtre contextuelle (pop-up) peut s’afficher à l’écran avec un ou plusieurs messages d’erreur.
Ces messages indiquent que certaines présences comportent encore des anomalies ou n’ont pas été validées.
Le facturier ne pourra pas être généré tant que ces erreurs ou absences de validation ne seront pas corrigées.
Pour ce type d’erreur, un po-up avec 5 types de messages peuvent apparaître.
au moins une présence non vérifiée#
Cause : au moins une présence de la période que vous souhaitez facturer est en statut Non traitée ou en erreur
Identifier les présences qui posent problème. Deux méthodes sont possibles :
a. Regrouper par statut
Triez les présences par statut.
Corrigez ensuite les présences statut par statut.
b. Filtrer par statut
Filtrez d’abord les présences au statut Non traitée et corrigez-les.
Appliquez ensuite le filtre En erreur et corrigez ces présences également.
Pour gérer et corriger ces erreurs, consultez la documentation dédiée à la Gestion des erreurs des présences
pas de présences pour cette période#
Ce message signifie, qu’il n’y a pas de présences pour la ou les catégorie(s) d’activité choisie(s) pour la période de la facturation.
Soit il n’y a pas de fiche d’inscription
Soit les présences n’ont pas été synchronisée par le téléphone
Soit il n’y a pas d’encodage manuel
Bref, il n’y a rien à facturer.
des inscriptions non validées pour cette période#
Cause : une fiche d’inscription en statut brouillon ou à valider
N’oubliez pas de vous assurer d’avoir les droits pour valider les fiches d’inscription.
Parcourez les 3 sous menu : des enfants, des repas ou des plaines.
Aidez-vous du regroupement par statut
Aidez-vous du filtre > statut n’est pas > validé
Selon votre fonction au sein de la commune, cliquez sur mettre à valider
Selon votre fonction au sein de la commune, cliquez sur validé
au moins une fiche d’encodage manuelle non validée#
Cause : un encodage manuelle est en statut brouillon.
Dans ce menu, il y a au moins une présence qui n’est pas validée pour la période de facturation.
Aidez-vous du regroupement par statut
Aidez-vous du filtre existant *Brouillon
Selon votre fonction au sein de la commune, cliquez sur valider
au moins une transmission de smartphone#
Cause : Une transmission ne sait pas encore transformée en présence.
Lorsque le smartphone est synchronisé, les données apparaissent ici sous forme de transmissions brutes.
À ce stade, les enfants et parents sont identifiés uniquement par des numéros, sans leurs coordonnées.
Pour gérer les erreurs, rendez-vous dans la partie Gestion des transmissions AES Mobile
Message APRES création du facturier#
Lorsque le facturier est créé, un double-clic sur celui-ci permet d’accéder à son contenu.
Si le bouton En erreur apparaît, cela signifie que le facturier n’a pas pu être généré entièrement dû à des erreurs.
Avertissement
Après gestion des erreurs dites Après création du facturier, vous devrez supprimer le facturier. Lorsque le processus de suppresion sera terminée, et seulement après, vous pourrez alors recréer celui-ci.
En cliquant sur le bouton En erreur , vous ferez apparaître le détail des différentes erreurs liées à chaque facture.
Si le message d’erreur n’apparaît pas automatiquement, cliquez sur les trois points ⋯ puis cochez la case Erreur afin d’afficher la colonne correspondante.
Vous pouvez également regrouper les erreurs par statut *Erreur.
Vous pouvez également copier l’erreur pour nous la transmettre.
Avertissement
Attention : le logiciel ne peut pas identifier précisément la nature de l’erreur. En effet, il ne connaît pas la version corrigée avec laquelle comparer les données.
C’est donc à vous de vérifier manuellement les informations. Les causes possibles sont notamment :
L’activité ne possède pas de prix défini.
La date de validité du prix n’est plus correcte.
Une catégorie tarifaire a été oubliée dans la liste des prix.
Une position d’enfant a été oubliée dans la liste des prix.
Une même activité à deux prix.
En résumé, il vous faudra repasser en revue les différents onglets et paramètres de vos prix et activités pour identifier et corriger l’erreur avant de relancer la facturation.
Message : aes.price_list#
Cause : Deux prix pour la même configuration. Ce message signifie que le prix ayant identifiant 10 et le prix ayant l’identifiant 44 sont en conflit pour une même activité. Aautrement dit, il y a deux prix pour une même activité, une même position de l’enfant, ou une même catégorie tariffaire.
Dans la liste de prix, vous trouverez les ID des prix en conflit.
Modifiez les éléments qui porteraient à conflit :
Même date,
Même catégorie tariffaire,
Même position de l’enfant, …
Message : Problèmes de prix#
Cause : Le programme ne trouve pas le prix.
Ce message indique le nom de l’activité, la position de l’enfant ou la catégorie tarifaire qui pose problème.
Dans l’exemple si dessous: seul la position de l’enfant change, cela signifie qu’il ne trouve pas de prix pour les position 2, 3 et 4 dans les 3 activités.
Position avec un chiffre 2,3,… : Cela indique que la position existe, mais n’est pas référencée dans le prix ou l’activité. il faudra donc :
Vous rendre dans le menu Activité > sous menu Liste de prix ,
Soit : Dans le prix, rajouter les positions de l’enfant dans l’onglet Position de l’enfant ,
Soit : Dans le prix, rajouter la catégorie tarifaire indiquée sur l’erreur dans l’onglet Catégorie tarifaire ,
Soit : Dans le prix : modifier la date de validité du prix,
Soit : Créer le prix car il n’y a pas de prix pour cette activité.
Position avec un chiffre 0 : cela indique que votre programme n’a pas assez de position. Il faudra donc
Vous rendre dans le menu Données iA.AES > dans le sous menu Positions de l’enfant, créer les nouvelles positions d’enfants.
Vous rendre dans le menu Activité > sous menu Liste de prix,
Soit : Dans le prix, rajouter les positions de l’enfant dans l’onglet Position de l’enfant,
Soit : Dans le prix, rajouter la catégorie tarifaire indiquée sur l’erreur dans l’onglet Catégorie tarifaire,
Soit : Dans le prix : modifier la date de validité du prix,
Soit : Créer le prix car il n’y a pas de prix pour cette activité.
Cela est souvent le cas lorsque un CPAS est désigné comme parent, et qu’il se retrouve avec 25 enfants. Si vous lui rajoutez un enfant 26, vous devez créer cette position et puis l’indiquer dans le prix.
Avertissement
Si d’autres messages apparaîssent, n’hésitez pas à réaliser une capture d’écran de celle-ci, nous pourrons ainsi compléter notre documentation et les messages d’erreur.