Créer une activité#
Ce guide vous explique comment créer une activité dans le logiciel iA.AES, de sa fiche générale jusqu’à sa tarification.
Pour le détail de chaque champ, consultez la page Les activités.
Prérequis#
La catégorie d’activité correspondante est créée.
La liste de prix à appliquer est créée.
Vous savez si l’activité fonctionne par scan (AES Mobile) ou par fiche d’inscription.
Étapes#
Rendez-vous dans le menu Activités > Activités, puis cliquez sur Créer.
Complétez les informations générales :
Nom Champ obligatoire : choisissez un nom clair, par exemple “Accueil mercredi soir”.
Mode de planification Champ obligatoire : sélectionnez Période pour une activité qui fonctionne toute l’année, ou Planifié pour une activité disponible à des dates précises.
Catégorie d’activité Champ obligatoire : sélectionnez la catégorie correspondante.
Du … Au… Champs obligatoires : en mode Période, indiquez une date de fin lointaine pour éviter de modifier l’activité chaque année.
Type de niveau Champ obligatoire : sélectionnez Maternelle, Primaire ou Maternelle et Primaire.
Dans l’onglet Inscription, indiquez si l’activité est utilisée sur les fiches d’inscription, sur les fiches d’inscription des repas, et si elle fonctionne par scan.
Dans l’onglet Planification, complétez la Nature du lien, les Heures de début et de fin, l’Heure par défaut et les Jours de fonctionnement. En mode Planifié, sélectionnez les dates planifiées.
Dans l’onglet Lieux d’accueil, sélectionnez les lieux d’accueil concernés par l’activité.
Dans l’onglet Finance, complétez le Nom visible sur la facture et cochez Rapport ONE trimestriel si l’activité doit être reprise dans ce rapport.
Si l’activité fonctionne par scan et est utilisée comme mode d’activité, complétez l’onglet Mobile : Image utilisée pour le mobile et Nom pour le mobile.
Dans l’onglet Prix, sélectionnez la ou les Listes de prix à appliquer.
Enregistrez l’activité.
Une fois toutes vos activités créées, complétez si nécessaire l’onglet Liens avec les autres activités (par exemple pour enchaîner “Soir 15h30 - 17h00” et “Soir 17h00 - 18h00”).
Avertissement
Deux activités configurées en mode scan, aux mêmes horaires et sur les mêmes lieux d’accueil, entrent en conflit. Veillez à ne pas les juxtaposer.
Note
Si vous avez plusieurs activités semblables, créez-en une, puis cliquez sur Action > Dupliquer.
Résultat#
L’activité est disponible pour l’encodage des présences, selon le mode choisi : scan via AES Mobile, encodage manuel ou fiche d’inscription.
Exemple d’activité#
Ex 1 : Activités avec dates exclues
Postulat :
Toute l’année, mon activité Accueil fonctionne de 07h00 à 8h30.
Pendant les vacances scolaires, mon accueil fonctionne de 6h30 à 9h00.
Action à réaliser :
Créer mon activité Accueil général : elle est en période puisque c’est mon activité principale qui fonctionne toute l’année.
Créer mon activité Accueil plaine : elle sera en Planifié puisqu’elle ne fonctionne qu’à certaines dates pendant l’année. De plus, les vacances scolaires changent de dates chaque année, elles ne sont donc pas périodiques, mais spécifiques.
Dans les dates planifiées, je n’ai pas d’autre choix que de sélectionner jour par jour les vacances scolaires.
Je dois indiquer,dans mon activité périodique, les dates auxquelles elle ne doit pas être active, ainsi que les lieux d’accueil concernés. En effet, mes activités de plaines ne se déroulent pas dans les mêmes lieux d’accueil que mes accueils généraux, qui, eux, ont lieu dans l’ensemble des implantations.
Ex 2 : Une activité théâtre pendant mon accueil du soir
Postulat :
Mon accueil le soir se déroule de 15h30 à 17h30 tous les jours sauf le mercredi.
Le mardi, de 15h30 à 16h30 j’ai une activité théâtre pour mon lieu d’accueil 1.
Le jeudi, de 16h00 à 17h00, j’ai une activité théâtre pour mon lieu d’accueil 2.
Je dispose à l’avance de la liste d’inscription des enfants qui vont à l’activité. Mon accueil est au prix de 0.50€ la demi-heure et se fait par scan. Mon activité théâtre est au prix de 2.5€ l’activité et se fait par fiche d’inscription.
Les enfants qui reviennent du théâtre sont susceptibles de faire de la garderie après le théâtre.
Action à réaliser :
Créer mon activité Accueil général : elle est en période puisque c’est mon activité principale qui fonctionne toute l’année.
Créer mes activités Théâtre : elles seront en fiche d’inscription, elles fonctionnent toute l’année à la même heure.
Toutefois, ayant une heure différente le mardi et le jeudi, je dois créer 2 activités, où chaque lieu d’accueil sera différent dans l’activité.
Pour mes accueillantes, comment cela va se réaliser. Voici un schéma qui vous explique les actions que les accueillantes devront réaliser.
