Les parents#

Introduction#

Il existe une fiche signalétique pour gérer les données des parents.

Il faut bien évidemment que ces fiches soient à jour au niveau des données, que ce soit :

  • L’adresse

  • L’adresse mail

  • …

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Création d’un parent#

Pour créer un parent, il faut se rendre dans le menu Signalétiques puis sur Parents. En haut à gauche, vous avez un bouton nommé Créer. Une fois ce bouton appuyé, une fiche signalétique d’un parent apparaît.

parent

Cette fiche contient toutes les informations liées au parent. Il y a plusieurs onglets avec différentes informations à compléter :

  • Nom Champ obligatoire

  • Prénom Champ obligatoire

Onglet “Signalétique”#

  • Pays Champ obligatoire

  • Localité Champ obligatoire

  • Rue Champ obligatoire

  • Numéro d’habitation Champ obligatoire

  • … (Autres informations concernant l’adresse, le numéro de téléphone, l’e-mail,…) Champ non obligatoire

  • RN Champ non obligatoire mais obligatoire pour la génération des attestations fiscales et pour le Portail Parent

  • Matricule Champ non obligatoire : utilisé si l’on ne possède pas de RN notamment pour Onyx

Onglet “Configuration”#

Indiquez le mode d’envoi des différents docuements (e-mail, courrier ou les deux). Vous devez logiquement avoir l’accord du parent pour lui envoyer ces documents par e-mail.

Avertissement

Si « E-mail » est sélectionné, bien vérifier que l’email du parent est indiqué

Avertissement

Si on change la méthode d’envoi du parent, cela ne sera pris en compte que pour la prochaine facturation.

Onglet “QR Code”#

Déjà complété en fonction des enfants associés au parent.

Onglet “Enfants”#

Liste des enfants du parent

Onglet “Factures”#

Tableau des factures associées au parent (liste de ces factures + le montant total dû toutes factures confondues).

Onglet “Rappels”#

Tableau des rappels passés et en cours.

Onglet “Paiements”#

Les paiements effectués par le parent sont notés à cet endroit. Vous pouvez ajouter vous-même un paiement manuel en cliquant sur le bouton Enregistrer un paiement.

  • Toutes les factures : Permet d’afficher en dessous la liste de toutes les factures ouvertures du parent quelque soit la catégorie d’activité.

  • Catégorie d’activité Champ obligatoire : Permet de n’afficher que les factures ouvertes d’une catégorie d’activité

  • Date de paiement Champ non obligatoire : Indiquer la date à laquelle le paiement a été effectué.

  • Date de réconciliation Champ non obligatoire : Indiquer la date à laquelle le paiement doit être lié à une facture.

  • Montant Champ non obligatoire : Indiquer un montant payé par le parent.

Avertissement

Par défaut, le programme apure le montant à la facture de la plus ancienne à la plus récente. Mais vous pouvez changer le montant apuré pour chaque facture vous-même dans le tableau.

Cliquez ensuite sur Enregistrer le paiement.

Onglet “Réconciliations”#

Liste les différentes réconciliations en termes de paiement.

Onglet “Prépaiement par catégories”#

Les différentes catégories d’activité configurées dans votre programme iA.AES sont reprises, avec pour chacune, une communication structurée automatiquement générée pour le parent. Vous pouvez communiquer cette communication au parent pour qu’il puisse effectuer un virement bancaire pour une catégorie d’activité en particulier. L’import de vos fichiers CODA permettra ensuite de lier le paiement à ce parent grâce à la communication structurée.

Note

Par défaut, avec cette communication structurée, le programme apure dans un premier temps les factures impayées de la plus ancienne à la plus récente de la catégories d’activité en question. S’il reste un montant, il l’ajoute en prépaiement (on le retrouve d’ailleurs en Solde dans cet onglet).

Bouton “Fusion”#

Ce bouton permet de fusionner deux parents en doublon.

Pour le faire, il faut se positionner sur la fiche du parent principal (que l’on souhaite garder) sur laquelle on va rajouter les informations du doublon. Le doublon sera supprimé définitivement.

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Cliquer sur Ajouter une ligne afin d’ajouter le deuxième parent (le doublon).

Vous pourrez ensuite fusionner les deux fiches.

Avertissement

Attention à ne pas fusionner deux fiches distinctes ! Il ne sera pas possible d’annuler la fusion pour retrouver les deux fiches initiales

Suppression / archivage d’un parent#

Il faut savoir qu’aucun enfant ou parent n’est jamais supprimé. Il y a plusieurs raisons à cela :

  • Cela permet de garder l’historique du parcours du parent.

  • Cela permet de pouvoir le réactiver si celui-ci revient plus tard, sans ré-encoder les données.

Si le parent ne doit plus faire parti de la base de données, il faut alors l’archiver. Pour ce faire, rendez-vous sur sa fiche, cliquez sur Action puis sur Archiver.

Note

Vous pouvez supprimer définitivement un parent seulement et seulement si le parent ne possède ni de factures ni de paiements