Paramétrage d’un formulaire#

L’encart « Informations »#

Description#

Une brève description du formulaire. Selon le thème, celle-ci pourra être visible par l’usager dans les pages du Portail.

Mots-clés#

Des mots clés qui pourront servir à indexer une démarche, et à rechercher un formulaire plus facilement.

Catégorie#

La thématique du formulaire servant à regrouper les démarches tant dans la fabrique sur les Portails.

L’encart « Workflow »#

Workflow#

Permet de spécifier le workfow employé, autrement dit la façon dont va être traité la demande de l’usager.

Rôles du demandeur#

Un rôle spécifique du citoyen (si le citoyen se connecte en tant qu’avocat ou en tant que notaire par exemple). Il est probable que lors des phases de tests et mise en place de votre guichet, le rôle de l’utilisateur soit configuré sur « Citoyen (test) » afin de ne pas rendre accessible publiquement vos démarches avant la mise en production.

Dès que nous sommes d’accord pour une date de mise en production, vous configurerez cette option sur « Utilisateurs identifiés ». Cela rendra vos démarches accessibles à tous les utilisateurs identifiés.

Rôle pour la saisie backoffice#

Uniquement utile si des agents devaient encoder eux-même un formulaire (à l’instar de ce qu’ils feraient en « frontoffice » sauf qu’ils seraient en back office).

Dans certaines communes, l’ensemble des processus interne tend a être informatisé et les demandes adressée au guichet concret sont encodées par les agents traitent, directement dans le portail agent.

Les options#

Si le workflow dispose de variables de workflows configurées, ces options permettront aux agents administrateurs de modifier leurs valeurs différements pour chaque formulaire associé à ce workflow.

Note

Les variables de workflows sont aussi appelées options de formulaires.

Les fonctions dans le workflow#

Une fois les fonctions configurées au sein du workflow, il est possible de leur associer un rôle. Les utilisateurs ayant ce rôle endosseront cette fonction dans le traitement des demandes.

Note

Par défaut, sur un nouveau workflow, il existe déjà la fonction destinataire, comprendre celui qui va recevoir les demandes enregistrées par les usagers.

L’encart « Options »#

Page de confirmation#

Case à cocher qui détermine, lorsque l’utilisateur a complété son formulaire, si l’application lui propose une page de validation avec un récapitulatif.

Il est possible de spécifier dans les paramètres supplémentaires, à l’édition d’un champ si les données qu’il sera amené à recevoir s’afficheront à cette étape.

Limiter à un seul formulaire#

Permet de définir si, pour un usager, ce formulaire ne peut être demandé qu’une seule fois. Si elle est cochée, une nouvelle tentative d’accès le redirigera vers la demande déjà validée.

Code de suivi#

Le code de suivi est une référence unique composée de chiffres et lettres générée de manière automatique et liée à une demande. Il est possible de le communiquer à un utilisateur, agent ou citoyen via l’insertion de la variable :code: {{ form_tracking_code }}, dans une action courriel par exemple.

Il permet à un utilisateur de retrouver sa demande même s’il n’a pas de compte. Il peut par ailleurs la communiquer à un agent d’accueil pour autoriser ce dernier à voir le contenu de sa demande.

Le code de suivi permet d’accéder aussi bien à une demande finalisée en cours de traitement qu’à un brouillon, non encore validée, alors accessible uniquement par l’usager.

Gabarits#

Ces options permettent d’ajouter à une demande sous forme de gabarit :

  • un court résumé repris dans la vue globale des demandes, en première colonne et dans la liste des demandes en cours d’un usager,

  • un texte en barre latérale dans l’écran de traitement de la demande,

  • un texte en barre latérale dans l’écran de saisie backoffice de la demande.

Publication#

Par défaut désactivé, active ou désactive la publication d’un formulaire sur le portail. Il faut également veiller à ce que le formulaire soit contenu dans une cellule d’une des pages du portail (cf. édition du portail).

Si désactivé, un champ « rediriger vers cette URL » permet une redirection au clic de cette démarche vers une page du site de la commune, par exemple.

Une période de publication est déterminable via les champs « Date de publication » et « Date d’expiration » (fonctionne uniquement si le formulaire est actif). Par défaut, la publication se fera à 0h00 du jour choisis mais vous pouvez indiquer une heure sous la forme 25/11/2018 08:00.