Gestion des Agendas#

Comportement du formulaire et de l’agenda#

Affichage des plages horaires - Agenda Rendez-vous#

Le système propose des plages en fonction des heures d’ouverture des guichets et de la durée du plus court type de rendez-vous. Ainsi, si un type de rendez-vous a une durée de 30 minutes et un autre de 5 minutes, rien n’empêche un citoyen de prendre un rendez-vous à 8:05 pour une durée d’une demi-heure, sachant qu’il sera toujours possible de prendre un rendez-vous à 8:00 pour un rendez-vous de 5 minutes. Tant qu’il reste des guichets disponibles, la plage horaire restera disponible.

Traitement du rendez-vous#

Le rendez-vous est d’office accepté. En cas de force majeure, un rendez-vous peut être refusé à cette étape, avec possibilité pour l’agent de motiver le refus via un formulaire non obligatoire. Le rendez-vous peut également être modifié ou annulé par l’usager comme par l’agent (si l’usager utilise un autre canal pour prévenir de l’annulation, par exemple).

L’action postposer est un peu particulière, elle est à utiliser quand un guichet ferme de manière inopinée. Exemple : un agent est en maladie. Cette action annule la réservation et invite le citoyen à reprendre rendez-vous à une date ultérieure. Cette action est disponible en 2 variantes :

  • Celle accessible par les agents traitant, qui ne peut s’effectuer que sur une demande à la fois.

  • Celle accessible uniquement par l’administrateur de l’e-guichet de la commune, qui lui peut activer cette action sur plusieurs demandes en même temps.

Enfin, une fois le rendez-vous effectué, l’agent peut clôturer la demande en signalant que le rendez-vous a bien été effectué afin de clôturer la demande.

Si l’usager ne s’est pas présenté, l’agent peut également le notifier, cela clôturera la demande.

Ces deux dernières actions ne sont accessibles qu’à partir de la date du rendez-vous, afin d’éviter toute erreur.

Attribution des rendez-vous aux guichets#

Les rendez-vous sont attribués aux guichets dans l’ordre, selon la disponibilité à l’heure demandée des guichets. Le premier guichet sera le premier à recevoir les rendez-vous. Si une demande pour un rendez-vous arrive et que le premier guichet a déjà un rendez-vous prévu à cette heure-là, alors c’est le deuxième guichet qui se verra attribuer le rendez-vous.