Réservation de créneaux pour les épreuves orales ou pratiques#
Introduction#
Cette vidéo explique comment proposer aux candidats la réservation de créneaux pour les épreuves orales ou pratiques lors des recrutements, en utilisant le back-office du téléservice.
Accès à l’onglet Agenda#
Connectez-vous au back-office du téléservice.
Rendez-vous dans l’onglet Agenda.
Si vous n’y avez pas accès, demandez à l’agent référent téléservice d’activer vos droits ou de réaliser la manipulation à votre place.
Création et organisation des agendas#
Idéalement, créez une catégorie spéciale pour les entretiens (par exemple : “Épreuves dossier de candidature”) afin de regrouper facilement les différents agendas d’épreuves.
Créez un nouvel agenda pour chaque épreuve organisée (oral, pratique…) et nommez-le précisément (ex : “Épreuve orale ouvrier qualifié”).
Définissez le type d’agenda : rendez-vous, et attribuez-le à la catégorie adéquate.
Configurez les rôles liés : souvent, le “gestionnaire RH” dispose de droits plus étendus que les simples agents RH traitants.
Configuration de l’agenda#
Types de rendez-vous
Créez le type “épreuve orale” (ou autre).
Déterminez la durée de chaque créneau (ex : 30 min par candidat), en prévoyant un battement entre les entretiens.
Guichets / Examinateurs
Si un seul examinateur : un seul créneau par heure.
Si plusieurs examinateurs : créez plusieurs “guichets” pour permettre la réservation simultanée de plusieurs créneaux.
Plages horaires
Définissez une plage unique (ex : le 24 décembre de 9h30 à 18h00).
Ressources partagées / affichage
Souvent inutile, mais à vérifier selon votre organisation.
Prise de rendez-vous back-office
Option possible, mais déconseillée : il est préférable que les candidats réservent eux-mêmes leur créneau via le formulaire, pour éviter la gestion manuelle.
Rappels et délais de réservation#
Configurez les rappels automatiques par mail (veille, 1 à 5 jours avant la date).
Ajoutez, si souhaité, un texte personnalisé dans le message de rappel.
Précisez les délais de réservation :
Délai minimum : préférez empêcher les réservations le jour même (fixez au moins à la veille).
Délai maximum : acceptez la réservation à partir d’une date donnée en amont (ex : 50 jours avant l’épreuve).
Finalisation#
L’agenda, une fois configuré, est prêt à être utilisé.
Créez ensuite le formulaire de réservation associé à cette épreuve (explication dans la vidéo suivante).
Chaque candidat recevra un mail lui permettant de réserver directement son créneau, grâce au formulaire.
Conseils pratiques#
Pour les épreuves multiples ou simultanées, ajustez le nombre d’examinateurs et les plages horaires.
Utilisez des durées de créneaux adaptées à la réalité (pause entre chaque entretien).
Confirmez que tous les rôles RH nécessaires disposent bien des droits sur l’agenda et la prise de rendez-vous.
Création du formulaire de réservation pour une épreuve#
Pour proposer la réservation d’un créneau par les candidats lors d’une épreuve orale (ou pratique), procédez ainsi :
Accédez à la section Formulaires de votre guichet en ligne.
Rendez-vous dans la catégorie Projet RH.
Repérez le formulaire template intitulé
IMIO, Réservation, Épreuve.
Comme pour les formulaires de candidatures spécifiques, ce template peut être dupliqué à volonté pour chaque épreuve que vous organisez.
Dupliquez le formulaire template,
Donnez-lui un nom explicite, par exemple « Réservation épreuve orale pour ouvrier qualifié ».
Il est facultatif d’indiquer précisément le nom du poste dans le titre (vous pouvez aussi utiliser « épreuve orale » ou « épreuve pratique » sans mentionner le poste).
Accédez aux options du formulaire.
Lier le formulaire à l’agenda de l’épreuve#
Dans les options, associez le formulaire à l’agenda préalablement créé pour l’épreuve (ex. « épreuve orale ouvrier qualifié »).
Validez l’association.
Paramétrage et publication#
Vérifiez que les agents traitants RH sont bien associés à ce formulaire.
Le rôle du demandeur doit impérativement être « utilisateur identifié » : le candidat doit s’identifier pour réserver un créneau.
Publiez le formulaire.
Générer et utiliser l’URL publique#
Cliquez sur les trois petits points en haut à droite,
Choisissez « Voir l’URL publique ».
Copiez cette URL, elle vous servira ensuite à inviter les candidats à réserver leur créneau lors de la convocation à l’épreuve :
À coller dans le dossier de candidature lors de la gestion des épreuves nécessitant réservation horaire.
À utiliser dans toutes communications ou outils nécessitant un lien direct vers la réservation.
Résumé des opérations#
Dupliquez et paramétrez le formulaire de réservation pour chaque épreuve (orale/pratique) concernée.
Associez-le à l’agenda créé dans l’onglet Agenda.
Vérifiez que le paramétrage impose l’identification du candidat et l’association au bon gestionnaire RH.
Publiez le formulaire.
Copiez l’URL publique : c’est le lien à fournir aux candidats à l’étape de convocation.