Configurer les formulaires de type « Actes »#
Les formulaires de type « Actes » ont désormais la possibilité d’être en liaison directe avec la BAEC, la Banque des Actes de l’Etat Civil.
Cette liaison n’est possible que si celle-ci a été validée par le BOSA en suivant les démarches décrites dans notre document. Elle n’est également possible que si le citoyen est connecté avec une authentification forte (eID ou It’s me).
Différents flux possibles#
Trois flux possibles :
L’acte existe et est numérisé dans la BAEC : le citoyen aura alors la possibilité de sélectionner le type d’acte disponible (extrait, copie, article 16 ou 34) pour ainsi le télécharger directement à la finalisation de sa demande.
L’acte existe mais n’est pas numérisé dans la BAEC : le citoyen aura la possibilité de demander une migration de son acte. Cette migration est automatique : la BAEC enverra une demande de migration à la commune concernée par l’acte, pour que celui-ci soit numérisé. Dès que la BAEC confirme la numérisation, celle-ci communiquera l’information à iA.Téléservices, qui enverra une notification automatique à l’usager pour l’avertir de la disponibilité de son document.
L’acte n’existe pas : le citoyen prendra connaissance par le biais d’un message dans le formulaire que l’acte demandé n’existe pas.
Bien entendu, le citoyen a toujours la possibilité de passer par le service communal pour effectuer la demande d’un acte pour lui-même ou pour un tiers.
Configurer les options#
Reconnaître un formulaire du package#
Chaque formulaire de type « Acte de… » nécessite d’être configuré correctement pour que la liaison avec la BAEC puisse être effective.
Rendez-vous sur chaque formulaire « Acte de… » et vérifiez que vous utilisez bien ceux du package de formulaires d’iMio en accédant à l’historique. Si la mention « Indus Initial Import » est bien inscrite en bas de la page, cela confirme qu’il s’agit d’un formulaire de package que vous pouvez configurer avec la BAEC.
Si cette mention n’est pas présente, vous utilisez alors un formulaire plus ancien ou une copie de l’original. Dans ce cas, rendez-vous dans la catégorie « Etat civil » pour sélectionner le formulaire du package. Lui seul bénéficie des mises à jour concernant la BAEC.
Paramétrer les options#
Dans le bloc de paramétrages liés au workflow du formulaire, cliquez sur « Options ». Le pop-up de configuration s’ouvre alors.
Paiement#
Coût du document : indiquez un chiffre, lié au coût de base à payer par le citoyen pour obtenir le document par le biais de la commune. Ce coût peut être majoré par un motif et/ou une destination.
IBAN : si vous utilisez le paiement par virement, indiquez le numéro IBAN de votre commune. Si vous utilisez le paiement en ligne, n’indiquez rien.
Régie de paiement : sélectionnez la régie de paiement de production (généralement appelée « Population, Etat civil » ou « Atos prod » ou « Mollie prod »).
Paiement en ligne : cochez cette case si vous proposez le paiement en ligne.
Motifs et destinations#
La règle est la suivante : si vous ne cochez aucun élément de ces deux listes, tous les éléments seront visibles et sélectionnables dans le formulaire par le citoyen.
Si vous souhaitez n’afficher que certains éléments, il vous faut donc les cocher dans les options. Seuls ceux qui sont cochés seront alors proposés au citoyen.
Ces motifs et destinations sont générés dans l’onglet « Services web » et dans la section « Gestion des motifs et des destinations ».
Mon Dossier#
Dans le cadre de la liaison avec la BAEC, la liaison avec Mon Dossier n’est plus utilisée. Néanmoins, cette option est toujours présente étant donné que la liaison fonctionne toujours pour les documents de type « certificats », qui partagent le même workflow « iMio- Département citoyen (redirection MonDossier) ». Nous vous conseillons donc de ne pas modifier les paramètres déjà présents.
Ne cochez pas la case « Redirection automatique ».
BAEC#
BAEC : phase de production : sélectionnez « Production » pour que la liaison puisse être activée avec des données de production.
BAEC : délai pour la migration : indiquez un chiffre précisant le délai estimé pour que le citoyen puisse bénéficier de son acte s’il n’a pas été migré dans la BAEC.
Actes#
- Pièce justificative obligatoire si concerne un tiers
Vous pouvez décider de rendre cette pièce justificative obligatoire ou non. Cochez « Oui » pour qu’elle soit obligatoire, cochez « Non » pour qu’elle soit facultative.
Commentaire additionnel : vous avez la possibilité d’ajouter du texte personnalisé sur la première page du formulaire, afin de compléter le mode d’emploi déjà présent ou pour préciser une information propre à votre commune. Attention, la mise en forme n’est pas possible : veillez donc à n’inscrire que quelques phrases, sans puces, pour garder une structure correcte dans le formulaire.
Anonymisation#
Activer l’Anonymisation : cette option permet d’activer l’anonymisation afin de respecter le RGPD.
Délai d’anonymisation du document qui me concerne : précisez ici un nombre de jours avant l’anonymisation d’une démarche liée à un document qui concerne l’usager. Nous vous conseillons 90 jours, mais il vous est possible de suivre un avis différent de votre DPO en personnalisant donc cette option.
Délai d’anonymisation du document qui concerne un tiers : même chose.
Autre#
Lien du règlement communal : indiquez une URL externe vers un règlement communal si besoin.