Checklist lancement de projet!#
Avant de se lancer dans l’implémentation de la solution iA.AES, il est important de se poser les bonnes questions qui feront de ce projet une Success Story.
Document demandé “Questions Mise En Place iA.AES”#
Un document vous sera envoyé par votre contact iMio. Il faudra le compléter afin de faciliter la mise en place du logiciel iA.AES.
Dans ce document, on vous demandera des informations concernant :
Les directions
Les implantations scolaires
Les lieux d’accueil
Les activités utilisées par le logiciel iA.AES
Les différents tarifs, dégressivité et réductions utilisés
Certaines informations concernant la facturation
Les 3 référents pour le logiciel iA.AES
La notion de référent#
Le référent logiciel est une personne désignée au sein de votre organisation pour assurer la liaison entre les utilisateurs du logiciel et nos équipes techniques.
Il ou elle diffuse les bonnes pratiques, centralise les demandes, accompagne les utilisateurs de votre commune et fait remonter les besoins auprès de notre service support.
Le référent possède une connaissance approfondie de l’outil et de ses usages internes.
Le/la/les référents du logiciel iA.AES peuvent également être les référents du portail parent. Cela dépendra de l’organisation de vos communes.
Signalétique - Import des données#
Il est possible d’importer les fiches signalétiques des enfants et des parents venant de fichiers xls. Les logiciels de gestion des écoles (par exemple CREOS) peuvent exporter ce genre de fichiers, il faut cependant faire attention à quelques détails :
Est-ce que les données des enfants et des parents sont à jour ? En septembre, c’est rarement le cas ! Il peut être intéressant d’utiliser un formulaire d’inscription pour demander les informations aux parents
Est-ce que le format du fichier respecte les données du fichier import. Il faut demander aux directeurs d’écoles de respecter le même format de fichier donné par le contact iMio
Ordre des colonnes
Libellé des colonnes
Nombre de colonnes
Note
Pour plus de détails, consulter la documentation sur l’import des fiches signalétiques.
Vous y trouverez les explicatifs, et les documents suivants :
Est-ce que le numéro de registre national pour le parent et l’enfant est correct ? Un numéro national érronné sera refusé.Le numéro national est primordial pour la génération des attestations fiscales (Essayez d’en avoir le plus possible)
Note importante : Il faut impérativement un fichier par école. Sans cela, l’importation ne pourra pas se faire.
Smartphone#
Le smartphone est utilisé par les accueillantes pour enregistrer les présences des enfants. Celui-ci peut également être utilisé pour enregistrer les présences des accueillantes.
Un smartphone minimum par lieu d’accueil
Le smartphone reste sur le lieu d’accueil
Penser à sécuriser le smartphone pour le protéger du vol
Penser à la connexion Internet ou la 4G
Il est préférable d’avoir un smartphone de réserve dans l’administration communale au besoin
Prérequis pour les smartphones Il n’est pas nécessaire d’utiliser un smartphone haut de gamme ou d’une marque particulière. Toutefois, pour garantir le bon fonctionnement de l’application, les conditions minimales suivantes doivent être respectées :
Système d’exploitation Android 7.1 - ou version ultérieure (ou équivalent).
Écran d’au moins 4,5 pouces.
L’application sur smartphone s’utilise sans connexion Wi-Fi ou 4G, cependant il faut absolument une connexion au moins une fois par jour pour transmettre les données à votre logiciel iA.AES.
Communication : un facteur clé de réussite#
La réussite du projet repose avant tout sur une communication claire et anticipée auprès des différents acteurs impliqués. La dimension humaine est souvent plus déterminante que l’aspect technique. Il est donc essentiel d’informer les parents et les directions d’établissement des changements à venir.
Nous vous recommandons de prévoir un courrier ou un document explicatif à destination :
des parents, pour les rassurer sur l’utilisation du QR code,
des directions, pour assurer une compréhension partagée des enjeux et du fonctionnement du système.
Sécurité et contenu du QR code#
Le QR code remis aux enfants ne contient aucune donnée personnelle. Il encode uniquement un identifiant interne utilisé par l’application AES Mobile, qui n’a aucune signification en dehors du système.
Exemple : Un QR code peut contenir simplement l’identifiant “1”. Les parents peuvent d’ailleurs le scanner eux-mêmes : aucune information personnelle ne s’affiche.
Mettre en avant les avantages du système de badge#
Il est important de souligner les bénéfices concrets pour chaque intervenant :
Pour les accueillantes : un gain de temps qui leur permet de se concentrer davantage sur l’accueil des enfants.
Pour les coordinateurs : une automatisation des données qui leur libère du temps pour la gestion des projets ATL.
Pour les familles : une facturation plus transparente et plus précise.
Configuration nom de domaine#
Pour éviter le rejet des emails envoyés depuis le logiciel IA.AES par les filtres antispam, il est essentiel de modifier l’enregistrement de type TXT (SPF) de votre domaine en y incluant les serveurs iMio.
Étapes à Suivre :
Pour intégrer les serveurs iMio, modifiez votre enregistrement SPF pour inclure la directive suivante :
include:smtp.imio.be
Exemple de Configuration DNS
Par exemple, si votre enregistrement SPF actuel ressemble à ceci :
votrecommune.be. 3600 IN TXT "v=spf1 ... -all"
Vous devez le modifier pour qu’il ressemble à ceci :
votrecommune.be. 3600 IN TXT "v=spf1 ... include:smtp.imio.be -all"
Vous pouvez vérifier la configuration de votre nom de domaine en utilisant l’outil MXToolbox SPF Checker.
Cet outil vous permettra de voir si votre configuration SPF est correcte et si la mention incluse est bien reconnue.
Note
Il est important de faire cette modification avant tout envoi de documents depuis le logiciel IA.AES.
Formations lors de la mise en place#
Lors de la mise en place de iA.AES, plusieurs journées de formation sont prévues afin de vous accompagner dans la compréhension et la prise en main du logiciel.
Ces moments sont essentiels pour garantir une utilisation optimale et adaptée aux besoins de votre commune ou de votre service.
Les formations sont organisées en plusieurs volets complémentaires :
Formation Administrative - la documentation
Cette formation est consacrée à la gestion quotidienne du logiciel : encodage des enfants et parents, suivi des présences, inscriptions, gestion des classes et implantations, etc.
Formation Facturation - La documentation
Ce module aborde les aspects liés à la facturation, aux paiements, aux rappels et à la communication avec les parents.
Ces formations sont interactives et visent à répondre à vos questions concrètes, tout en vous permettant de pratiquer directement dans l’outil.
Elles constituent également un moment privilégié pour échanger avec vos collègues et partager de bonnes pratiques.