Bon à savoir sur les agendas et leurs formulaires#
Cette rubrique regroupe des informations diverses et variées sur les agendas et leurs formulaires.
Comportement du formulaire et de l’agenda#
Affichage des plages horaires - Agenda Rendez-vous#
Le système propose des plages en fonction des heures d’ouverture des guichets et de la durée du plus court type de rendez-vous. Ainsi, si un type de rendez-vous a une durée de 30 minutes et un autre de 5 minutes, rien n’empêche un citoyen de prendre un rendez-vous à 8:05 pour une durée d’une demi-heure, sachant qu’il sera toujours possible de prendre un rendez-vous à 8:00 pour un rendez-vous de 5 minutes. Et tant qu’il reste des guichets disponibles, la plage horaire restera disponible.
Traitement du rendez-vous#
Le rendez-vous est d’office accepté. En cas de force majeure, un rendez-vous peut être refusé à cette étape, avec possibilité pour l’agent de motiver le refus via un formulaire non obligatoire. Le rendez-vous peut également être modifié ou annulé par l’usager comme par l’agent (si l’usager utilise un autre canal, par exemple).
L’action postposer est un peu particulière, elle est à utiliser quand un guichet ferme de manière inopinée. Exemple : un agent est en maladie. Cette action annule la réservation et invite le citoyen à reprendre rendez-vous à une date ultérieure. Cette action est disponible en 2 variantes :
Celle accessible aux agents traitant, qui ne peut s’effectuer que sur une demande à la fois.
Celle accessible uniquement par l’administrateur du e-guichet de la commune, qui peut activer cette action sur plusieurs demandes en même temps.
Enfin, une fois le rendez-vous effectué, l’agent peut clôturer la demande en signalant que le rendez-vous a bien été effectué, afin de clôturer la demande.
Si l’usager ne s’est pas présenté, l’agent peut également le notifier, cela clôturera la demande.
Ces 2 dernières actions ne sont accessibles qu’à partir de la date du rendez-vous, afin d’éviter les erreurs.
Attribution des rendez-vous aux guichets#
Les rendez-vous sont attribués aux guichets dans l’ordre, selon la disponibilité à l’heure demandée des guichets. Le premier guichet sera le premier à recevoir les rendez-vous. Si une demande pour un rendez-vous arrive et que le premier guichet a déjà un rendez-vous prévu à cette heure-là, alors c’est le deuxième guichet qui se verra attribuer le rendez-vous.
Foire aux questions#
Que se passe-t-il quand on supprime un type de rendez-vous ?#
Quand on supprime un type de rendez-vous, tous les rendez-vous pris de ce type sont supprimés de l’agenda. Les plages horaires sont libérées. Les demandes des usagers ne sont par contre pas impactées, et restent « En attente du rendez-vous », bien que les rendez-vous en eux-mêmes aient été supprimés. Les usagers penseront donc toujours avoir ce rendez-vous. Il faut donc annuler ces demandes manuellement. Il est possible de filtrer ces demandes pour n’afficher que les demandes concernées.
Que se passe-t-il quand on allonge ou raccourcit la durée d’un type de rendez-vous ?#
La durée de tous les rendez-vous déjà pris de ce type est adaptée.
Les heures de début, elles, ne changent pas. Ainsi, si la durée raccourcit, des plages vides apparaîtront. Si la durée augmente, il y aura un chevauchement des rendez-vous. Il faudra attendre qu’il n’y ait plus d’ancienne durée en cours pour que l’affichage soit à nouveau correct.
Serait-il possible pour un demandeur de sélectionner plusieurs plages horaires dans une seule demande de rendez-vous ?#
Pour cela, il faut utiliser les formulaires Plusieurs personnes pour les rendez-vous ou les formulaires Places pour les agendas d’évènements.
Est-il possible d’avoir un formulaire pour le citoyen et un autre pour l’agent, mais qui alimente le même agenda ?#
Tout à fait. Il faut avoir les deux formulaires et leur préciser qu’ils utilisent le même agenda.
Est-il possible d’afficher, dans 2 formulaires différents, des types de rendez-vous différents mais de leur faire#
utiliser le même agenda ?#
Non. Parce que le même agenda est utilisé, il est impossible de définir des types de rendez-vous différents pour ces deux formulaires.
Est-il possible de déplacer manuellement les rendez-vous d’un guichet vers un autre ?#
Non.
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