Checklist lancement de projet!#
Avant de se lancer dans l’implémentation de la solution iA.AES, il est important de se poser les bonnes questions qui feront de ce projet une success story.
Signalétique#
Import des données#
Il est possible d’importer les fiches signalétiques des enfants et des parents venant de fichiers xls. Les logiciels de gestion des écoles (par exemple CREOS) peuvent exporter ce genre de fichiers, il faut cependant faire attention à quelques détails :
Est-ce que les données des enfants et des parents sont à jour ? En septembre, c’est rarement le cas ! Il peut être intéressant d’utiliser un formulaire d’inscription pour demander les informations aux parents
Es-ce que le format du fichier respect les données du fichier import. Il faut demander aux directeurs d’écoles de respecter le même format de fichier donné par le contact iMio
Ordre des colonnes
Libellé des colonnes
Nombre de colonne
Note
Est-ce que le numéro de registre national pour le parent et l’enfant est correct ? Un numéro national éronné sera refusé.Le numéro national est primoridial pour la génération des attestations fiscales (Essayez d’en avoir le plus possible)
Note importante : Il faut impérativement un fichier par école. Sans cela, l’importation ne pourra pas se faire.
Document demandé “Questions Mise En Place iA.AES”#
Un document vous sera envoyé par votre contact iMio. Il faudra le compléter afin de faciliter la mise en place du programme iA.AES.
Dans ce document, on vous demandera des informations concernant :
Les directions
Les implantations scolaires
Les lieux d’accueils
Les activités utilisées par le logiciel iA.AES
Les diffférents tarifs, dégressivité et réductions utilisés
Certaines informations concernant la facturation
Smartphone#
Le smartphone est utilisé par les accueillantes pour enregistrer les présences des enfants. Celui-ci peut également être utilisé pour enregistrer les présences des accueillantes.
Un smartphone minimum par lieu d’accueil
Le smartphone reste sur le lieu d’accueil
Penser à sécuriser le smartphone pour le protéger du vol
Penser à la connexion Internet ou la 4G
Il est préférable d’avoir un smartphone de réserve dans l’administration communale au besoin
L’application sur smartphone s’utilise sans connexion Wi-Fi ou 4G, cependant il faut absolument une connexion au moins une fois par jour pour transmettre les données à votre logiciel iA.AES.
Note
Pour le modèle de smartphone : Minimum Android 7 ou Android one et un écran 5 pouces minimum
Communication : un facteur clé de réussite#
La réussite du projet repose avant tout sur une communication claire et anticipée auprès des différents acteurs impliqués. La dimension humaine est souvent plus déterminante que l’aspect technique. Il est donc essentiel d’informer les parents et les directions d’établissement des changements à venir.
Nous vous recommandons de prévoir un courrier ou un document explicatif à destination :
des parents, pour les rassurer sur l’utilisation du QR code,
des directions, pour assurer une compréhension partagée des enjeux et du fonctionnement du système.
Sécurité et contenu du QR code#
Le QR code remis aux enfants ne contient aucune donnée personnelle. Il encode uniquement un identifiant interne utilisé par l’application AES Mobile, qui n’a aucune signification en dehors du système.
Exemple : Un QR code peut contenir simplement l’identifiant “1”. Les parents peuvent d’ailleurs le scanner eux-mêmes : aucune information personnelle ne s’affiche.
Mettre en avant les avantages du système de badge#
Il est important de souligner les bénéfices concrets pour chaque intervenant :
Pour les accueillantes : un gain de temps qui leur permet de se concentrer davantage sur l’accueil des enfants.
Pour les coordinateurs : une automatisation des données qui leur libère du temps pour la gestion des projets ATL.
Pour les familles : une facturation plus transparente et plus précise.