Checklist avant lancement de projet!#
Introduction#
Avant de se lancer dans l’implémentation de la solution iA.AES, il est important de se poser les bonnes questions qui feront de ce projet une success story.
Signalétique#
Import des données#
Il est possible d’importer les fiches signalétiques des enfants et des parents venant de fichiers xls. Les logiciels de gestion des écoles (par exemple CREOS) peuvent exporter ce genre de fichiers, il faut cependant faire attention à quelques détails :
Est-ce que les données des enfants et des parents sont à jour ?
En septembre, c’est rarement le cas !
Il peut être intéressant d’utiliser un formulaire d’inscription pour demander les informations aux parents
| ex. Formulaire | Cela permet d’être à jour rapidement
Format d’export
Il faut demander aux directeurs d’écoles de respecter le même format de fichier donné par le contact iMio
Ordre des colonnes
Libellé des colonnes
Nombre de colonne
Le numéro de registre national pour le parent et l’enfant est-il correct ?
Un numéro national éronné sera refusé
Le numéro national est primoridial pour la génération des attestations fiscales (Essayez d’en avoir le plus possible)
Note importante : Il faut impérativement un fichier par école. Sans cela, l’importation ne pourra pas se faire.
Voici l’exemple pour le fichier d’importation :
Note
Document demandé “Questions MEP iA.AES”#
Un document vous sera envoyé par votre contact iMio. Il faudra le compléter afin de faciliter la mise en place du programme iA.AES.
Dans ce document, on vous demandera des information concernant : - Les directions - Les implantations scolaires - Les activités insérées dans le logiciel iA.AES - Les diffférents tarifs - Certaines informations concernant la facturation
Smartphone#
Le smartphone est utilisé par les accueillantes pour enregistrer les présences des enfants. Celui-ci peut également être utilisé pour enregistrer les présences des accueillantes.
Le smartphone est dédié à la gestion des présences
Un smartphone minimum par lieu d’accueil
Le smartphone reste sur le lieu d’accueil
Penser à sécuriser le smartphone pour le protéger du vol
Penser à la connexion Internet ou la 4G
Il est préférable d’avoir un smartphone de réserve dans l’administration communale au besoin
3G
Pas toujours disponible
Un abonnement est obligatoire mais le plus petit convient parfaitement
Le smartphone s’utilise sans connexion Wi-Fi ou 3G, cependant il faut absolument une connexion au moins une fois par jour pour transmettre les données à iA.AES.
Avertissement
Wi-Fi : Pas toujours disponible et certains directeurs d’école sont contre pour des raisons de santé.
Note
Pour le modèle de smartphone : Minimum Android 7 ou Android one et un écran 5 pouces minimum
Communication#
La communication sur les changements est primordiale pour la réussite du projet. La difficulté n’est pas sur la technique mais sur l’aspect humain.
Il faut prévoir un courrier qui explique aux parents et aux différentes directions les futurs changements.
Le QR-Code contient uniquement un identifiant interne qui ne représente rien en dehors du contexte de l’application.
Par exemple, un QR-Code contient juste l’identifiant : “1”
Le parent peut donc le scanner avec son smartphone pour vérifier la non présence de données personelles.
Insister sur les avantages du badge :
Gain de temps pour les accueillantes qui peuvent ainsi mieux se consacrer à l’accueil des enfants.
Transparence pour la facturation.
Gain de temps pour les coordinateurs qui peuvent dès lors mieux se concentrer sur leur projet ATL.