Paiement en ligne#
Démarches pour mettre en place le paiement en ligne#
- iA.Téléservices utilise trois régies de paiement :
Worldline (via le marché public du BOSA)
Ingenico (anciennement Ogone)
Mollie (solution proposée par Belfius)
Nous vous recommandons de choisir votre régie de paiement et de revenir vers nous au travers de ce formulaire afin de nous communiquer les paramètres nécessaires pour la configuration de la régie de paiement de votre e-guichet. Suivez le lien pour y accéder : Formulaire - Paramètres de configuration du paiement en ligne.
Via le BOSA#
« La DG Transformation digitale du SPF BOSA (Service Public Fédéral Stratégie & Appui) met à disposition des services publics un service de paiement en ligne via la centrale de marché (réf : BOSA/2020/M1112) attribué le 24/03/2021. Le marché se compose de 2 parties: la première concerne la mise à disposition d’une plateforme sécurisée de paiement et sa page de paiement (Payment Service Provider) et la deuxième concerne la mise à disposition des moyens de paiement (organisme acquéreur).
Note
La majorité de nos membres emploient cette solution.
Astuce
Le BOSA met à disposition un plan des étapes détaillé : https://bosa.belgium.be/fr/services/epayment
L’ensemble du dossier administratif (cahier des charges, offre, avis positif IF, …) peut être obtenu auprès du Service Desk du SPF BOSA – DG Transformation digitale : http://www.services.fedict.belgium.be/fr/Contact.
Gestionnaire du dossier : Delphine Duprez
Fonctionnement du paiement en ligne#
iA.Téléservices est une plateforme citoyenne sur laquelle il est possible de réaliser toute une série de transactions nécessitant un paiement en ligne :
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A cet effet, notre application utilise trois solutions de paiement : Worldline (via le marché public du BOSA), Mollie et Ingenico.
Mise en place du paiement en ligne
Première étape : Commande d’une plateforme de paiement Celle-ci est associée à un numéro de compte en banque sur lequel seront transférés les paiements. Le choix de la solution de paiement et la réalisation de la commande auprès de celle-ci revient à l’Administration communale.
Deuxième étape : Envoi des clés de configuration Lors de la confirmation de votre commande auprès de la solution de paiement choisie, l’Administration reçoit des accès à un (ou plusieurs) backoffice. Des clés de configuration y sont indiquées. Ces clés doivent nous être envoyées exclusivement par notre formulaire sécurisé <https://my-formulaires.imio.be/iateleservices-guichet-en-ligne/renseignements-pour-le-paiement-en-ligne/>`_.
Troisième étape : Configuration de la plateforme de paiement Cette étape est réalisée par l’équipe iA.Téléservices et fait partie des prestations de mise en place de votre guichet . Sur base des clés qui nous ont été envoyées, nous nous chargerons de paramétrer la plateforme de paiement ainsi que la ou les régies de paiement.
Plateforme de paiement = Plateforme liée à un compte en banque sur lequel seront envoyés les paiements. Régie de paiement = Une plateforme peut posséder plusieurs régies, chacune permettant de filtrer les paiements par type (exemple : Régie Population, Régie Etat Civil, Régie Portail Parent plaines, Régie Portail parent repas).
Quatrième étape : Configuration des démarches en lien avec le paiement en ligne Une fois la plateforme et la (les) régie(s) configurée(s), il convient de paramétrer les formulaires qui vont utiliser le paiement. Les paramétrages consistent à choisir la régie de paiement à utiliser pour chaque démarche et à préciser le montant à payer pour celle-ci. Ces paramétrages peuvent être effectués avec l’accompagnement de notre équipe, en atelier, en visioconférence ou en vos locaux.
Note
Une démarche peut être payante ou gratuite en fonction des motifs et des modes de réception. Exemple : une copie d’acte de naissance
Dans le cadre d’un emploi : 0€
Dans le cadre d’une demande d’allocations familiales : 5€
Si envoi digital dans l’historique de la demande : surcoût de 0€
Si envoi postal : surcoût de 7€
Un même document peut donc coûter 5€, 7€ ou 0€ en fonction de différents critères propres à chaque administration communale.
Transaction effectuée par le citoyen
Lorsque le citoyen remplit une démarche payante, il est informé du coût éventuel à payer à l’avant-dernière page du formulaire. S’il décide de poursuivre sa demande et la valide, il est informé dans l’historique de sa demande du montant à payer.
En cliquant sur le bouton “Accéder au panier”, le citoyen est redirigé vers son panier contenant la ou les démarches à payer.
Le panier de iA.Téléservices fonctionne comme un panier d’un e-commerce classique : plusieurs types de démarches peuvent être en attente de paiement.
Selon la configuration qui sera appliquée dans le paramétrage du panier (en collaboration avec les agents référents iA.Téléservices au sein de l’administration communale), chaque élément du panier peut être payé séparément, ou tous les éléments sont regroupés dans un seul paiement.
Le paiement en ligne ne nécessite aucune action de la part des agents traitants de l’administration communale et permet donc au citoyen de régler le montant dû à tout moment. A noter que tant que la démarche n’est pas payée, aucune demande n’est à traiter par les agents traitants. Ceux-ci sont donc assurés de n’avoir à traiter que des demandes qui ont été payées correctement.
En cliquant sur “Payer” dans son panier, le citoyen est alors redirigé vers la plateforme de paiement adéquate.
Exemple avec Worldline :
Il choisit le mode de paiement (bancontact ou carte de crédit) et entre ainsi ses coordonnées bancaires pour procéder au paiement.
La validation du paiement est contrôlée par la plateforme de paiement.
Il n’y a nul besoin de vérifier que le paiement est envoyé sur le compte de la commune. Si le paiement ne peut aboutir pour une quelconque raison, la plateforme de paiement empêchera la validation du paiement et bloquera ainsi la demande effectuée par le citoyen.
En cas de réussite du paiement, le citoyen est informé par la plateforme de paiement.
Il est ensuite redirigé vers l’e-guichet pour procéder éventuellement à d’autres démarches. Un email lui est envoyé pour confirmer sa demande, la suite du traitement sera effectuée par l’agent traitant.
Suivi effectué par l’administration communale
Lorsque le citoyen a effectué son paiement en ligne, l’agent traitant reçoit un mail de notification, et c’est seulement à ce moment-là que l’agent peut commencer à traiter la demande.
Remboursement Il se peut que pour une raison quelconque, l’agent refuse la demande du citoyen. Le citoyen est évidemment prévenu par mail, avec le motif de refus.
2 situations sont possibles :
Le paiement a été réalisé via Worldline : dans ce cas, le remboursement est automatisé dans un délai de 5 jours après le paiement. Le paiement a été réalisé via Mollie ou Ingenico : un mail est envoyé au citoyen pour le prévenir qu’un remboursement est possible. Il est accompagné d’un formulaire de demande d’informations pour le remboursement, dans lequel le citoyen pourra encoder son numéro de compte bancaire.
Le mail de refus se présente comme ceci :
L’agent du service Finances ou l’agent référent iA.Téléservices peut retrouver toutes les transactions effectuées sur le guichet via le backoffice : dans la page “Edition “Guichet citoyen”, puis dans l’onglet “Paiement en ligne”.
Une ligne équivaut à une transaction.
On y retrouve ces informations :
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Toutes ces informations peuvent également être retrouvées dans le backoffice de votre solution de paiement. Elles peuvent également être exportées dans un fichier CSV, à transmettre à qui de droit.
Une recherche peut être effectuée sur base d’un nom, d’un identifiant de transaction ou de toute autre donnée liée à un paiement grâce au moteur de recherche, permettant également de filtrer sur base de la régie de paiement utilisée.
Le montant payé par le citoyen est envoyé sur le compte en banque lié à la plateforme de paiement environ 2 à 3 jours plus tard.
Si une question subsiste, veuillez ouvrir un ticket, nous tenterons d’y répondre et de mettre à jour cette documentation.
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