Registre national#
Rendez-vous dans le menu Signalétique > Enfants ou Parents
Le numéro de registre national est une donnée centrale dans le logiciel iA.AES. Il garantit l’unicité de chaque fiche et conditionne le bon fonctionnement de la facturation, des attestations fiscales et de la connexion au Portail Parent.
Note
Pour les parents étrangers, utilisez le champ Matricule à la place du champ Numéro national.
Comprendre l’importance du registre national#
Unicité des fiches#
Il est primordial de n’avoir qu’une seule fiche par parent ou par enfant dans le logiciel iA.AES. Une fiche en doublon entraîne des conséquences sur plusieurs fonctionnalités :
Données de la personne réparties sur plusieurs fiches, rendant le suivi difficile
Erreurs lors de la génération des factures
Incohérences lors de la connexion au Portail Parent
Export de données incorrect, notamment vers Belcotax
Format attendu#
Le numéro de registre national doit contenir 11 chiffres, sans espaces, tirets ni points.
Le logiciel iA.AES vérifie automatiquement le format à la création d’une fiche. Si le numéro est incorrect, un message d’erreur est affiché.
Référence — Contrôles effectués par le logiciel#
Situation |
Type de message |
|---|---|
Le numéro de registre national existe déjà sur une autre fiche |
Message bloquant — la création est impossible |
Deux parents ont le même nom, prénom et adresse |
Message non bloquant — avertissement uniquement |
Deux enfants ont le même nom, prénom et date de naissance |
Message non bloquant — avertissement uniquement |
Le numéro de registre national est invalide (format incorrect) |
Bandeau rouge sur la fiche signalétique |
Détecter et corriger les doublons de registre national#
Le logiciel iA.AES met à disposition deux menus dédiés à la détection des doublons :
Un menu regroupant les doublons d’enfants
Un menu regroupant les doublons de parents
Note
La détection des doublons repose sur le numéro de registre national. Deux fiches portant le même numéro sont considérées comme des doublons. Pour la procédure complète de fusion des doublons, consultez la page Fiches signalétiques en doublon.
Corriger un numéro de registre national erroné#
Lorsqu’un numéro de registre national est invalide, un bandeau rouge apparaît en haut de la fiche signalétique du parent ou de l’enfant concerné.
Pour corriger le numéro :
Ouvrez la fiche signalétique concernée.
Supprimez le numéro de registre national incorrect.
Saisissez le numéro correct (11 chiffres, sans espace, tiret ni point), ou laissez le champ vide dans l’attente du bon numéro.
Enregistrez la fiche.
Note
Un filtre par défaut est disponible dans les vues listées des enfants et des parents pour retrouver facilement toutes les fiches dont le numéro de registre national est incorrect.
Filtrer les numéros de registre national invalides#
Depuis la vue listée des enfants ou des parents, activez le filtre Numéros nationaux invalides : le logiciel iA.AES affiche les fiches dont le numéro de registre national présente une incohérence avec la date de naissance.
Filtrer les numéros de registre national manquants#
Depuis la vue listée des enfants ou des parents, ajoutez un filtre personnalisé en sélectionnant Numéro national > est égale à > ne rien noter. Le logiciel iA.AES affiche toutes les fiches signalétiques sans numéro de registre national renseigné.
