Pourquoi dupliquer une activité au lieu de la modifier

La modification d’une activité existante peut entraîner des incohérences lors de la gestion des factures, en particulier lorsque des factures anciennes doivent être annulées ou recalculées.

Lorsqu’une facture est annulée afin d’être corrigée, le logiciel libère les présences associées pour permettre leur modification (par exemple : changement de parent facturable, correction d’une journée, etc.).

Or, si l’activité a été modifiée entre-temps, le programme ne dispose plus de la configuration initiale de cette activité (horaires, lieux d’accueil, catégories tarifaires, etc.).
Dans ce cas, lors de la recréation du facturier, les présences historiques seront automatiquement rattachées à la nouvelle version de l’activité, et non à celle qui était en vigueur au moment des prestations.

Cela peut entraîner :

• des montants incorrects dans les anciennes factures,

• des erreurs liées aux prix ou aux catégories tarifaires,

• des incohérences dans l’historique comptable,

• des difficultés lors des contrôles ou des justifications ultérieures.

Bonne pratique recommandée

Afin de préserver l’historique et d’éviter toute altération des données déjà facturées, il est fortement recommandé de dupliquer une activité plutôt que de la modifier, dès lors que le changement a un impact sur :

• les horaires,

• les lieux d’accueil,

• les catégories tarifaires,

• ou la logique de facturation.

La duplication permet de :

• conserver l’activité d’origine pour les données historiques,

• appliquer les nouvelles règles uniquement aux futures présences,

• garantir la cohérence des factures passées et à venir.

Note

En résumé :
On modifie une activité uniquement pour des ajustements mineurs sans impact sur la facturation.
Dès qu’un changement influence le calcul des prix ou la structure de l’activité, la duplication est la solution à privilégier.