Les parents#
Chaque parent dispose d’une fiche signalétique dédiée pour gérer ses informations personnelles et administratives.
Dans le menu Signalétique, accédez au sous-menu Parents pour consulter la liste complète des parents enregistrés dans vos écoles.
En cliquant sur un parent, deux types de vues sont disponibles :
Une vue détaillée par onglets, permettant un accès structuré aux différentes informations
Une vue synthétique sous forme d’icônes, offrant un aperçu rapide des données clés
Les icônes Enfants, Factures, Paiements et Rappels vous redirigent vers les onglets correspondants dans la fiche signalétique du parent.
L’icône Attestations fiscales affiche un résumé des attestations générées via le menu Documents et les associe automatiquement au parent concerné.
Comment le parent crée-t-il sa fiche signalétique et celle de son enfant sur le portail parent.
Création d’un parent#
Pour créer un parent, il faut se rendre dans le menu Signalétiques puis sur Parents. En haut à gauche, vous avez un bouton nommé Créer. Une fois ce bouton appuyé, une fiche signalétique d’un parent apparaît.
Cette fiche contient toutes les informations liées au parent. Il y a plusieurs onglets avec différentes informations à compléter :
Nom Champ obligatoire
Prénom Champ obligatoire
Onglet Signalétique#
Cet espace vous permet de renseigner l’ensemble des informations relatives au parent. Veuillez compléter tous les espaces bleus
Identifiant (ID) sont numéro de fiche dans le logiciel iA.AES
Pays Champ obligatoire
Localité Champ obligatoire
Rue Champ obligatoire
Numéro d’habitation Champ obligatoire
… (Autres informations concernant l’adresse, le numéro de téléphone, l’e-mail,…) Champ non obligatoire
Lorsque vous créez une fiche parent, le programme vous propose de renseigner soit un numéro de registre national (RN), soit un matricule. En fonction de votre choix, l’un des deux champs disparaîtra automatiquement après la sauvegarde.
RN Champ non obligatoire Recommandé si disponible. Il est obligatoire pour la génération des attestations fiscales et pour le Portail Parent
Matricule Champ non obligatoire : Utilisé uniquement si le RN n’est pas connu, notamment dans certains cas liés à l’outil Onyx ou pour des parents étrangers
Comment, avec le portail parent, gérer les parents ayant une carte d’identité étrangère?
Courriel Champ non obligatoire : il devient obligatoire si vous souhaitez communiquer par e-mail avec le parent et lui envoyer les factures par voie électronique.
Onglet Configuration#
Par défaut, le mode d’envoi de toutes les communications sera par courriel. Vous pouvez indiquer le mode d’envoi des différents documents (e-mail, courrier ou les deux). Vous devez logiquement avoir l’accord du parent pour lui envoyer ces documents par e-mail.
Vous pouvez modifier les préférences d’envoi de manière groupée pour tous les parents.
Avertissement
Si « E-mail » est sélectionné, bien vérifier que l’email du parent est indiqué dans ses données dans l’onglet Signalétiques
Si on change la méthode d’envoi du parent, cela ne sera pris en compte que pour la prochaine facturation.
Onglet Enfants#
Vous y trouverez la liste des enfants associés au parent et la responsabilité que le parent a envers l’enfant.
Facturable :
Le parent reçoit uniquement les factures liées aux présences qui lui sont assignées. Cocher les deux parents n’envoie pas la même facture aux deux : chacun reçoit uniquement sa propre facture.
Attestable :
Le parent reçoit uniquement les attestations fiscales correspondant aux factures qui lui sont attribuées.
Pour rappel : les règles de facturation et d’attestation selon les responsabilités sont les suivantes :
Parent A et B non facturable : Toutes les présences seront en erreurs. Il vous faut en effet indiquer, au moins, un parent facturable.
Parent A facturable et Parent B non facturable : Toutes les présences seront facturées au Parent A.
Parent A facturable, Parent B facturable et Parent C non facturable :
Les présences du Parent A seront facturées au Parent A.
Les présences du Parent B seront facturées au Parent B.
Les présences du Parent C seront en erreur vu que l’on ne sait pas à qui facturer. Il vous faudra l’indiquer manuellement.
À charge : Elle vous permet simplement de préciser, si nécessaire, le domicile officiel de l’enfant. Autrement dit, chez quel parent l’enfant est domicilié légalement.
Note
Un minimum d’un parent facturable est requis. Sans cela, vous ne pourrez pas effectuer l’inscription de l’enfant, et le programme ne pourra pas traiter les présences (erreur générée).
Maximum : trois parents facturables peuvent être enregistrés.
Toutes les responsabilités sont reprises dans l’onglet principal Responsabilités présent dans la barre de menu ROSE.
Quelle influence a le portail parent sur la notion de Facturable
Onglet Factures#
Dans cet espace, vous trouverez un tableau récapitulatif des factures liées au parent :
Liste détaillée des factures déjà émises
Montant total encore dû, toutes factures confondues
Si un prépaiement est enregistré pour ce parent, vous avez la possibilité de l’utiliser, en tout ou en partie, pour régler une facture appartenant à la même catégorie d’activité. Pour cela, cliquez sur l’icône “€” située à droite de la facture concernée.
Le système utilisera automatiquement le montant disponible en prépaiement pour apurer la facture.
Avertissement
Faites attention de bien indiquer les priorités de paiement sur la catégorie d’activité
Onglet Rappels#
Il s’agit d’une vue sous forme de tableau pour les rappels passés et en cours.
Onglet Paiements#
Les paiements effectués par le parent sont notés à cet endroit.
Vous pouvez ajouter vous-même un paiement manuel en cliquant sur le bouton Enregistrer un paiement:
Mode d’apuration :
Global : Prend le montant global de la facture. S’il y a plusieurs catégories d’activité, l’apurement se fait en fonction de la priorité de paiement.
Par droit constaté : Ne prend en compte uniquement le montant du droit constaté de la facture. Le paiement sera lié uniquement au droit constaté de chaque facture.
Toutes les factures : Permet d’afficher en dessous la liste de toutes les factures ouvertures du parent quelque soit la catégorie d’activité.
Catégorie d’activité Champ obligatoire : Permet de n’afficher que les factures ouvertes d’une catégorie d’activité
Date de paiement Champ non obligatoire : Indiquer la date à laquelle le paiement a été effectué.
Date de réconciliation Champ non obligatoire : Indiquer la date à laquelle le paiement doit être lié à une facture.
Montant Champ non obligatoire : Indiquer un montant payé par le parent.
Avertissement
Par défaut, le programme apure le montant à la facture de la plus ancienne à la plus récente. Mais vous pouvez changer le montant apuré pour chaque facture vous-même dans le tableau.
Cliquez ensuite sur Enregistrer le paiement.
Onglet Réconciliations#
Liste les différentes réconciliations en termes de paiement.
Vous pouvez supprimer une réconciliation. Autrement dit supprimer le lien d’une facture et d’un paiement. Le paiement sera conservé sur la fiche du parent. La somme “libérée” sera mise en prépaiement sur la catégorie d’activité du parent.
Onglet Remboursements#
il s’agit de la liste des remboursements effectués sur le parent.
Vous avez également une colonne Remboursement dans l’onglet Paiements afin de visualiser le remboursement de chaque paiement.
Onglet Prépaiement par catégories#
Les différentes catégories d’activité configurées dans votre logiciel iA.AES sont reprises, avec pour chacune, une communication structurée automatiquement générée pour le parent. Vous pouvez communiquer cette communication au parent pour qu’il puisse effectuer un virement bancaire pour une catégorie d’activité en particulier. L’import de vos fichiers CODA permettra ensuite de lier le paiement à ce parent grâce à la communication structurée.
Note
Par défaut, avec cette communication structurée, le programme apure dans un premier temps les factures impayées de la plus ancienne à la plus récente de la catégories d’activité en question. S’il reste un montant, il l’ajoute en prépaiement (on le retrouve d’ailleurs en Solde dans cet onglet).
Suppression / archivage d’un parent#
Il faut savoir qu’aucun enfant ou parent n’est jamais supprimé. Il y a plusieurs raisons à cela :
Cela permet de garder l’historique du parcours du parent.
Cela permet de pouvoir le réactiver si celui-ci revient plus tard, sans ré-encoder les données.
Si le parent ne doit plus faire parti de la base de données, il faut alors l’archiver. Pour ce faire, rendez-vous sur sa fiche, cliquez sur Action puis sur Archiver.
Note
Vous pouvez supprimer définitivement un parent seulement et seulement si le parent ne possède ni de factures ni de paiements
Transfert du matricule vers le Numéro national#
Pour déplacer une donnée du champ Matricule vers le champ Numéro national, procédez comme suit :
Ouvrez la fiche du parent et cliquez sur Éditer.
Dans le champ Matricule, sélectionnez le numéro puis utilisez le raccourci Ctrl + X (Couper).
Cliquez dans la zone blanche à côté du champ (clic droit de la souris) afin de faire apparaître le champ Numéro national.
Collez la valeur à l’aide du raccourci Ctrl + V dans le champ Numéro national.
Enregistrez vos modifications.
👉 Le matricule est désormais transféré dans le champ adéquat sans avoir à le retaper manuellement. Cette même démarche fonctionne pour transférer un Numéro nation vers la case matricule.
Fusionner une fiche parent#
Cette fonctionnalité permet de regrouper les doublons sur une seule fiche unique. Toutes les données (paiement, solde réservé, factures, responsabilités parentales, historique) sont automatiquement consolidées sur la fiche conservée.
Sur la fiche signalétique des parents, vous retrouverez en haut à gauche, le bouton “fusionner”.
Pour fusionner un parent, les étapes sont les suivantes :
Sélection de la fiche principale : La fusion doit toujours être initiée depuis la fiche que vous souhaitez garder (celle dont le QR Code restera actif).
1.1 Rendez-vous sur la fiche de l’enfant principale.
1.2 Cliquez sur le bouton Fusionner situé en haut à gauche de l’écran.
Sélectionner les fiches à supprimer : Une fenêtre contextuelle s’ouvre pour vous permettre de lier les doublons.
2.1 Cliquez sur Ajouter une ligne.
2.2 Dans la nouvelle fenêtre, recherchez et sélectionnez la fiche secondaire (celle qui doit être supprimée et dont le QR Code disparaîtra).
Note : Si vous avez plus de deux fiches pour un même parent (par exemple trois fiches), répétez l’opération Ajouter une ligne pour chaque doublon supplémentaire.
Finaliser la fusion : Une fois que tous les doublons sont listés
3.1 Vérifiez une dernière fois les informations sélectionnées.
3.2 Cliquez sur le bouton Fusionner les contacts en bas à gauche.
Avertissement
*Attention : Action irréversible Veillez à ne pas fusionner deux fiches parents distincts par erreur. Il est impossible d’annuler une fusion pour séparer les données une fois l’opération validée.
Modification groupée des préférences d’envoi#
Ce guide vous explique comment modifier en un seul clic le mode de réception des documents (factures, attestations, etc.) pour l’ensemble de vos contacts disposant d’une adresse e-mail.
Accéder au menu parent :
Rendez-vous dans le menu Signalétique.
Sélectionnez le sous-menu Parents.
Afficher et filtrer les contacts avec e-mail : Pour ne modifier que les parents capables de recevoir des documents numériques, suivez ces étapes :
Afficher la colonne e-mail : Cliquez sur les trois petits points (⋮) à droite de la barre d’en-tête et cochez la case Courriel (si elle n’est pas déjà visible).
Filtrer les adresses valides :
Cliquez sur l’icône de recherche/filtre.
Sélectionnez le champ Courriel.
Choisissez la condition “Contient” et saisissez le symbole @.
Validez : le logiciel n’affiche plus que les parents ayant une adresse e-mail enregistrée
Sélectionner l’ensemble des données : Pour appliquer le changement à tout le monde et pas seulement à la première page :
Modifier l’affichage : En haut à droite, cliquez sur le compteur
1–80 / 125et choisissez d’afficher toutes les données (ou le maximum possible).Tout sélectionner : Cochez la case de sélection globale en haut à gauche du tableau.
Attention : Vérifiez bien que le nombre de fiches sélectionnées correspond au total affiché en haut de l’écran.
Modifier la méthode d’envoi : Une fois la sélection effectuée :
Cliquez sur le bouton Action (en haut au centre).
Choisissez l’option “Modifier les méthodes d’envoi des documents”.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez le type de document concerné (par exemple : Factures).
Sélectionnez la méthode souhaitée (ex: Par Email).
Cliquez sur le bouton de confirmation pour valider le changement.
Résultat : La méthode d’envoi est désormais mise à jour instantanément pour tous les parents sélectionnés.