Message d’erreurs du facturier#
Les messages d’erreurs possibles lors de la facturation sont de deux types:
Soit sur les présences, lorsque vous cliquez sur le bouton Facturer avant la création du facturier, un pop-up apparaît.
Soit sur les activités et les prix, dans votre facturier avec le bouton En erreur.
Message AVANT création du facturier#
Lorsque vous cliquez sur le bouton Facturer, une fenêtre contextuelle (pop-up) peut s’afficher à l’écran avec un ou plusieurs messages d’erreur.
Ces messages indiquent que certaines présences comportent encore des anomalies ou n’ont pas été validées.
Le facturier ne pourra pas être généré tant que ces erreurs ou absences de validation ne seront pas corrigées.
Pour ce type d’erreur, un pop-up avec 5 types de messages peuvent apparaître.
au moins une présence non vérifiée#
Cause : au moins une présence de la période que vous souhaitez facturer est en statut Non traitée ou en erreur
Identifier les présences qui posent problème. Deux méthodes sont possibles :
a. Regrouper par statut
Triez les présences par statut.
Corrigez ensuite les présences statut par statut.
b. Filtrer par statut
Filtrez d’abord les présences au statut Non traitée et corrigez-les.
Appliquez ensuite le filtre En erreur et corrigez ces présences également.
Pour gérer et corriger ces erreurs, consultez la documentation dédiée à la Gestion des erreurs des présences
pas de présences pour cette période#
Ce message signifie, qu’il n’y a pas de présences pour la ou les catégorie(s) d’activité choisie(s) pour la période de la facturation.
Soit il n’y a pas de fiche d’inscription
Soit les présences n’ont pas été synchronisée par le téléphone
Soit il n’y a pas d’encodage manuel
Bref, il n’y a rien à facturer.
des inscriptions non validées pour cette période#
Cause : une fiche d’inscription en statut brouillon ou à valider
N’oubliez pas de vous assurer d’avoir les droits pour valider les fiches d’inscription.
Parcourez les 3 sous menu : des enfants, des repas ou des plaines.
Aidez-vous du regroupement par statut
Aidez-vous du filtre > statut n’est pas > validé
Selon votre fonction au sein de la commune, cliquez sur mettre à valider
Selon votre fonction au sein de la commune, cliquez sur validé
au moins une fiche d’encodage manuel non validée#
Cause : un encodage manuel est en statut brouillon.
Dans ce menu, il y a au moins une présence qui n’est pas validée pour la période de facturation.
Aidez-vous du regroupement par statut
Aidez-vous du filtre existant Brouillon
Selon votre fonction au sein de la commune, cliquez sur valider
au moins une transmission de smartphone#
Cause : Une transmission n’est pas encore transformée en présence.
Lorsque le smartphone est synchronisé, les données apparaissent ici sous forme de transmissions brutes.
À ce stade, les enfants et parents sont identifiés uniquement par des numéros, sans leurs coordonnées.
Pour gérer les erreurs, rendez-vous dans la partie Gestion des transmissions AES Mobile
Message APRES création du facturier#
Un facturier peut apparaître en erreur à deux moments distincts : en cours de création ou une fois la création terminée.
Le bouton En erreur indique que le logiciel iA.AES n’a pas pu générer l’ensemble des factures en raison d’anomalies dans les données de prix ou d’activités.
Identifier une erreur sur le facturier#
Un facturier peut afficher une erreur de deux façons :
En cours de création :
Une fois la création terminée : un double-clic sur le facturier permet d’accéder à son contenu.
Consulter le détail des erreurs#
Cliquez sur le bouton En erreur pour afficher le détail des erreurs liées à chaque facture.
Si la colonne Erreur n’apparaît pas automatiquement, cliquez sur les trois points (⋮) puis cochez la case Erreur afin d’afficher la colonne correspondante. Vous pouvez également regrouper les factures par statut Erreur.
Avertissement
Le logiciel iA.AES ne peut pas identifier précisément la nature de l’erreur, car il ne connaît pas la version corrigée avec laquelle comparer les données.
Vous devez vérifier manuellement les informations. Les causes possibles sont notamment :
L’activité ne possède pas de prix défini.
Un conflit de prix : une même activité a deux prix.
La date de validité du prix n’est plus correcte.
Une catégorie tarifaire a été oubliée dans la liste des prix.
Une position d’enfant a été oubliée dans la liste des prix.
Repassez en revue les différents onglets et paramètres de vos prix et activités pour identifier et corriger l’erreur avant de relancer la facturation.
Corriger les erreurs et relancer la facturation#
Après avoir corrigé les erreurs, deux options s’offrent à vous :
Corriger à la volée : corrigez l’erreur directement dans le logiciel iA.AES et relancez la facturation individuellement pour chaque facture en erreur depuis le facturier. Cette option évite de devoir supprimer et recréer le facturier.
Chaque facture en erreur doit être relancée individuellement, car les erreurs peuvent varier d’une facture à l’autre ou une même facture peut présenter plusieurs erreurs distinctes.
Supprimer et recréer le facturier : si la correction à la volée n’est pas possible, supprimez le facturier. Une fois la suppression effectuée, vous pouvez recréer le facturier.
Message : Plusieurs prix sont en conflit#
Cause : Une activité possède plusieurs prix et le logiciel iA.AES ne sait pas lequel appliquer.
Ce message indique le nom de l’activité concernée. Il signifie qu’il existe plusieurs prix valides pour une même activité, une même position de l’enfant ou une même catégorie tarifaire.
Dans l’onglet Prix, identifiez les deux prix en conflit.
Modifiez les éléments qui créent le conflit :
Même date,
Même catégorie tarifaire,
Même position de l’enfant.
Même activité.
Message : Problèmes de prix#
Cause : Le programme ne trouve pas le prix.
Ce message indique le nom de l’activité, la position de l’enfant ou la catégorie tarifaire qui pose problème.
Position avec un chiffre 2,3,… : Cela indique que la position existe, mais n’est pas référencée dans le prix ou l’activité. Il faudra donc :
Vous rendre dans le menu Activité > sous menu Liste de prix ,
Soit : Dans le prix, rajouter les positions de l’enfant dans l’onglet Position de l’enfant ,
Soit : Dans le prix, rajouter la catégorie tarifaire indiquée sur l’erreur dans l’onglet Catégorie tarifaire ,
Soit : Dans le prix : modifier la date de validité du prix,
Soit : Créer le prix car il n’y a pas de prix pour cette activité.
Position avec un chiffre 0 ou 50 et plus : cela indique que votre programme n’a pas assez de position. Il faudra donc
Vous rendre dans le menu Données iA.AES > dans le sous menu Positions de l’enfant, créer les nouvelles positions d’enfants.
Vous rendre dans le menu Activité > sous menu Liste de prix,
Soit : Dans le prix, rajouter les positions de l’enfant dans l’onglet Position de l’enfant,
Soit : Dans le prix, rajouter la catégorie tarifaire indiquée sur l’erreur dans l’onglet Catégorie tarifaire,
Soit : Dans le prix : modifier la date de validité du prix,
Soit : Créer le prix car il n’y a pas de prix pour cette activité.
Cela est souvent le cas lorsque un CPAS est désigné comme parent, et qu’il se retrouve avec 25 enfants. Si vous lui rajoutez un enfant 26, vous devez créer cette position et puis l’indiquer dans le prix.
Message : Key ‘parent_-ID’ must be of type int#
Cause: l’enfant n’a pas de parent attestable ou pas de parent du tout sur sa fiche.
Dans le menu signalétique > sur la fiche enfant > dans l’onglet parent. Veuillez renseigner au moins un parent attestable.
Avertissement
Si d’autres messages apparaissent, n’hésitez pas à réaliser une capture d’écran de ceux-ci, nous pourrons ainsi compléter notre documentation et les messages d’erreur.